Originalrechnung

Unter der Rechnung, oder auch Faktura, versteht man ein Dokument, welches auf der Basis eines wirksamen Kaufvertrags eine fällige Gegenleistung in Form einer Bezahlung aufweist. Die Originalrechnung wird vom Rechnungsgeber an den:die Kunde:in gestellt. Wenn diese abhanden kommt, kann dies zu größeren Problemen führen…

Keine Buchung ohne Beleg

Na, schon mal gehört? Super! Denn dieser Satz stellt eine der grundlegenden Regeln der Buchhaltung dar. Denn um irgendeine Buchung vorzunehmen, muss der:die Unternehmer:in immer die Richtigkeit einer Buchung beweisen können. Um dies deutlich zu machen, braucht es einen Beleg von dem verbuchten Geschäftsvorfall.

Und was hat das jetzt mit der Originalrechnung zu tun?

Die Originalrechnung fungiert eben als genau dieser Beleg, der die Ordnungsmäßigkeit der Buchung belegen soll. Der Kassenbon, also die Originalrechnung, vom Einkauf im Getränkemarkt für die Weihnachtsfeier beweist somit, dass die Mitarbeiter:innen wirklich Wein im Wert von 2000€ getrunken haben (aua!).

Doch woher kommt dieses ungeschriebene Gesetz eigentlich?

Die Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht ist in Deutschland im Handelsgesetzbuch (HGB) erfasst. Kaufleute sind demnach generell zur Buchführung verpflichtet, mit ein paar kleineren Berufsgruppen als Ausnahme. Mit dieser Pflicht kommen natürlich auch ein paar Regeln: Das Finanzamt achtet dabei nicht nur auf die vorgeschriebenen Art und Weise der Buchführungspflicht für Ihr Unternehmen, sondern darauf, dass wirklich keine Buchung ohne einen Beleg vorgenommen wird.

Schon gesehen? Die genauen Buchführungsregeln haben wir bereits in diesem Artikel genauer erklärt.

Da das Finanzamt keine Buchungen ohne Beleg akzeptiert, kann eine verlorene Originalrechnung zu echten Schwierigkeiten führen.

Kein Originalbeleg – was tun?

Einen Originalbelege zu verlieren geht schnell, denn manchmal landet er einfach im Aktenvernichter oder geht beim Umzug verloren. Leider verlieren selbst die bestgeführten Buchhaltungen von Zeit zu Zeit mal eine Originalrechnung. Deswegen ist es immer ratsam, die Originalbelege auch in elektronischer Form gespeichert zu haben.

Eine verlorene Originalrechnung kann dazu führen, dass der:die Unternehmer:in seine:ihre Ausgaben nicht von der Vorsteuer absetzen kann. Im Worst-Case kann das Finanzamt sogar noch ein Ordnungsgeld verhängen, da ohne eine Originalrechnung ein offensichtlicher Formmangel vorliegt. Es lohnt sich also, eine digitale Rechnungsverarbeitung (wie z.B. die von finway) zu nutzen. Doch keine Angst, das Finanzamt will Ihnen nichts Böses. Deshalb werden Ordnungsgelder auch meistens nur bei mehrmaligem Fehlen von Rechnungen und Belegen verordnet.

Aufbewahrungsfristen von Originalrechnungen

Auch nach der erfolgreichen Buchung eines Geschäftsvorfalls ist die Originalrechnung weiterhin aufzubewahren. Denn für Rechnungen gibt es in Deutschland eine allgemeine Aufbewahrungspflicht. Diese besagt, dass Rechnungen in Originalform 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese Zeitspanne gilt für alle Rechnungen, egal ob in Papierform oder elektronisch, sowie für Kleinbetragsrechnungen. Für Informationen über genauere Regelungen schauen Sie gerne auf unserem Beitrag über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vorbei.

Falls Sie mehr von diesem Thema wissen wollen, schauen Sie gern in unserem Artikel über Aufbewahrungsfristen vorbei.

Achtung! Üblicherweise sind viele Rechnungen auf Thermopapier gedruckt, welches sehr schnell ausbleicht. Deswegen muss von diesen Rechnungen eine zusätzliche Kopie auf normalem Papier erstellt werden, damit auch hier die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist eingehalten werden kann.

Die Aufbewahrungsfrist startet stets am 31.12 des Jahres, in welchem die Rechnung gestellt wurde und endet 10 Jahre später. Wird also zum Beispiel eine Rechnung am 06.08.2021 aufgesetzt, dann muss diese bis zum 31.12.2031 aufbewahrt werden.

Tipp: Laufen Sie in Ihrem Beleg-Chaos Gefahr, Rechnungen falsch einzuordnen oder vielleicht sogar zu übersehen? Erfahren Sie hier, wie mit finway das Management all ihrer Belege ganz unkompliziert wird!