Beleg

Übersicht

Bei dem Begriff „Beleg“ handelt es sich der Definition nach um einen Oberbegriff für die folgenden Kategorien:

• Kassenbons
• Quittungen
• Rechnungen
• Sonstige Nachweise für Ausgaben und Einnahmen

Ein Beleg gilt als Nachweis über ein konkretes Ereignis in einem Unternehmen. Normalerweise werden Belege dabei für Ausgaben und Einnahmen benutzt, selten aber auch für die sogenannten Inventurliste welche auch unter den Begriff Beleg fällt. Auch bei sogenannten Entnahmebelegen, also wenn ein:e Mitarbeiter:in Geld aus der Geschäftskasse nimmt, spricht man von Belegen.

Von Bedeutung ist, dass jeder Beleg immer wichtig ist. Warum? Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus.

Wichtigkeit

Belege gelten als Nachweis für jegliche Buchung in der betrieblichen Buchführung, da sie die Richtigkeit der Buchung im Zweifelsfall beweisen können. Deswegen gibt es in Deutschland auch eine Aufbewahrungspflicht von Belegen.

Aufgepasst! Denn Belege unterliegen auch noch weiteren Richtlinien. Lesen Sie gerne in unserem Artikel über Rechnungen weiter und erfahren Sie mehr.

Den Satz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird jede:r von uns schon mehrfach gehört haben. Aber was passiert, wenn doch mal ein Beleg fehlt oder gar verloren geht? In diesem Fall gibt es die Möglichkeit einen Ersatz- bzw. Notbeleg (eine Art Eigenbeleg) zu erstellen, welcher für das Finanzamt als Ersatz der fehlenden Rechnung zählt. Ausgefüllt wird ein Eigenbeleg meist von dem:der Unternehmer:in selber oder auch von leitenden Angestellten, die dazu befugt sind.

Die Form des Beleges ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; sowohl Papierform als auch elektronische Form ist daher erlaubt. Letzteres ist momentan sehr im Kommen, da es Papier und zum Beispiel auch Zeit beim Einscannen spart.

Inhalt eines Beleges

Da der Begriff „Beleg“ ein sehr breites Spektrum beschreibt, sind natürlich auch die Anforderungen an die verschiedenen Arten von Belegen unterschiedlich. Eine pauschale Antwort auf den benötigten Inhalt von Belegen, gibt es also nicht wirklich.

Jedoch ist klar, dass für eine Inventurliste andere Ansprüche gelten als zum Beispiel für einen Kassenbon.

Schon gewusst? Der wohl wichtigste Beleg ist die Rechnung, für welche es genaue gesetzliche Vorschriften gibt. Zum Beispiel unterliegen Rechnungen unter 250€ grundlegend anderen Vorschriften als Rechnungen mit sehr hohen Belegen. Logisch, denn wo mehr Geld vermerkt wird, kann auch mit größerem Ausmaß geschummelt werden.

Arten von Belegen

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Belegen: die Internen und die Externen.

Externe Belege

Externe Belege, auch häufig Fremdbelege genannt, werden von Außenstehenden wie Lieferanten oder Kunden ausgestellt. Diese Fremdbelege dokumentieren dann einen Zahlungsverkehr zwischen der Firma und einer externen Partei, daher auch der Name. Zu diesen Belegen zählen

• Quittungen
• Schecks
• Eingangsgutschriften
• Handelsbriefe
• und viele andere Arten.

Interne Belege

Unter internen Belegen versteht man die Belege, welche vom Unternehmen selbst ausgestellt werden (also zum Beispiel einen Eigenbeleg wie oben eruiert). Häufige Beispiele wären zum Beispiel:

• Ausgangsrechnungen/Gutschriften
• Versendete Handelsbriefe
• Kopien von Quittungen
• Storno- und Umbuchungsbelege
• sowie viele mehr.