Mit optimierten Finanzprozessen ins Jahr 2023

Haben Sie sich oder Ihre Kolleg:innen schonmal auf diese Art und Weise reden gehört?

“Wir plagen uns immer wieder mit vergessenen Belegen oder müssen Freigaben aufwändig klären und prüfen.”

“Wir haben auch in diesem Jahr häufig unsere Budgets überschritten und wurden böse überrascht, als die Zahlen dann vollständig vorlagen.”

In Gesprächen hören wir immer wieder, dass der Bedarf einer Lösung für diese und verwandte Pains im Ausgabenmanagement eigentlich immer da ist. Die tatsächliche Entscheidung es konkret anzupacken hingegen wird jedoch oft genug hinausgezögert oder, gerade zu dieser Zeit gerne ins nächste Jahr verschoben.
Denn – traditionell oder nach gängigem Usus (die guten Vorsätze…) wird der Jahreswechsel gerne genutzt, um mit alten Gewohnheiten aufzuräumen und im neuen Jahr alles anders oder besser zu machen.

Da fragen wir uns aber:

Warum nicht jetzt gleich? Es gibt so viele gute Gründe dafür, dieses Thema vor der kritischen Phase des Jahresendes in Angriff zu nehmen. Die wichtigsten 4 wollen wir Ihnen hier vorstellen.

Grund 1: Sie gewinnen Zeit und sparen Geld

Vielleicht haben Sie die aktuelle Handhabung von internen Finanzen lange Zeit nicht infrage gestellt – denkend, dass man das eben so macht und dass es nun mal dauert, bis eine Zahlung freigegeben ist oder eine Rechnung vollständig verarbeitet wurde?
Jedoch kennen Sie dann auch den Frust, der bisweilen entsteht, wenn unklar ist, wer eine Zahlung, eine Rechnung oder einen Einkauf freigeben muss oder welche Zahlungsmittel zur Verfügung stehen (“Wo ist die Firmenkreditkarte”) – und dadurch vermeidbare Verzögerungen im Arbeitsalltag entstehen. Monatsbschlüsse dauern länger, weil nicht alle Belege vorliegen, oder Skonti gehen verloren, weil entsprechende Zahlungsziele übersehen werden.

Sie haben es in der Hand, das Blatt zu wenden. Stellen Sie sich diese Fragen:

Wie lange dauert es aktuell, eine Rechnung zu verarbeiten?
Wie oft gehen Rechnungen verloren, werden vergessen, oder können nicht klar zugeordnet werden?
Wie oft mussten Sie oder Kolleg:innen die Firmenkreditkarte suchen, oder die SMS-Bestätigung war nicht möglich, weil der:die Karteninhaber:in (z.B. CEO) nicht zugegen war?
Wie lange dauert üblicherweise eine Reisekostenabrechnung bei Ihnen?
Wie viel Papier wird für das Drucken und Archivieren von Rechnungen verschwendet?
Wie viele Excel-Tabellen liegen auf Ihrem Server?
Wie viele Mails mit Rückfragen zu Zahlungsvorgängen schreiben und erhalten Sie?
Wie häufig treten Unklarheiten hinsichtlich des Budgets der einzelnen Abteilungen auf, oder wird dieses sogar unbeabsichtigt überschritten, einfach weil keine Echtzeit-Daten zur Verfügung stehen?

In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen ließen sich durch die Optimierung eben dieser tagtäglichen Arbeitsabläufe mehrere Tage pro Monat einsparen, die Sie und Ihre Kolleg:innen für sinnvollere Aufgaben nutzen können. Und nicht zuletzt würde auch die gesamte Budgetplanung endlich mehr Klarheit bekommen.

Das alles klingt ja schon nach genug Argumenten, sich des Themas anzunehmen.

Aber wieso gerade jetzt, wo das Jahr zur Neige geht?

Grund 2: Für viele Unternehmen ist das die ideale Einarbeitungs-Zeit

Warum aber gerade jetzt kurz vor Jahresende noch wechseln? Die Antwort ist simpel: In zahlreichen Branchen kehrt mit dem nahenden Winter und Advent auch mehr Ruhe ein und die Zeit kann somit sinnvoll genutzt werden. Wenn Sie im nächsten Jahr von Anfang an mit optimierten Prozessen durchstarten wollen, können Sie und Ihre Kolleg:innen genau jetzt die verbleibenden Wochen nutzen, um ein Tool zu implementieren und sich umzustellen und einzugewöhnen.

Nur ein paar Beispiele:

Arbeitsabläufe bis jetzt:

Per E-Mail, Telefon oder persönlich nach der Firmenkreditkarte fragen & hoffen, dass der:die Verantwortliche zugegen ist, falls eine SMS-Bestätigung verlangt wird
Eine Firmenkreditkarte für alles – und keiner weiß am Ende mehr, wer was gekauft hat
Unklarheiten bei Rechnungsfreigaben: Wer ist für was zuständig? Bleibt nur durchfragen, oder alles im Kopf behalten
Fehlende Belege, zerknüllte Thermopapier-Quittungen und ähnliche Accounting-Alpträume
Rechnungen abspeichern oder ausdrucken, mit Kontierstempel hantieren oder Belege und Kontoauszüge abgleichen und zusammentackern
Zettelwirtschaft mit Belegen, die die Buchhaltung mühsam abtippen muss
Komplizierte Reisekostenabrechnungen – Quittungen, Fahrtenbücher, manuell erstellte Berechnungen für den Verpflegungsmehraufwand
Budgetklarheit erst, wenn zum Monatsabschluss wirklich alle Zahlen vorliegen und abgeglichen werden kann

Mit einer Software & optimierten Prozessen:

Klar definierte Freigabeprozesse für sämtliche Einkäufe und Rechnungen
Nichts geht verloren, keiner muss erinnert werden, alle To-Dos (“Rechnung hochladen”, “Rechnung freigeben” usw.) im Dashboard der Software
Möglichkeit, allen Mitarbeiter:innen im Handumdrehen virtuelle oder physische Debitkarten mit individuellen Limits für Onlinekäufe, Reisen oder weitere Anlässe auszustellen
Rechnungen digital vorkontieren (Kostenstelle, Sachkonto, Kostenträger etc.), Belege und Ausgaben werden automatisch gematcht
Sämtliche Quittungen und Belege einscannen oder abfotografieren, direkt in die Software hochladen und per OCR auslesen.
Digitale Reisekostenabrechnung mit automatisch errechneten Kilometerpauschalen und Spesensätzen
Schon vor jedem Einkauf sehen Sie, wie sich dieser auf das Budget auswirkt, wenn der:die einkaufende Mitarbeiter:in einen sog. Einkaufsantrag dafür einreicht

Erfahren Sie mehr!

Übrigens: Sie können eine neue Finanzsoftware natürlich auch onboarden, ohne dass Sie rückwirkend das fast vergangene Jahr noch einspielen müssen. In den verbleibenden Wochen des Jahres können Sie also mit einer, nennen wir es mal, motivierten Gelassenheit Ihre Kolleg:innen aus allen Abteilungen ins Tool holen, Workflows einstellen und testen.

Eine finway-Kundin berichtete uns:

“Ich habe als Admin keinerlei Rückfragen zur Anwendung von meinen Kolleg:innen bekommen. Kein “wo muss ich drücken wenn ich etwas freigeben will” etc. Du bekommst ein Nachricht wenn du etwas machen musst, du kannst Rechnungen oder Anträge freigeben, ablehnen oder einen Kommentar verfassen.“

Und nicht zuletzt fangen die ganzen Vorteile der Nutzung einer Software für das Ausgabenmanagement auch nicht erst im neuen Jahr an – jetzt schon werden Sie erkennen, wie viel Zeit und Nerven sich sparen lassen, wenn die Prozesse endlich rund laufen.

Grund 3: Das neue Geschäftsjahr & die Budgetplanung an einem Ort

Wie wäre es, wenn das neue Jahr beginnt und von Anfang bis Ende herrscht Klarheit, nicht nur in der Finanzabteilung, sondern auch bei allen anderen? Das geht – indem Sie mit einer intelligenten Spendmanagement-Software Budgets für alle Abteilungen individuell und flexibel fürs ganze Jahr planen und abbilden.

Wenn Sie hier zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres bereits aufgestellt sind, können Sie das komplette Jahr in einem Tool abbilden und die einzelnen Monate im Verlauf miteinander vergleichen. Sie bekommen eine klare Echtzeit-Übersicht, die sich mit jeder neuen (geplanten) Ausgabe automatisch aktualisiert. Ist ein Limit in Gefahr, kann der Einkauf abgelehnt und auf den Folgemonat verschoben werden, oder Sie treffen die Entscheidung, das Budget für diesen Monat zu erhöhen. In jedem Fall wissen Sie von vornherein Bescheid und böse Überraschungen bleiben aus.

Budgetplanung mit finway – So funktionierts:

Budgets flexibel und individuell pro Monat und Kostenstelle oder sogar Sub-Kostenstelle planen & im Blick behalten
Individuell Verantwortliche für Kostenstellen und Sub-Kostenstellen festlegen
Geplante sowie bereits getätigte Ausgaben in Echtzeit einsehen & auf Basis dessen bessere Entscheidungen für Käufe, Skonti oder Zahlungsziele treffen
Budget-Reporting und Analysen nutzen und Budgetrahmen bei Bedarf anpassen

So können Sie jederzeit rechtzeitig reagieren, wenn z.B. eine große Ausgabe das Budget zu sprengen droht. Und Sie wissen jederzeit auf einen Blick, welche Abteilungen wie viel Geld ausgeben und wohin es fließt.

Und zum Schluss noch das vielleicht auch strategisch überzeugendste Argument :

Grund 4: Nutzen Sie womöglich vorhandenes Software-Budget bevor es verfällt!

Wie sieht es mit Ihrer Budgetauslastung für Software in diesem Jahr aus? Haben Sie hier noch ungenutzte Ressourcen, die Sie verpuffen lassen würden, und riskieren, dass im kommenden Jahr die Mittel von vornherein niedriger angesetzt werden? Dann haben Sie doch DAS schlagende Argument, sich jetzt noch mit einem neuen Tool, das Ihnen wirklich helfen wird, zu befassen.

Denn es passiert wirklich oft, dass im Unternehmen noch Mittel zur Verfügung stehen – Budget, das für bestimmte Ausgaben vorgesehen ist und für diese auch genutzt werden sollte. Wenn es unterm Jahr gerne mal heißt, es wäre kein Geld für etwas da, oder man müsse sich einen Puffer erhalten, ist jetzt genau die Zeit eben diesen zu nutzen.

Aber, mit welchen Kosten müssen Sie z.B. bei finway rechnen? Wir bieten Ihnen zwei Preis-Pakete, die sich funktionell unterscheiden. Das Paket „Essentials“ enthält bereits die wichtigsten Funktionen wie die Rechnungsverarbeitung, Workflows, finway-Karten, Budgetplanung, Reporting & Analysen, Bankanbindung, vorbereitende Buchhaltung, die DATEV-Schnittstelle, uvm. Im Paket „Professional“ kommen noch Reisekostenabrechnung, Multi-Mandantenfähigkeit, Kostenstellengruppen sowie individualisierbare CSV-Exporte hinzu.
Ansonsten berechnen sich die Kosten für finway nach der Anzahl der Rechnungen, die monatlich im System verarbeitet werden sollen. Außerdem wird eine kleine Onboarding-Gebühr fällig – für welche Sie aber erstklassigen, persönlichen Kundensupport bei allen Schritten des Onboardings und darüber hinaus erwarten dürfen!
Genau so etwas lässt sich natürlich ideal über ungenutztes Restbudget abdecken. Mehr über unsere Preise erfahren Sie hier.

Fazit:
Für einen Wechsel auf ein intelligentes Finanzbetriebsystem und die Optimierung Ihrer internen Prozesse ist eigentlich kein Zeitpunkt der falsche – und jetzt ist sogar genau der richtige! Wir freuen uns, wenn wir Ihnen persönlich demonstrieren dürfen, wie Sie von einer Software wie finway profitieren können.

Lassen Sie uns sprechen!