Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange man bestimmte geschäftliche Unterlagen aufbewahren muss. Die Aufbewahrungspflicht ist ein wichtiger Teil der Buchführungspflicht. Das bedeutet jede:r Gewerbetreibende, der:die zur Buchhaltung verpflichtet ist, hat ebenso die Pflicht, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. In dieser Zeit kann das Finanzamt die Unterlagen jederzeit anfordern. Gesetzlich ist die Aufbewahrungspflicht in §147 Abgabenordnung (AO) und in §257 HGB geregelt.

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Welche Belege müssen aufbewahrt werden?

AUfbewahungsfristen

Grundsätzlich müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die dem Finanzamt dabei helfen, sich einen Einblick in die Buchführung und Steuererklärung zu verschaffen. Das heißt, es werden alle Belege aufbewahrt, die für die Besteuerung des Unternehmens von Bedeutung sind. Hierbei gibt es eine 10-Jahresfrist für Belege, durch die eine Buchung vorgenommen wurde und eine 6-Jahresfrist für alle anderen. 

Regel: 

10 Jahre Belege mit zugehörigen Buchungen, 6 Jahre Rest

Die Belege müssen bis zum 31.12. des Jahres aufbewahrt werden, in dem die Aufbewahrungsfrist abläuft. Hat man also eine Eingangsrechnung am 21.02.2015 erhalten, muss diese bis zum 31.12.2025 archiviert werden. 

Beispiele für Unterlagen mit einer 10-jährigen Frist sind:

  • Jahresabschlüsse
  • Bilanzen
  • Bücher
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Steuererklärungen und -bescheide
  • Kontoauszüge
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen und Gutschriften

Angebote, Aufträge, Preislisten und geschäftliche Briefe müssen beispielsweise nur sechs Jahre aufbewahrt werden.

Achtung! Die Unterlagen sollten so geordnet sein, dass sich ein:e sachverständige:r Dritte:r zurechtfinden könnte und für diese:n nachvollziehbar ist, welcher Beleg zum jeweiligen Zeitpunkt erfasst wurde. 

Formen der Aufbewahrung

Die Archivierung muss nicht in Papierform stattfinden. Ganz gleich welche Form der:die Unternehmer:in wählt, müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar sein. Für bestimmte Belege gilt die Vorschrift, dass diese im Original aufzubewahren sind. Hierzu gehören Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Dabei ist zu beachten, dass die Unterlagen gesichert und geordnet aufbewahrt werden. Es ist sicherzustellen, dass der Raum in dem sich die Unterlagen befinden vor Wasser, Feuer und Feuchtigkeit schützt.

Aufgepasst! Bei Dokumenten auf Thermopapier passiert es, dass die Schrift mit der Zeit verblasst. Diese sollte man gemeinsam mit einer Kopie des Originals aufbewahren um sicherzustellen, dass sie während des gesamten Zeitraums über lesbar bleiben.

Um das große Papierchaos zu umgehen, kann man die Unterlagen auch digital aufbewahren. Für elektronische Rechnungen (elektronisch erstellt und zugegangen) gibt es sogar eine Pflicht, sie in digitaler Form aufzubewahren. Dabei müssen die Echtheit, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Rechnungen sichergestellt werden. Das System ist so zu wählen, dass die Daten über den gesamten Zeitraum unveränderlich, lesbar und maschinell auswertbar sind. Das kann gerade bei der schnellen Entwicklung verschiedenster Systeme eine Herausforderung darstellen. 

Vorsicht! Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann einen hohen Schaden mit sich ziehen. Da die Belege zur Festlegung der Steuern dienen, kann das Finanzamt dann die Grundlagen zur Besteuerung schätzen, was meistens eine viel höhere Steuerbelastung für das Unternehmen darstellt. Im schlimmsten Fall können verschiedene Verfahren etwa wegen Urkundenunterdrückung oder Insolvenzstraftaten gegen das Unternehmen eingeleitet werden. 

Aber keine Sorge, gehen die Belege durch höhere Gewalt verloren, wird das Unternehmen nicht schlechter gestellt als eins, welches alle Belege vorweisen kann.

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