Das sind die Dos & Don’ts für effizientes Investorenreporting

Ja, ein Investorenreporting ist natürlich sehr individuell und vor allem abhängig vom Geschäftsmodell des jeweiligen Start-ups. Wir möchten hier trotzdem ein paar allgemeingültige Tipps mitgeben, die uns Sebastian Bärhold, Investor und Co-Founder von IDnow, im Gespräch mit finway verraten hat.

Dos & Don’ts: So geht effizientes Investorenreporting

Die wichtigste Frage: Was möchte man mit Investor:innen teilen?

Die Frage, ob man im Investorenreporting alles an Zahlen und Entwicklungen offen legt oder ob man nur das, was wirklich eingefordert wird im Reporting integriert, ist nicht nur eine Geschmacksfrage. Ein Stück weit ist der Umfang auch eine Strategiefrage. Oftmals stimmt man ein Investorenreporting inhaltlich mit den Investor:innen ab – gemeinsam entscheidet man also, welche Eckdaten und KPIs hineingehören und welches Format sinnvoll ist.

Wenn es nach Sebastian Bärhold geht, ist es richtig und wichtig, dass man von vornherein das Business so transparent wie möglich darstellt und dabei nichts versucht zu verschleiern. Heißt also: alle Kosten gut ausweisen, keine Margen schön rechnen, etc. Ein detailliertes Investorenreporting schafft schließlich Vertrauen und zeichnet – nicht nur für Investor:innen – ein realistisches Bild davon, wie es im Start-up gerade läuft. Nur so wird das Reporting zu einer wichtigen Basis für weitere Finanzierungsgespräche und -runden.

Standardmäßig ist eine Gewinn- und Verlustrechnung fester Teil des Investorenreportings. Idealerweise ergänzt man die GuV durch Bilanz und Cashflow. Zu diesen Finanzzahlen kommen dann operative KPIs, die das Business beschreiben, etwa Transaktionszahlen oder Neukund:innen. Die Integration von relevanten KPIs als wichtige Treiber des Start-ups zeigt Investor:innen, dass man das eigene Business verstanden hat.

Was gibt es hinsichtlich des Formats beim Investorenreporting zu beachten?

Damit ein Investorenreporting auch wirklich effizient wird, sollte man es so gestalten, dass Investor:innen schnell den Einstieg finden und idealerweise keine Nachfragen stellen müssen, um den vollen Überblick über die Situation des Start-ups zu bekommen. Dazu sollten KPIs kontinuierlich reportet werden.

Ein wesentlicher Punkt, den man z.B. bei der GuV berücksichtigen sollte: Für das Investorenreporting ist es sinnvoll, einen Soll/Ist-Vergleich nicht nur auf den Monat, sondern auch auf das laufende Jahr abzubilden, um für Investor:innen einen Referenzwert zu schaffen. In den ersten Jahren können die Daten dann zwar stark auseinanderliegen, nichtsdestotrotz ist beides als Referenzgröße sehr wichtig. Eventuell kann man hier auch Vorjahreszahlen als Referenzwert hinzuziehen, ein Vergleich zum Plan ist aber auf jeden Fall wichtig.

Bei den operativen Zahlen, aber auch bei den Finanzzahlen sollte (weiter hinten) im Reporting auch immer die Zeitreihe über die Monate hinweg dargestellt sein – das Investorenreporting benötigt also nicht nur eine Übersicht vom jeweiligen Monat, sondern sollte Investierenden die Möglichkeit geben, eine Entwicklung sehen zu können.

Was häufig vergessen wird: eine aussagekräftige Cash-Planung bzw. der Forecast.

„Dafür teile ich den Cash-Bestand durch die aktuelle Burnrate – die sich allerdings massiv ändern kann. Das kann dazu führen, dass ich nicht mehr 12 Monate Runway habe, sondern plötzlich nur noch sechs. Dann wäre direkt eine Finanzierungsrunde nötig“, erklärt Sebastian Bärhold. Daher sollte man möglichst früh anfangen, den Cashflow zu reporten. Die Cash-Planung und Cash Actuals sollte man daher immer berücksichtigen und auf die kommenden Monate hin modellieren. Nur dann ist man in der Lage, alle Finanzkennzahlen korrekt zu analysieren.

Must-haves für das Investorenreporting: Was trackt man und welche KPIs sind relevant?

Natürlich unterscheiden sich die relevanten KPIs von Branche zu Branche. Must-haves, die in jedes Investorenreporting gehören, sind die Finanzkennzahlen: also die GuV, Cashflows und Bilanz, die man als Teil der Berechnung von Cashflows sowieso erstellt. Diese sogenannte integrierte Finanzplanung ist universell und darf in jedem Investorenreporting Platz finden. Auch ein Soll/Ist-Vergleich gegen das Budget ist ein Must-have im Reporting.

Ein Beispiel für operative Kennzahlen anhand eines SaaS-Unternehmens könnte der MRR (Monthly Recurring Revenue) sein, sowohl gesamt als auch in verschiedenen Nuancen der realisierten Umsätze (z.B. Anteil new growth MRR, expansion MRR, contraction / churn MRR).

Auch Bookings könnten als KPI innerhalb eines SaaS-Unternehmens herhalten: Wie viel Geschäft habe ich in einem Monat neu abgeschlossen? Was wurde tatsächlich unterzeichnet und welche Verträge neu geschlossen? Diese Unterscheidung ist wichtig, da es durchaus sein kann, dass aufgrund von Go-lives oder technischen Integrationen der Vertrag und Fees bzw. Umsätze mit einem gewissen zeitlichen Versatz loslaufen. Es ist hier also auch wichtig zu schauen, was die jeweiligen Bookings sind und was für Aufträge sich noch im Backlog befinden.

Auch die Auflistung von Customer Acquisition Costs kann im Investorenreporting sinnvoll sein, schließlich sind Start-ups und Skale-ups auf Wachstum ausgelegt und Customer Acquisition somit ein wichtiger Baustein. „Auch eine Aufteilung nach Acquisition Channel kann Sinn ergeben, insbesondere wenn man stark über Online- vs. Offline-Kanäle geht. Hier kann man sich die Frage stellen: Akquiriere ich hoch-margige Kund:innen mit den Channels? Wie schnell übersetzen sich Marketing- und Sales-Investments in Umsätze? Und wie lange brauche ich von Erstansprache zu Closing und vom Closing zur Umsatzrealisierung?“, listet Sebastian Bärhold im Gespräch auf.

Das ist ein Bezug, den man letztlich auch in der Businessplanung immer wieder benötigt, um sinnvoll nach vorne planen zu können. Auch Investor:innen bekommen so einen guten Überblick darüber, wie genau das Business funktioniert. Sinnvoll ist hier ein Reporting auf Monatsbasis.

Schließlich kann auch eine Kategorisierung nach Kostenstellen Teil eines effizienten und aussagekräftigen Investorenreportings sein. Das ist besonders für kleine Unternehmen zwar ein administrativer Aufwand, aber essentiell um einigermaßen schnell gewisse KPIs berechnen zu können. Dafür fängt man bei den Umsätzen an und fragt sich, was die variablen sowie direkt zuzuordnenden Kosten sind. Diese teilt man dann in Marketing/Vertrieb, Produkt/Entwicklung sowie den administrativen Overhead ein. Kostenstellen sind besonders aussagekräftig, wenn es darum geht, schnell herauszufinden wo Unternehmen ihr Geld investieren. Auch hier lässt sich wieder ein Bild vom Start-up zeichnen, das wiederum für die Investor:innen wichtig ist: Ist das Unternehmen produktgetrieben? Oder müssen für jeden Euro Umsatz erst zwei Euro Marketing-Kosten ausgewiesen werden?

Fazit zum Investorenreporting

Wie schon zu Beginn geschrieben, ist ein Investorenreporting sehr individuell. Kennzahlen können mit Businessmodell und Branche, aber auch mit der verfolgten Strategie variieren. Sobald man KPIs und Format im Gespräch mit den Investierenden definiert hat, sollte man nach Empfehlung von Sebastian Bärhold im Reporting so viel Aufschluss über das Unternehmen geben, wie möglich. Transparenz hilft allen Beteiligten, Vertrauen in das Start-up aufzubauen und die Eigenschaften des Businesses zu verstehen. Grundsätzlich empfiehlt sich ein monatliches Reporting – auch, damit man selbst stets den Überblick über Geschäftszahlen und Entwicklung von Cashflow und Burnrate behält.

Lust, das Webinar von Sebastian Bärhold zum Thema „Effizientes Investorenreporting“ in voller Länge zu schauen? Hier können Sie es on-demand aufrufen.