Warum Sie Ihre Finanzprozesse noch in diesem Jahr optimieren sollten

Haben Sie sich oder Ihre Kolleg:innen schonmal auf diese Art und Weise reden gehört?

“Unsere Art und Weise Rechnungen zu verarbeiten ist aktuell sicher nicht die effektivste oder produktivste, das wissen wir. Das ist ein Thema, das wir aber irgendwann demnächst mal angehen wollen!”

“Wir haben auch in diesem Jahr häufig unsere Budgets überschritten, weil aus der Planung nicht alle Ausgaben ersichtlich wurden und wir böse überrascht wurden, als die Zahlen dann vollständig vorlagen. Das ist so ein großes Thema, das braucht Zeit und die haben wir bis Silvester nicht mehr!”

Im Gespräch mit potenziellen finway-Kunden haben wir Sätze wie oben in letzter Zeit des Öfteren gehört. Noch einmal so wie gewohnt dem Jahresende entgegen steuern, und dann, wenn alles wieder frisch und neu in der Bilanz ist, kann man Themen wie das Ausgabenmanagement, die Rechnungsverarbeitung, Auslagenerstattung, eine bessere Budgetplanung oder allgemein die Digitalisierung der Buchhaltung in Angriff nehmen.

Denn – traditionell oder nach gängigem Usus (die guten Vorsätze…) wird der Jahreswechsel gerne genutzt, um mit alten Gewohnheiten aufzuräumen und im neuen Jahr alles anders oder besser zu machen.

Da fragen wir uns aber:

Jeden weiteren Tag verlieren Sie Zeit und Geld

Vielleicht haben Sie die aktuelle Handhabung von internen Finanzen lange Zeit nicht infrage gestellt – denkend, dass man das eben so macht und dass es nun mal dauert, bis eine Zahlung freigegeben ist oder eine Rechnung vollständig verarbeitet wurde?

Jedoch kennen Sie dann auch den Frust, der bisweilen entsteht, wenn unklar ist, wer eine Zahlung, eine Rechnung oder einen Einkauf freigeben muss oder welche Zahlungsmittel zur Verfügung stehen (“Wo ist die Firmenkreditkarte”) – und dadurch vermeidbare Verzögerungen im Arbeitsalltag entstehen.

Und nicht zuletzt passiert es auch nicht selten, dass Ihnen sogar Skonti verloren gehen, wenn Rechnungen zu lange unbezahlt bleiben, weil sie aus Versehen vergessen werden und erst mit der 1. Mahnung wieder auf dem Tisch landen.

Aber Sie haben es in der Hand, das Blatt zu wenden. Überlegen Sie mal…

In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen ließen sich durch die Optimierung eben dieser tagtäglichen Arbeitsabläufe mehrere Tage pro Monat einsparen, die Mitarbeiter:innen für sinnvollere Aufgaben nutzen können. Und nicht zuletzt würde auch die gesamte Budgetplanung endlich mehr Klarheit bekommen.

Das alles klingt ja schon nach genug Argumenten, sich des Themas anzunehmen, aber wieso gerade jetzt, wo das Jahr zur Neige geht? Lesen Sie weiter:

Das neue Geschäftsjahr & die Budgetplanung an einem Ort

Wie wäre es, wenn das neue Jahr beginnt und von Anfang bis Ende herrscht Klarheit, nicht nur in der Finanzabteilung, sondern auch bei allen anderen? Das geht – indem Sie mit einer Software wie finway Ihre Budgets für alle Abteilungen individuell und flexibel fürs ganze Jahr planen und abbilden.

Wenn Sie hier zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres bereits aufgestellt sind, können Sie den kompletten Jahresverlauf in einem Tool abbilden und die einzelnen Monate miteinander vergleichen – und daraus jetzt schon fürs nächste Jahr lernen.

Sie bekommen eine klare Übersicht mit Echtzeit-Blick, der sich mit jeder neuen (geplanten) Ausgabe automatisch aktualisiert. Ist ein Limit in Gefahr, kann der Einkauf abgelehnt und auf den Folgemonat verschoben werden, oder Sie treffen die Entscheidung, das Budget für diesen Monat zu erhöhen. In jedem Fall wissen Sie von vornherein Bescheid und böse Überraschungen bleiben aus.

Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie eine grafische Darstellung von geplanten und getätigten Ausgaben in der Budgetplanung aussehen kann. Hier hat jemand im Sommer begonnen, mit finway zu arbeiten:

So können Sie jederzeit rechtzeitig reagieren, wenn z.B. eine große Ausgabe das Budget zu sprengen droht. Und Sie wissen endlich, wohin das Geld in Ihrem Unternehmen eigentlich fließt.

Für Ihre Mitarbeiter:innen und Sie ist das die ideale Einarbeitungs-Zeit

Die Umstellung auf ein Finanzbetriebsystem wie finway kostet gar nicht so viel Zeit wie Sie vielleicht glauben, aber vielleicht ein bisschen Überwindung und vor allem Lust auf Neuerungen. Denn, bei der Umstellung der Finanzprozesse müssen alle einbezogen werden, die irgendwie daran beteiligt sind. Das heißt, jede:r der im Rahmen seiner Arbeit Geld des Unternehmens ausgibt (egal ob über Firmenmittel oder private Auslagen), ist dabei!

Manchen fällt es leichter, sich an veränderte Abläufe zu gewöhnen, bei anderen dauert es ein paar Tage, bis sich alles naht- und mühelos integriert hat. Der Mensch ist nunmal ein Gewohnheitstier und der Bärenanteil einer Prozess-Umstellung erfolgt im Kopf. Nur ein paar Beispiele:

Bleibt die Frage: Warum aber gerade jetzt kurz vor Jahresende noch wechseln? Die Antwort ist simpel:  Wenn Sie im nächsten Jahr von Anfang an mit optimierten Prozessen durchstarten wollen, können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen genau jetzt die verbleibenden Wochen nutzen, um sich umzustellen und einzugewöhnen.

Denn: Sie können eine neue Finanzsoftware natürlich auch onboarden, ohne dass Sie rückwirkend das fast vergangene Jahr noch einspielen müssen. In den verbleibenden Wochen des Jahres können Sie also mit einer, nennen wir es mal, motivierten Gelassenheit Ihre Mitarbeiter:innen ins Tool holen, Workflows einstellen und testen.

Ein Kunde berichtete uns:

“Ich habe als Admin keinerlei Rückfragen zur Anwendung von meinen Kolleg:innen bekommen. Kein “wo muss ich drücken wenn ich etwas freigeben will” etc. Du bekommst ein Nachricht wenn du etwas machen musst, du kannst Rechnungen oder Anträge freigeben, ablehnen oder einen Kommentar verfassen.“

Und nicht zuletzt fangen die ganzen Vorteile der Nutzung eines “Finance Operating Systems” ja nicht erst im neuen Jahr an – auch jetzt schon werden Sie erkennen, wie viel Zeit und Nerven sich sparen lassen, wenn die Prozesse endlich rund laufen.