• Celia Schweyer Finway SEO Manager Celia Schweyer
  • 11.11.21
  • 9 Minuten Lesedauer

Warum Sie Ihre Finanzprozesse noch in diesem Jahr optimieren sollten

Starten Sie noch dieses Jahr mit finway

Haben Sie sich oder Ihre Kolleg:innen schonmal auf diese Art und Weise reden gehört?

“Unsere Art und Weise Rechnungen zu verarbeiten ist aktuell sicher nicht die effektivste oder produktivste, das wissen wir. Das ist ein Thema, das wir aber irgendwann demnächst mal angehen wollen!”

“Wir haben auch in diesem Jahr häufig unsere Budgets überschritten, weil aus der Planung nicht alle Ausgaben ersichtlich wurden und wir böse überrascht wurden, als die Zahlen dann vollständig vorlagen. Das ist so ein großes Thema, das braucht Zeit und die haben wir bis Silvester nicht mehr!”

Im Gespräch mit potenziellen finway-Kunden haben wir Sätze wie oben in letzter Zeit des Öfteren gehört. Noch einmal so wie gewohnt dem Jahresende entgegen steuern, und dann, wenn alles wieder frisch und neu in der Bilanz ist, kann man Themen wie das Ausgabenmanagement, die Rechnungsverarbeitung, Auslagenerstattung, eine bessere Budgetplanung oder allgemein die Digitalisierung der Buchhaltung in Angriff nehmen.

Denn – traditionell oder nach gängigem Usus (die guten Vorsätze…) wird der Jahreswechsel gerne genutzt, um mit alten Gewohnheiten aufzuräumen und im neuen Jahr alles anders oder besser zu machen.

Da fragen wir uns aber:

Warum nicht jetzt gleich? Es gibt so viele gute Gründe dafür, dieses Thema vor der kritischen Phase des Jahresendes in Angriff zu nehmen. Die wichtigsten 4 wollen wir Ihnen hier vorstellen.

Jeden weiteren Tag verlieren Sie Zeit und Geld

Vielleicht haben Sie die aktuelle Handhabung von internen Finanzen lange Zeit nicht infrage gestellt – denkend, dass man das eben so macht und dass es nun mal dauert, bis eine Zahlung freigegeben ist oder eine Rechnung vollständig verarbeitet wurde?

Jedoch kennen Sie dann auch den Frust, der bisweilen entsteht, wenn unklar ist, wer eine Zahlung, eine Rechnung oder einen Einkauf freigeben muss oder welche Zahlungsmittel zur Verfügung stehen (“Wo ist die Firmenkreditkarte”) – und dadurch vermeidbare Verzögerungen im Arbeitsalltag entstehen.

Und nicht zuletzt passiert es auch nicht selten, dass Ihnen sogar Skonti verloren gehen, wenn Rechnungen zu lange unbezahlt bleiben, weil sie aus Versehen vergessen werden und erst mit der 1. Mahnung wieder auf dem Tisch landen.

Aber Sie haben es in der Hand, das Blatt zu wenden. Überlegen Sie mal…

  • ..wie lange es aktuell dauert, eine Rechnung zu verarbeiten?
  • …wie oft eben diese Rechnungen verloren gehen, vergessen werden, nicht klar zugeordnet werden?
  • …wie oft Sie nach der Firmenkreditkarte suchen mussten oder eine SMS-Bestätigung nicht möglich war, weil die beim Chef ankommt, und der grad nicht zugegen ist?
  • …wie viel Papier für das Drucken von Rechnungen verschwendet wird
  • ..wie viele Excel-Tabellen auf Ihrem Server liegen
  • ..wie viele Mails mit Rückfragen zu Zahlungsvorgängen Sie schreiben und erhalten
  • ..wie häufig Unklarheiten hinsichtlich des Budgets der einzelnen Abteilungen auftreten oder dieses sogar unbeabsichtigt überschritten wird, einfach weil nie aktuelle Echtzeit-Daten zur Verfügung stehen?

In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen ließen sich durch die Optimierung eben dieser tagtäglichen Arbeitsabläufe mehrere Tage pro Monat einsparen, die Mitarbeiter:innen für sinnvollere Aufgaben nutzen können. Und nicht zuletzt würde auch die gesamte Budgetplanung endlich mehr Klarheit bekommen.

Das alles klingt ja schon nach genug Argumenten, sich des Themas anzunehmen, aber wieso gerade jetzt, wo das Jahr zur Neige geht? Lesen Sie weiter:

Das neue Geschäftsjahr & die Budgetplanung an einem Ort

Wie wäre es, wenn das neue Jahr beginnt und von Anfang bis Ende herrscht Klarheit, nicht nur in der Finanzabteilung, sondern auch bei allen anderen? Das geht – indem Sie mit einer Software wie finway Ihre Budgets für alle Abteilungen individuell und flexibel fürs ganze Jahr planen und abbilden.

Wenn Sie hier zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres bereits aufgestellt sind, können Sie den kompletten Jahresverlauf in einem Tool abbilden und die einzelnen Monate miteinander vergleichen – und daraus jetzt schon fürs nächste Jahr lernen.

Sie bekommen eine klare Übersicht mit Echtzeit-Blick, der sich mit jeder neuen (geplanten) Ausgabe automatisch aktualisiert. Ist ein Limit in Gefahr, kann der Einkauf abgelehnt und auf den Folgemonat verschoben werden, oder Sie treffen die Entscheidung, das Budget für diesen Monat zu erhöhen. In jedem Fall wissen Sie von vornherein Bescheid und böse Überraschungen bleiben aus.

Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie eine grafische Darstellung von geplanten und getätigten Ausgaben in der Budgetplanung aussehen kann. Hier hat jemand im Sommer begonnen, mit finway zu arbeiten:

 

Budgetübersicht

Das ist mit finway alles in Sachen Budgetplanung möglich:

  • Budgets flexibel und individuell pro Monat und Kostenstelle festlegen. Droht die Gefahr, dass ein Budget überzogen wird, ist das auf einen Blick erkennbar, noch bevor das Geld ausgegeben ist.
  • Kostenstellen-Verantwortliche definieren
  • Diese sehen getätigte und geplante Ausgaben inklusive Mitarbeiter, Lieferant und Grund für den Einkauf
  • Jede anstehende Ausgabe wird über sog. Einkaufsanträge, die Mitarbeiter:innen erstellen, und dann automatisch in Echtzeit im Budget eingeplant und abgebildet.

So können Sie jederzeit rechtzeitig reagieren, wenn z.B. eine große Ausgabe das Budget zu sprengen droht. Und Sie wissen endlich, wohin das Geld in Ihrem Unternehmen eigentlich fließt.

Für Ihre Mitarbeiter:innen und Sie ist das die ideale Einarbeitungs-Zeit

Die Umstellung auf ein Finanzbetriebsystem wie finway kostet gar nicht so viel Zeit wie Sie vielleicht glauben, aber vielleicht ein bisschen Überwindung und vor allem Lust auf Neuerungen. Denn, bei der Umstellung der Finanzprozesse müssen alle einbezogen werden, die irgendwie daran beteiligt sind. Das heißt, jede:r der im Rahmen seiner Arbeit Geld des Unternehmens ausgibt (egal ob über Firmenmittel oder private Auslagen), ist dabei!

Manchen fällt es leichter, sich an veränderte Abläufe zu gewöhnen, bei anderen dauert es ein paar Tage, bis sich alles naht- und mühelos integriert hat. Der Mensch ist nunmal ein Gewohnheitstier und der Bärenanteil einer Prozess-Umstellung erfolgt im Kopf. Nur ein paar Beispiele:

Bis jetzt:

  • Per E-Mail, Telefon oder persönlich nach der Firmenkreditkarte fragen & hoffen, dass der:die Verantwortliche zugegen ist, falls eine SMS-Bestätigung verlangt wird
  • Eine Firmenkreditkarte für alles – und keiner weiß am Ende mehr, wer was gekauft hat
  • Unklarheiten bei Rechnungsfreigaben: Wer ist für was zuständig? Bleibt nur durchfragen, oder alles im Kopf behalten
  • Rechnungen abspeichern oder ausdrucken, mit Kontierstempel hantieren oder Belege und Kontoauszüge abgleichen und zusammentackern
  • Zettelwirtschaft mit Belegen, die die Buchhaltung mühsam abtippen muss
  • Budgetklarheit erst, wenn zum Monatsabschluss wirklich alle Zahlen vorliegen und abgeglichen werden kann

Mit finway:

  • Klar definierte Freigabeprozesse für sämtliche Einkäufe und Rechnungen
  • Nichts geht verloren, keiner muss erinnert werden, alle To-Dos (“Rechnung hochladen”, “Rechnung freigeben” usw.) im Dashboard der Software
  • Rechnungen digital vorkontieren (Kostenstelle, Sachkonto, Kostenträger etc.), Belege und Ausgaben werden automatisch gematcht
  • Sämtliche Quittungen und Belege einscannen oder abfotografieren, direkt in die Software hochladen und per OCR auslesen.
  • Schon vor jedem Einkauf sehen Sie, wie sich dieser auf das Budget auswirkt, wenn der:die einkaufende Mitarbeiter:in einen sog. Einkaufsantrag dafür einreicht

Bleibt die Frage: Warum aber gerade jetzt kurz vor Jahresende noch wechseln? Die Antwort ist simpel:  Wenn Sie im nächsten Jahr von Anfang an mit optimierten Prozessen durchstarten wollen, können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen genau jetzt die verbleibenden Wochen nutzen, um sich umzustellen und einzugewöhnen.

Denn: Sie können eine neue Finanzsoftware natürlich auch onboarden, ohne dass Sie rückwirkend das fast vergangene Jahr noch einspielen müssen. In den verbleibenden Wochen des Jahres können Sie also mit einer, nennen wir es mal, motivierten Gelassenheit Ihre Mitarbeiter:innen ins Tool holen, Workflows einstellen und testen.

Ein Kunde berichtete uns:

“Ich habe als Admin keinerlei Rückfragen zur Anwendung von meinen Kolleg:innen bekommen. Kein “wo muss ich drücken wenn ich etwas freigeben will” etc. Du bekommst ein Nachricht wenn du etwas machen musst, du kannst Rechnungen oder Anträge freigeben, ablehnen oder einen Kommentar verfassen.“

Und nicht zuletzt fangen die ganzen Vorteile der Nutzung eines “Finance Operating Systems” ja nicht erst im neuen Jahr an – auch jetzt schon werden Sie erkennen, wie viel Zeit und Nerven sich sparen lassen, wenn die Prozesse endlich rund laufen.

 

Demo Buchen

Und zum Schluss noch das vielleicht auch strategisch überzeugendste Argument :

Nutzen Sie womöglich vorhandenes Software-Budget bevor es verfällt!

Wie sieht es mit Ihrer Budgetauslastung für Software in diesem Jahr aus? Haben Sie hier noch ungenutzte Ressourcen, die Sie verpuffen lassen würden, und riskieren, dass im kommenden Jahr die Mittel von vornherein niedriger angesetzt werden? Dann haben Sie doch DAS schlagende Argument, sich jetzt noch mit einem neuen Tool, das Ihnen wirklich helfen wird, zu befassen.

Denn es passiert wirklich oft, dass im Unternehmen noch Mittel zur Verfügung stehen – Budget, das für bestimmte Ausgaben vorgesehen ist und für diese auch genutzt werden sollte. Wenn es unterm Jahr gerne mal heißt, es wäre kein Geld für etwas da, oder man müsse sich einen Puffer erhalten, ist jetzt genau die Zeit eben diesen zu nutzen.

Aber, mit welchen Kosten müssen Sie denn hier rechnen? Die Kosten für finway berechnen sich nach der Anzahl der Rechnungen, die monatlich im System verarbeitet werden sollen – davon abgesehen stehen Ihnen in jedem Paket wirklich alle Funktionen zur Verfügung. Darüber hinaus wird eine kleine Onboarding-Gebühr fällig. Genau so etwas lässt sich natürlich ideal über ungenutztes Restbudget abdecken. Mehr über unsere Preise erfahren Sie hier.

Fazit:

Für einen Wechsel auf ein intelligentes Finanzbetriebsystem und die Optimierung Ihrer internen Prozesse ist eigentlich kein Zeitpunkt der falsche – und jetzt ist sogar genau der richtige! Wir freuen uns, wenn wir Ihnen persönlich demonstrieren dürfen, wie Sie von einem Finanzbetriebsystem wie finway profitieren können.