Kostenkontrolle: Typische Missverständnisse und effektive Strategien zum Durchstarten

Mit dieser fast provokanten Aussage steigen wir in diesen Artikel rund um das wichtige Thema Kostenkontrolle in Unternehmen ein. Für CFOs und Finanzverantwortliche weltweit vielleicht sogar das wichtigste Thema in Ihrer Rolle, angesichts der wirtschaftlich unsicheren Zeiten, in denen wir leben.

Was damit gemeint ist? In unserem Webinar (Die Videoaufzeichnung dazu finden Sie am Ende dieses Artikels oder hier) erklärt uns Katerina ihr Statement genauer:

Kostenkontrolle muss zwar zentral gesteuert werden, und das ist meist tatsächlich Aufgabe der Finanzabteilung – jedoch werden die Ausgaben eben meist nicht von der Finanzabteilung verursacht, sondern von den anderen (Fach-)Abteilungen. Nur diese wissen, warum und wann ihre Ausgaben getätigt werden müssen. Diese Daten und Informationen benötigt die Finanzabteilung zur Weiterverarbeitung und Aufbereitung, um dann wiederum die Ist-Daten an die Budgetverantwortlichen der Abteilungen zurückspielen zu können.

Diese in beide Richtungen laufende Kommunikation ist wesentlich für eine funktionierende Kostenkontrolle, hier zunächst einmal ganz grob beschrieben:

In diesen Schritten läuft unternehmensweite Kostenkontrolle in der Theorie ab – und klingt zunächst ziemlich logisch, oder? Ein paar Dinge haben wir schon vorweggenommen, aber wir wollen noch einmal auf die zwei womöglich größten Missverständnisse hinweisen, die in Sachen Kostenkontrolle aufkommen:

Die größten Missverständnisse bei der Kostenkontrolle

Erstes Missverständnis: Kostenkontrolle ist gleichbedeutend mit Budgetplanung. 

Falsch! Mit der Aufstellung von Budgets ist es mit der tatsächlichen Kostenkontrolle noch lange nicht getan – denn damit ist gerade einmal der erste (wichtige) Schritt getan. Denn, dass die Planung von der Realität abweicht, ist mehr Alltag als Ausnahme – davon können eigentlich die allermeisten Unternehmen ein Lied singen. Der zuvor schon beschriebene regelmäßige Abgleich und Austausch ist das, was Kostenkontrolle erst zum wirksamen Mittel macht.

Zweites Missverständnis: Cash-Ebene = P&L-Ebene

Natürlich verheerend falsch. Doch passiert es viel zu oft, dass Kostenkontrolle unorganisiert betrieben wird, und falsche Erkenntnisse getroffen werden, weil die eine Seite auf das Geld schaut, das tatsächlich ausgegeben wurde, und die andere Seite darauf, wann die dazugehörige Leistung erbracht wurde. Oder auch ein Mix aus beidem, bei dem niemand mehr durchblickt. Dass Leistungsdatum nicht gleich Zahlungsdatum bedeuten muss, lässt sich an vielen Beispielen einfach erklären, hier sind ein paar:

• Eine Firma bucht und bezahlt im Januar einen Messestand für September.
• Eine Firma beschäftigt externe Dienstleister, die jeweils Anfang des Monats die Leistungen des vorherigen Monats in Rechnung stellen
• Software mit Ein-Jahres-Abo wird zu Beginn des Leistungszeitraums gekauft. Auf P&L-Ebene werden die Kosten auf die einzelnen Monate des Jahres aufgeteilt, auf der Kreditkartenabrechnung hingegen erscheint der Gesamtbetrag einmal zum Zeitpunkt des Kaufs.

Daraus resultierende Unstimmigkeiten können gravierende Folgen haben – im schlimmsten Fall kommt es zu Liquiditätsengpässen, weil auf P&L-Ebene (auch bekannt als Gewinn-und-Verlust-Rechnung oder kurz GuV) geplant wurde, diese Werte aber mit Cash-Actuals verglichen wurden.

Status Quo: Kostenkontrolle in Unternehmen im Jahr 2023

Im Webinar berichtete uns Katerina von ihren eigenen Erfahrungen. Als Principal bei torq.partners gehört es u.a. zu ihren Aufgaben, die vorliegenden Prozesse ihrer Unternehmenskunden genauestens unter die Lupe zu nehmen und diese dann neu und optimiert zu strukturieren.

Das klingt zunächst positiv: “In der Regel sieht es in den Unternehmen, die ich besuche, gar nicht so schlecht aus. Tatsächlich haben die meisten Unternehmen ein Budget, sie melden monatlich ihre Ist-Zahlen und vergleichen diese beiden Werte miteinander.“

Doch der Teufel liegt wie gewöhnlich im Detail begraben oder kommt erst zum Vorschein, wenn man genauer hinschaut. Denn, was bringt es, Zahlen hin- und her zu reporten, wenn daraus keine Erkenntnisse gezogen werden oder nicht entsprechend gehandelt wird? Das ist z.B. der Fall, wenn es zwar geplante Budgets gibt, die Ist-Zahlen aber eindeutig davon abweichen. Mit anderen Worten: Mit Kostenkontrolle hat das schon nichts mehr zu tun.

Leider typisch für den Status Quo ist aus Katerinas Erfahrung leider der Umstand, dass aufgrund fehlender Freigabeprozesse Käufe ohne Abstimmung getätigt werden. In der Finanzabteilung kommt also eine Rechnung für eine bereits erfolgte Leistung an – und Bezahlung ist die einzige Option, Budget hin oder her.

Schwachstellen tauchen darüber hinaus auch gerne an diesen Stellen auf:

• Welche Ausgaben werden gegen welches Budget gespiegelt? Sind z.B. im Marketing-Budget wirklich alle potenziellen Kostenverursacher berücksichtigt oder fallen Ausgaben durch?
• Wer darf überhaupt Bestellungen tätigen und Einkäufe auslösen? Gibt es hierfür Prozesse oder Richtlinien? Und wie ist geregelt, wie die Kaufinformationen in der Finanzabteilung landen?

Wie also funktioniert echte Kostenkontrolle?

Vorab: Jedes Unternehmen hat eigene Bedürfnisse und Strukturen, deswegen liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, die “Grundpfeiler” der Kostenkontrolle entsprechend zu individualisieren und auf den eigenen Betrieb anzupassen. Je komplexer das Unternehmen, z.B. hinsichtlich der Anzahl der Abteilungen, oder der Mitarbeitenden-Hierarchien, desto mehr Struktur sollte ausgelegt werden, um die benötigten Prozesse langfristig erfolgreich implementieren zu können.

Am Anfang des Artikels haben wir die einzelnen Schritte schon einmal in grober Form zusammengefasst, im Folgenden führen wir die Punkte noch etwas weiter aus.

Budget mit Puffern planen?

“Ich habe es noch nie erlebt, dass ein Budget wirklich so eingehalten wurde, dass es keine Planänderung gab” – Katerina Nichols

Also ja, unbedingt Puffer einplanen! Eine wirklich erfolgreiche Budgetplanung berücksichtigt stets unerwartete Ausgaben durch das Einbeziehen von Puffern oder Reservefonds. Diese sollten nicht nur an einer Stelle, sondern auf verschiedenen Ebenen des Budgets vorgesehen werden, um einen umfassenden Schutz gegen finanzielle Überraschungen zu bieten. Auch wenn Sie nicht unbedingt Budget-Elemente namens “Puffer” anlegen müssen, sollten diese doch deutlich gekennzeichnet werden, damit Sie sie zum einen nicht vergessen, sondern andersrum auch nicht von vornherein als “normales” Budget betrachten.

Was, wenns mal etwas mehr wird?

Wenn zusätzliche, maßgeblich höhere Ausgaben eingeplant werden müssen, ist eine transparente Kommunikation entscheidend. Solche Entscheidungen sollten nicht zentral von der Finanzfunktion gesteuert werden, die womöglich den Grund der zusätzlichen Ausgabe(n) nicht kennt oder hinreichend verstehen könnte. Aus operativer Sicht wäre diese Vorgehensweise nur wenig sinnvoll. Wohl aber, dass diese Entscheidung im Dialog an mehreren Stellen entschieden wird, und wiederum auch nicht von einem Budgetverantwortlichen einer Abteilung ohne Absprache getroffen wird.

Kostenkontrolle & Tools – Was kann eingesetzt werden?

Ob ein einziges Tool hier reichen kann, lässt sich schwer sagen. Wenn im ersten Schritt die Budgets für die kommende Periode, ob nun Quartal oder Jahr festgelegt werden, passiert dies ja meist noch außerhalb von Zahlungs- oder Überwachungstools, so ist es zumindest häufig in der Praxis. Oft wird hier noch auf klassische Tabellen, sprich Excel oder Google Sheets, zurückgegriffen – was gut funktionieren kann.

Jedoch – Die Budgetzahlen braucht es auch in dem System, in dem die aktuellen Zahlen getrackt werden. Hier kommt Excel bereits an seine Grenzen, bzw. an die Grenzen von Automatisierung und Digitalisierung, wie sie viele Unternehmen (zu recht) einsetzen wollen, um Zeit zu sparen und Echtzeit-Daten zu arbeiten. Ein “Single Point of Truth” quasi, der in Echtzeit anzeigt, welche Ausgaben getätigt wurden oder geplant sind, und wie sich diese Kosten gegenüber den festgelegten Budgets verhalten. Moderne Ausgabenmanagement-, Freigabe- und Rechnungseingangstools (wie z. B. finway) machen dies bereits möglich, verlangen aber eine sorgfältige, strukturierte Implementierung im Unternehmen, um alle dazugehörigen Prozesse abbilden zu können.

Welche Daten werden betrachtet?

Im Grunde müssen die Finanzabteilung und die Budgetverantwortlichen jederzeit Einblick in die Echtzeit-Daten zu diesen drei Punkten haben, um solide Kostenkontrolle betreiben zu können:

• Was war ursprünglich geplant? (Soll-Ist-Vergleich)
• Was wurde bereits ausgegeben und welche Mittel sind bereits verplant (und dafür freigegeben)?
• Wie ist der Status der Zahlungsmethoden (z.B. stehen noch Kreditkartenabrechnungen an, wann wird wie viel Geld vom Konto abgebucht)?

Das passende System liefert diese Informationen auf einen Blick und hilft zudem dabei, die damit verbundenen Prozesse, z.B. Rechnungsverarbeitung, zu digitalisieren und zu automatisieren. Bei der Entscheidung für ein System sollten besonders drei Faktoren unbedingt berücksichtigt werden:

Firmenkarten: Wie helfen sie bei der Kostenkontrolle?

Manche der gerade eben erwähnten Ausgabenmanagement-Tools bieten über die beschriebenen Funktionen hinaus auch eigene Fimenkarten oder Firmenkreditkarten an, die in die Software integriert sind und direkt daraus erstellt werden können. Hilft dieses Zahlungsmittel auch bei der Kostenkontrolle?

Im Webinar bejaht Katerina dies eindeutig, weist aber darauf hin, dass eben diese Integration in ein System der entscheidende Faktor ist, warum dieses Zahlungsmittel einer “klassischen” Firmenkreditkarte vorgezogen werden sollte.

Sie ermöglichen auch den (vermutlichen) Traum eines jeden Controllers oder Finanzverantwortlichen: Eine bereits vor dem Kauf passierende transaktionsbasierte Freigabe! Wie das?

1. Ein Mitarbeitender fragt in der Software einen Kauf in Höhe X an
2. Die Anfrage landet direkt bei seinem Vorgesetzten, der i.d.R. auch der Budgetverantwortliche für das Budget der Abteilung sein sollte
3. Dieser kann den Kaufantrag nun unter Berücksichtigung des Budgets freigeben – oder auch ablehnen
4. Nach Freigabe erstellt sich umgehend eine virtuelle Firmenkarte mit einem Limit in Höhe des angefragten Betrages, mit welcher sofort eingekauft werden kann.
5. Wird ein Kauf getätigt, merkt das System das und erstellt einen Rechnungsantrag (d.h. Aufforderung zum Hochladen der Rechnung) an den Einkaufenden.

Es kann mit dieser Methode folglich also nicht mehr passieren, dass Ausgaben unkontrolliert getätigt werden oder dass es Unklarheiten darüber gibt, wer welche Kosten verursacht hat.

Machen Freigabeprozesse immer Sinn?

Nein – Was Sie vermeiden sollten sind unnötige Freigabe-Barrieren, die sinnvolle, regelmäßig anfallende Käufe zeitlich blockieren. Bestes Beispiel im Unternehmensalltag ist das Office-Management. Müssten Mitarbeitende hier jeden Kauf von Büromaterial, Obstkorb & Co. erst freigeben lassen, wäre dies wirklich unnötiger Verwaltungsaufwand. Besser: Ein monatliches Budget für Büro-Ausgaben festlegen und mit einer eigens dafür erstellten Firmenkarte verknüpfen. Sollte dann doch mal ein größerer Kauf anstehen – z. B. eine neue Kaffeemaschine oder Drucker, muss dieses Budget wiederum angefragt und genehmigt werden. Das richtige System bietet Ihnen eben diesen praktischen Mix aus Flexibilität und Kontrolle.

Auslagenerstattungen: Ja oder nein?

Auslagen sind vor allem für die Mitarbeitenden ein unliebsames Thema, immerhin strecken sie für ihren Arbeitgeber eigenes Geld vor, in der Hoffnung, es schnell wieder zurückzubekommen, häufig kommt die Buchhaltung aber nicht zeitnah dazu. Auch ärgerlich: Verlorene Einkaufsbelege zu Käufen, die erstattet werden sollen. Was nun? Eigenbelege, ok – aber die sollten eher als letzter Rettungsring zur Verwendung kommen. Auslagen, z.B. für Reisekosten, bedeuten auch einen erhöhten Buchungsaufwand für die zuständigen Finanzmitarbeitenden. Es liegt also im Interesse beider Seiten, wenn diese, soweit es die Praxis zulässt, eingeschränkt werden. Dort wo dies nicht geht, sollten Richtlinien für Erstattungen ausgearbeitet werden, oder Reiserichtlinien, die beschreiben, welche Kosten erstattet werden können.

Ein solider, moderner Weg dies zu bewerkstelligen, sind die zuvor erwähnten Firmenkarten. Mitarbeitende erhalten schnell kontrollierten Zugriff auf die benötigten Mittel, um Bestellungen oder Käufe zu tätigen, der Aufwand für die Erstattungen entfällt also. Ist im dazugehörigen System auch noch die Möglichkeit geboten, Kaufbelege umgehend digital per Smartphone einzureichen, sinkt auch das Risiko, dass diese Belege verloren gehen – Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten also.

Webinar zur Kostenkontrolle anschauen

Das am 27.04.2023 aufgezeichnete Gespräch zwischen finway-CEO Jennifer Dussileck und Katerina Nichols können Sie sich hier in vollerLänge anschauen.