Spesenabrechnung 2026 - Definition & alle Infos

Zuletzt aktualisiert am 17.12.2025

Das neue Jahr bringt frischen Wind in die Buchhaltung – und wie jedes Jahr auch Änderungen bei den Reisekosten. Für Sie als Geschäftsführer:in oder Finanzleiter:in bedeutet das: Systeme updaten, Richtlinien prüfen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden korrekt abrechnen. Gerade im internationalen Geschäftsumfeld hat sich 2026 einiges getan.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur Spesenabrechnung 2026, welche neuen Pauschalen gelten und wie Sie diesen Prozess endlich vom Zeitfresser zum Selbstläufer machen.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung (oft auch Reisekostenabrechnung genannt) ist das Dokument, mit dem Arbeitnehmer ihre beruflich veranlassten Ausgaben vom Arbeitgeber zurückfordern. Hierbei geht es um Kosten, für die die Mitarbeitenden zunächst mit privaten Mitteln in Vorleistung getreten sind.

Spesenabrechnungen sind notwendig, um Kosten für Geschäftsreisen korrekt zu verbuchen und steuerlich geltend zu machen. Unternehmen können diese Aufwendungen als Betriebsausgaben verbuchen, wodurch sich die Steuerlast senkt. Damit Spesen vom Finanzamt als solche anerkannt werden, muss die Spesenabrechnung zahlreiche Regularien erfüllen.

Wichtig für Ihre Planung: Erstatten Sie als Unternehmen die Spesen nicht oder nur teilweise, können Ihre Mitarbeitenden diese Kosten in ihrer privaten Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Was sind Spesen?

Wortwörtlich kommen “Spesen” (von ital. spese, Plural von “spesa”, zu dt. Ausgabe) in deutschen Gesetzestexten nicht vor – weshalb der Begriff nicht exakt definiert ist u.a. folgende Bedeutungen haben kann:

Alle Kosten, die auf beruflichen Reisen entstehen
Alle Auslagen, die Arbeitnehmer:innen auf beruflichen Reisen tätigen
Die Kosten für die Verpflegung (e.g. die Pauschalbeträge), die auf beruflichen Reisen entstehen.

Am gängigsten ist die zweite Interpretation. Auf eine Spesenabrechnung, die Arbeitnehmer:innen ihrem Arbeitgeber erstellen, gehören folgerichtig ausschließlich Ausgaben, die sie mit eigenen Mitteln ausgelegt haben.

Welche Ausgaben gehören in die Spesenabrechnung 2026?

Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen)
Übernachtungskosten
Fahrtkosten
Reisenebenkosten

Die gesetzliche Grundlage bildet hierbei weiterhin das Einkommensteuergesetz (EStG, §9). Schauen wir uns die Details für 2026 an:

Verpflegungsmehraufwand 2026

Wer geschäftlich unterwegs ist, kann nicht günstig zu Hause essen. Diesen „Mehraufwand“ gleicht der Gesetzgeber über Pauschalen aus. Wichtig für Ihre Buchhaltung: Es werden (in der Regel) keine tatsächlichen Restaurantquittungen erstattet, sondern feste Sätze angesetzt.

Inlandspauschalen Deutschland 2026

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands bleiben die Sätze im Jahr 2026 konstant auf dem Niveau der Vorjahre:

Kleine Spesenpauschale (An-/Abreisetag oder Abwesenheit 8–24 Std.): 14,00 €
Große Spesenpauschale (Abwesenheit 24 Std.): 28,00 €

Änderungen bei Auslandspauschalen ab 1. Januar 2026

Hier wird es für 2026 interessant. Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 die Pauschbeträge für diverse Länder angepasst. Wenn Ihr Vertrieb oder Ihre Berater:innen international unterwegs sind, müssen diese Sätze zwingend in Ihren Systemen aktualisiert werden.

Einige Beispiele für geänderte Sätze (Verpflegung bei 24h Abwesenheit):

China (Peking): Anpassung auf 57 €
Schweiz (Genf): Anpassung auf 70 €

Eine vollständige Liste aller Länder und die dazugehörigen Übernachtungspauschalen finden Sie direkt beim Bundesfinanzministerium.

Tipp: Prüfen Sie bei Reisen, die über den Jahreswechsel 2025/2026 stattfanden, genau, welcher Satz für welchen Tag gilt.

Die Kürzung der Pauschale nicht vergessen

Lädt das Unternehmen den:die Mitarbeiter:in zum Essen ein (oder ist es im Hotelpreis enthalten), muss die Pauschale gekürzt werden. Das Finanzamt ist hier strikt:

Frühstück inklusive: Kürzung um 20 % der vollen Tagespauschale (Inland: 5,60 €)
Mittag-/Abendessen inklusive: Kürzung um je 40 % der vollen Tagespauschale (Inland: 11,20 €)

Ein Rechenbeispiel für 2026: Ein Mitarbeitender ist 24 Stunden in München (Pauschale 28,00 €). Das Hotel bietet Frühstück, mittags zahlt die Firma das Geschäftsessen.
Rechnung: 28,00 € – 5,60 € (Frühstück) – 11,20 € (Mittag) = 11,20 € erstattungsfähiger Restbetrag.

Übernachtungskosten

Hier haben Sie zwei Optionen:

Tatsächliche Kosten: Der Standard im Mittelstand. Der:Die Mitarbeiter:in reicht die Hotelrechnung ein, Sie erstatten den vollen Betrag. Voraussetzung: Die Rechnung läuft korrekt auf die Firmenadresse (wichtig für den Vorsteuerabzug!).
Übernachtungspauschale: Im Inland beträgt diese pauschal nur 20,00 € – in der Praxis für Hotelübernachtungen kaum relevant. Im Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die oft deutlich höher sind. Diese dürfen aber nur steuerfrei erstattet werden; ein Vorsteuerabzug ist hier nicht möglich.

Achtung bei der Verpflegung im Hotel: Frühstück muss auf der Rechnung oft gesondert ausgewiesen werden (oder als „Business Package“). Reine Übernachtung hat 7 % USt, Verpflegung 19 %. Moderne Spesen-Tools splitten das automatisch.

Merkliste:

Erstattet der Arbeitgeber: Die Hotelrechnung muss als Rechnungsanschrift die korrekte, vollständige Geschäftsadresse des Arbeitgebers enthalten
Erstattet der Arbeitgeber nur die Übernachtungspauschale, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag über seine Steuererklärung absetzen. In diesem Fall muss die Rechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt sein.
Übernachtungskosten (mit Rechnung) sind vorsteuerabzugsfähig, Übernachtungspauschalen nicht.
Übernachtung und Verpflegung (Frühstück, Halbpension) innerhalb Deutschlands müssen als separate Posten mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen auf der Rechnung ausgewiesen sein. Reine Übernachtungskosten werden mit 7% besteuert, andere Leistungen wie die Verpflegung mit 19%.
Ist Verpflegung komplett oder in Teilen im Hotelpreis enthalten, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden

Fahrtkosten

Wenn Arbeitnehmer eigene Mittel für Beförderungskosten, z.B. Zug- oder Flugbuchungen oder für einen Mietwagen vorstrecken, so sind die Kosten dafür vollständig erstattungsfähig, doch sollte dies mit dem Arbeitgeber genau abgesprochen sein. Wird ohne Rücksprache ein Business-Class-Flug gebucht oder ein Oberklassewagen gemietet, kann der Arbeitgeber sich weigern, die vollen Kosten zu tragen und nur die entsprechenden Kosten für eine auf gleicher Strecke günstigere Option erstatten. Ein solches Verhalten kann darüber hinaus weitreichende Konsequenzen für Arbeitnehmer haben.

Bei Nutzung des privaten Kfz auf Geschäftsreisen

Hier haben Arbeitnehmer:innen im Grunde zwei Möglichkeiten, die entstandenen Fahrtkosten abzurechnen.

Erstens: Über die Kilometerpauschale (nicht zu verwechseln mit der “Entfernungspauschale” für Pendler:innen den Arbeitsweg!). Diese berechnet sich aktuell (Stand 2025) wie folgt:

Eigener PKW	30 Cent / km
Eigenes Motorrad	20 Cent / km

Zweitens: Über den individuellen Kilometersatz

Bei hochwertigen Privatfahrzeugen lohnt sich unter Umständen die aufwändige Berechnung eines individuellen Kilometersatzes – hier werden alle Kosten, die das Fahrzeug im Laufe eines Jahres verursacht (inkl. Abschreibung, Versicherung…) allen gefahrenen Kilometern gegenübergestellt und es sind genaue Nachweise (z.B. über ein Fahrtenbuch) notwendig. Die Anwendung dieses Kilometersatzes lohnt sich also vor allem dann, wenn dadurch wesentlich höhere erstattungsfähige Fahrtkostenbeträge zustande kommen.

Ausführlichere Informationen zu Fahrtkostenpauschalen und Alternativen finden Sie in unserem Artikel „Kilometerpauschale – Endlich durchblicken“.

Reisenebenkosten – was geht und was nicht?

Alles, was zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig ist, ist erstattungsfähig.

Erstattungsfähig:

Parkgebühren & Maut
Gepäckgebühren
Telefonkosten (beruflich)
Trinkgelder (per Eigenbeleg oder auf Bewirtungsbeleg)

Nicht erstattungsfähig (Privatvergnügen):

Minibar
Pay-TV im Hotel
Private Ausflüge am Abend

Diese Nebenkosten müssen Angestellte ebenfalls über Belege (Quittungen) nachweisen, um Anspruch auf Erstattung zu haben. Im Falle von Trinkgeldern sind das meist Eigenbelege, es sei denn, es liegt ein korrekt ausgestellter Bewirtungsbeleg vor, dieses ausweist. Für diese Art von Beleg gibt es zudem eine ganze Reihe weiterer Anforderungen, über die wir im Artikel über Bewirtungsbelege informieren.

Herausforderung Spesenabrechnung: Warum es oft hakt

Seien wir ehrlich: Niemand macht gerne Spesenabrechnungen. Mitarbeitende sammeln ungern Belege, kleben sie auf Papier oder scannen sie mühsam ein. Die Finanzbuchhaltung muss jedem fehlenden Beleg hinterherlaufen und prüfen, ob die Pauschalen für „Reiseziel Shanghai“ oder „Reiseziel Kopenhagen“ auch wirklich nach der Tabelle für 2026 berechnet wurden.

Die häufigsten Probleme:

Veraltete Excel-Vorlagen
Unklare Richtlinien („Durfte ich jetzt das Taxi nehmen?“)
Lange Wartezeiten bis zur Erstattung (frustriert Mitarbeiter)
Fehleranfällige manuelle Übertragung in die Buchhaltung

Die Lösung: Spesenabrechnung automatisieren mit finway

Gerade bei Umsätzen zwischen 1 und 50 Millionen Euro wächst die Komplexität der Abrechnungen oft schneller als das Finanzteam. Hier bietet die Digitalisierung einen enormen Hebel.

Mit finway transformieren Sie diesen Prozess:

Belegerfassung per App: Mitarbeitende fotografieren den Beleg noch im Restaurant. Keine verlorenen Quittungen mehr.
Automatische Pauschalen: Ob Inland oder die neuen Sätze für 2026 im Ausland – das System kennt die aktuellen Werte und berechnet sie automatisch anhand der Reisedaten.
Integrierte Richtlinien: Das System warnt, wenn Ausgaben aus dem Rahmen fallen.
Vorkontierung & Export: Die Daten landen fertig vorkontiert in Ihrer Buchhaltung (z.B. DATEV).

Das Ergebnis? Zufriedene Mitarbeitende, die ihr Geld schnell zurückbekommen, und eine Finanzabteilung, die sich auf Analysen statt auf Zettelwirtschaft konzentriert.

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Disclaimer

Dieser Beitrag wurde mit großer Sorgfalt und nach ausführlicher Recherche geschrieben, jedoch stellt er keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar sondern dient lediglich der Information. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine sichere Beratung sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung oder ihrem:ihrer Anwält:in.

Stand: 17. Dezember 2025