Warum Sie Ihre Finanzprozesse noch in diesem Jahr optimieren sollten

Haben Sie sich oder Ihre Kolleg:innen schonmal auf diese Art und Weise reden gehört?

“Wir plagen uns immer wieder mit vergessenen Belegen oder müssen Freigaben aufwändig klären und prüfen.”

“Wir haben auch in diesem Jahr häufig unsere Budgets überschritten und wurden böse überrascht, als die Zahlen dann vollständig vorlagen.”

In Gesprächen hören wir immer wieder, dass der Bedarf einer Lösung für diese und verwandte Pains im Ausgabenmanagement eigentlich immer da ist. Die tatsächliche Entscheidung es konkret anzupacken hingegen wird jedoch oft genug hinausgezögert oder, gerade zu dieser Zeit gerne ins nächste Jahr verschoben.
Denn – traditionell oder nach gängigem Usus (die guten Vorsätze…) wird der Jahreswechsel gerne genutzt, um mit alten Gewohnheiten aufzuräumen und im neuen Jahr alles anders oder besser zu machen.

Da fragen wir uns aber:

Grund 1: Sie gewinnen Zeit und sparen Geld

Vielleicht haben Sie die aktuelle Handhabung von internen Finanzen lange Zeit nicht infrage gestellt – denkend, dass man das eben so macht und dass es nun mal dauert, bis eine Zahlung freigegeben ist oder eine Rechnung vollständig verarbeitet wurde?
Jedoch kennen Sie dann auch den Frust, der bisweilen entsteht, wenn unklar ist, wer eine Zahlung, eine Rechnung oder einen Einkauf freigeben muss oder welche Zahlungsmittel zur Verfügung stehen (“Wo ist die Firmenkreditkarte”) – und dadurch vermeidbare Verzögerungen im Arbeitsalltag entstehen. Monatsbschlüsse dauern länger, weil nicht alle Belege vorliegen, oder Skonti gehen verloren, weil entsprechende Zahlungsziele übersehen werden.

Sie haben es in der Hand, das Blatt zu wenden. Stellen Sie sich diese Fragen: 

In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen ließen sich durch die Optimierung eben dieser tagtäglichen Arbeitsabläufe mehrere Tage pro Monat einsparen, die Sie und Ihre Kolleg:innen für sinnvollere Aufgaben nutzen können. Und nicht zuletzt würde auch die gesamte Budgetplanung endlich mehr Klarheit bekommen.

Das alles klingt ja schon nach genug Argumenten, sich des Themas anzunehmen.

Aber wieso gerade jetzt, wo das Jahr zur Neige geht?

Grund 2: Für viele Unternehmen ist das die ideale Einarbeitungs-Zeit

Warum aber gerade jetzt kurz vor Jahresende noch wechseln? Die Antwort ist simpel: In zahlreichen Branchen kehrt mit dem nahenden Winter und Advent auch mehr Ruhe ein und die Zeit kann somit sinnvoll genutzt werden. Wenn Sie im nächsten Jahr von Anfang an mit optimierten Prozessen durchstarten wollen, können Sie und Ihre Kolleg:innen genau jetzt die verbleibenden Wochen nutzen, um ein Tool zu implementieren und sich umzustellen und einzugewöhnen.

Nur ein paar Beispiele:

Übrigens: Sie können eine neue Finanzsoftware natürlich auch onboarden, ohne dass Sie rückwirkend das fast vergangene Jahr noch einspielen müssen. In den verbleibenden Wochen des Jahres können Sie also mit einer, nennen wir es mal, motivierten Gelassenheit Ihre Kolleg:innen aus allen Abteilungen ins Tool holen, Workflows einstellen und testen.

Eine finway-Kundin berichtete uns:

“Ich habe als Admin keinerlei Rückfragen zur Anwendung von meinen Kolleg:innen bekommen. Kein “wo muss ich drücken wenn ich etwas freigeben will” etc. Du bekommst ein Nachricht wenn du etwas machen musst, du kannst Rechnungen oder Anträge freigeben, ablehnen oder einen Kommentar verfassen.“

Und nicht zuletzt fangen die ganzen Vorteile der Nutzung einer Software für das Ausgabenmanagement auch nicht erst im neuen Jahr an – jetzt schon werden Sie erkennen, wie viel Zeit und Nerven sich sparen lassen, wenn die Prozesse endlich rund laufen.

Grund 3: Das neue Geschäftsjahr & die Budgetplanung an einem Ort

Wie wäre es, wenn das neue Jahr beginnt und von Anfang bis Ende herrscht Klarheit, nicht nur in der Finanzabteilung, sondern auch bei allen anderen? Das geht – indem Sie mit einer intelligenten Spendmanagement-Software Budgets für alle Abteilungen individuell und flexibel fürs ganze Jahr planen und abbilden.

Wenn Sie hier zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres bereits aufgestellt sind, können Sie das komplette Jahr in einem Tool abbilden und die einzelnen Monate im Verlauf miteinander vergleichen. Sie bekommen eine klare Echtzeit-Übersicht, die sich mit jeder neuen (geplanten) Ausgabe automatisch aktualisiert. Ist ein Limit in Gefahr, kann der Einkauf abgelehnt und auf den Folgemonat verschoben werden, oder Sie treffen die Entscheidung, das Budget für diesen Monat zu erhöhen. In jedem Fall wissen Sie von vornherein Bescheid und böse Überraschungen bleiben aus.

So können Sie jederzeit rechtzeitig reagieren, wenn z.B. eine große Ausgabe das Budget zu sprengen droht. Und Sie wissen jederzeit auf einen Blick, welche Abteilungen wie viel Geld ausgeben und wohin es fließt.