Wie können Sie als CFO in unsicheren Zeiten trotzdem planen?

Es gibt Dinge, die kann man nicht vorhersehen. Selbst, wer in der Liquiditätsplanung gewissenhaft mit Szenarien für gute und schlechte Zeiten arbeitet, kann (und wird) die ein oder andere Überraschung erleben. Die letzten Jahre haben schließlich gezeigt, wie schnell sich alles ändern kann. In solchen Fällen hilft auch die gewissenhafteste Szenarien-Entwicklung nicht. Wie also plant man in scheinbar unplanbaren Zeiten?

Jetzt, wo die diversen Krisen, Inflation und Unsicherheiten da sind, gilt es also, mit dem zu arbeiten, was man hat. Verschiedene Ausführungen eines Worst-Case-Szenarios sind ja in der jüngsten Vergangenheit mehr oder weniger auf dem Silbertablett serviert worden. Wir vermuten, als CFO hat sich Ihre Rolle spätestens jetzt verändert und erweitert.

Die Top-Prioritäten für CFOs in diesen Zeiten sind Anpassungsfähigkeit, der Gebrauch von starken Analysen, Zusammenarbeit, die Suche nach der Wahrheit und bewusste Entscheidungsfindung. –  aus „3 CFO Priorities for An Unstable Time“

CFOs als strategische Business-Partner: 5 essenzielle Dinge

Als CFO müssen Sie sowohl kurzfristige als auch längerfristige Unsicherheiten mitdenken. So können Sie mit einem tiefen Verständnis für Ihr Unternehmen trotz aller Krisen planen. Die wichtigste Eigenschaft, die CFOs und ihre Finanzteams dabei auszeichnet: Flexibilität.

Wie war das? Nur eines ist sicher: Nichts ist sicher. In der Rolle des CFOs ist es daher essentiell, sich selbst auf konstanten Wandel einzustellen und dementsprechend das Unternehmen finanziell so aufzustellen, dass es sicher durch wechselnde Zeiten geht.

1. Finanzplanung, Kostenkontrolle und Risiko-Management sind der Schlüssel zu finanzieller Beweglichkeit

Klar, Finanzplan und Prognose stehen auf einmal auf sehr wackeligen Beinen, wenn die Zeiten unsicher sind.  Unternehmen müssen in der Lage sein, sich auf veränderte Bedingungen (wie z.B. eine Pandemie mit Lockdowns, Lieferstopps und Homeoffice oder die jetzige Rezession) einzustellen – das erfordert vor allem organisatorische Flexibilität. Umso dynamischer muss auch die Geschäftsplanung laufen.

Statt traditionell auf vierteljährliche oder jährliche Planungszyklen zu setzen, sollten Sie auf Basis mehrerer Szenarien planen und auf kürzere Zeiträume aufbauen, um die Auswirkung veränderter Umstände auf Umsatzerlöse und Kosten besser zu verstehen. Eine dynamischere Geschäftsplanung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren und den bisherigen Kurs zu korrigieren.

Wichtige Fragen, die Sie sich als CFO stellen sollten:

• Bezahlen Kunden pünktlich?
• Welche Auswirkungen hat es, wenn ein bestimmter Prozentsatz der Kunden Rechnungen nicht begleicht?
• Müssen Lieferantenverträge aufgrund von veränderter Nachfrage neu verhandelt werden?

Tools für Liquiditätsplanung und Kostenkontrolle können der Finanzabteilung und insbesondere CFOs helfen, ein vollständiges Bild über Bargeldpositionen und allgemein Liquidität zu erstellen, verschiedene Szenarien flexibel aufzubauen und Prognosen mit Ist-Daten abzugleichen. So können Sie potenzielle Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und den Cashflow sofort erkennen – und können die Geschäftsplanung im Vergleich zu zeitaufwendigen Tabellenkalkulationen effektiver gestalten.

Tipp: Firmenkarten können Ihnen helfen, zu jeder Zeit den Überblick zu behalten. Während Sie Ihren Mitarbeitenden Vertrauen entgegenbringen und Anschaffungen ohne zahlreiche Abstimmungsschleifen tätigen können, behalten Sie bei allen Transaktionen durch Automatisierung und Transparenz alle Kosten stets im Blick.

2. Ihre Wirksamkeit als CFO: Bleiben Sie flexibel

Waren effizientere und dynamischere Arbeitsweisen im Finanzteam schon vor der Pandemie auf dem Vormarsch, hat die Corona-Pandemie die Notwendigkeit von Automatisierung und Digitalisierung schonungslos deutlich gemacht. Schließlich machen Controlling, Monatsabschlüsse und Betriebsprüfungen auch in Krisenzeiten keine Pause.

Mit der Etablierung des Homeoffices und der Verstreuung von Teams ist es relevanter denn je geworden, nicht nur „Remote-Abschlüsse“ tätigen zu können, sondern das gesamte Tagesgeschäft der Finanzabteilung von überall aus zu führen. Dementsprechend bleibt es auch für Sie als CFO wichtig, Daten, statt weit weg und gut verschlossen in Büro-Aktenordnern, direkt zu Hause griffbereit zu haben.

Ein Hoch auf diejenigen, die den Finanzbereich mit einem Tool wie finway bereits automatisiert und digitalisiert haben. So konnte und kann die Kreditorenbuchhaltung auch remote weiterlaufen. Diesen Grad an Automatisierung sollten Sie beibehalten – selbst wenn es für Ihr Unternehmen ganz oder in Form von Hybrid-Lösungen zurück ins Büro geht.

Denn: Durch intelligente Workflows weiß jede:r Mitarbeitende, ob über die Ferne hinweg oder nur von Büroraum zu Büroraum, was mit Anträgen und Rechnungen zu tun ist, damit pünktlichen Monatsabschlüssen auch keine fehlenden Belege mehr im Weg stehen. Ein Dashboard konsolidiert die wichtigsten Daten, um einen Echtzeit-Überblick über Cashflow, Budgets und Prognosen zu geben und Ihnen so die Kostenkontrolle in wirtschaftlich schwachen Zeiten zu erleichtern.

3. Halten Sie Ihre Stakeholder im Loop und teilen Sie wichtige Erkenntnisse

Noch einmal: Wenn die Zeiten unsicher sind, sind verlässliche Daten das Fundament jeder Unternehmensplanung. Damit alle Stakeholder auf dem gleichen Stand sind, ist es umso wichtiger, den Zugang zu diesen Daten unternehmensweit zu erleichtern. Je mehr Daten sich über einzelne Tools verteilen und zeitaufwendig konsolidiert werden müssen, umso eher laufen Sie Gefahr, Risiken nicht schnell genug zu erkennen oder uninformierte Entscheidungen zu treffen.

Ein ausführlicher Datensatz hingegen bietet tiefere Einblicke und ermöglicht der Finanzabteilung, bessere Entscheidungen treffen zu können. Gleichzeitig kann Finance nur „vollinformiert“ glaubwürdige Erkenntnisse mit Stakeholdern wie Investor:innen, Lieferanten und Mitarbeitenden teilen. Das ist wichtig, damit Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistungen strategisch auf neue Situationen anpassen und weiterentwickeln können. Nur, wenn Sie allen Projektbeteiligten ein ganzheitliches Bild vermitteln können, können Sie die richtige Unterstützung finden bzw. potenzielle Schwachstellen von außen identifizieren lassen.

Gleichzeitig erhalten Sie einen besseren Einblick in das Betriebskapital („Working Capital“), was Ihnen wiederum hilft, den Mindestbedarf an Barmitteln und Liquidität besser zu verstehen. Auch hier können Stakeholder wichtigen Input liefern, wenn es darum geht, wo künftig investiert werden kann.

Achtung: Dadurch, dass sich die meisten Unternehmen bis vor wenigen Jahren vor allem darauf konzentrierten, den Umsatz zu steigern und Gewinne sorgfältig zu verwalten, führte dieser Profit-Fokus dazu, dass routinemäßige aber nicht weniger kritische Back-Office-Aktivitäten wie etwa die Rechnungsfreigabe als zu selbstverständlich angesehen wurden. Die Gefahr: Notwendige Finanzprozesse wie die pünktliche Begleichung von Verbindlichkeiten können nicht von allen Beteiligten gleichermaßen gewährleistet werden, was die gesamte Buchhaltung in Verzögerung bringt und das finanzielle Fundament ins Wackeln bringt.

Ebenso können Sie im Finanzbereich wichtige Erkenntnisse bündeln. Als Finanzverantwortliche:r sollten Sie jederzeit in der Lage sein, aktuelle Erkenntnisse Ihres Bereichs für die Investor:innen Ihres Unternehmens bereitzustellen, um dessen Krisensicherheit verdeutlichen zu können. Oder, und auch den Fall wird es geben, rechtzeitig um Unterstützung bitten zu können. Eine durchdachte, aber offene Kommunikation (es wäre fatal, in Krisenzeiten Zahlen zu beschönigen!) gehört in diesem Rahmen ebenso dazu wie die Planung von Risikominderung vor den jeweiligen Gewinnmeldungen.

4. Zusammenarbeit und direkte Kommunikation sorgt für Vertrauen und Integrität

Zeiten ändern sich: Verbraucher:innen und gerade die jüngeren Generationen besinnen sich laut Deloitte auf Unternehmen, die Integrität im Umgang mit Mitarbeitenden, Kund:innen und der Umwelt zeigen. Vertrauen, Ehrlichkeit, Transparenz und Gleichberechtigung stehen im Fokus, wenn es darum geht, von welchem Unternehmen Leistungen bezogen werden. Längst ist ein herausragendes Kundenerlebnis einer der größten Wettbewerbsvorteile für Unternehmen geworden. Und auch intern macht sich eine solche Werteverschiebung bemerkbar: Vom Hiring über Office-Kultur und Kommunikation bis zur Produktion werden neue Standards angesetzt, die darüber entscheiden, bei wem Bewerber:innen letztlich unterschreiben und ob Mitarbeitende sich einem Unternehmen zugehörig fühlen oder nicht.

Was bedeutet dieser Umschwung für Sie als CFO? Die Finanzabteilung hat den nötigen analytischen Überblick über Zahlen und Prozesse und kann somit die Auswirkungen von Veränderungen abschätzen. Wenn es darum geht, mutig interne Veränderungen vorzunehmen und sich durch anderes Arbeiten nach außen von der Konkurrenz abzugrenzen, sollten Sie als CFO unbedingt einschätzen können, was möglich ist und eine Richtung vorgeben. Ihre Finanzabteilung geht in diesem Streben nach Vertrauen und Transparenz zum Verbraucher mit Echtzeitdaten und Erkenntnissen voran und kann so die Entscheidungsfindung im Rest des Unternehmens verbessern.

5. Verstehen Sie Fähigkeiten und Chancen für die Zukunft des Finanzwesens

Die Finanzabteilung findet sich traditionell schnell in der Rolle des Gatekeepers wieder. Dabei ist Finance, wie wir oben bereits ausgeführt haben, längst im Wandel vom klassischen „Graf Zahl“ zum strategischen Wegweiser für das Unternehmen. Fortschreitende Automatisierung und technologische Möglichkeiten sind dabei wichtiger Teil dieses Wandels hin zum Rückgrat des Unternehmens und weniger eine Bedrohung für die Finanzabteilung .

Gleichzeitig müssen aber Ihre Mitarbeitenden aus- und weitergebildet werden, um bei diesem Wandel nicht unter die Räder zu kommen. Die Finanzorganisation ist in einer guten Position, um die Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden zu entwickeln, damit sie von den neuen Technologien und Tools profitieren und die Weiterentwicklung voranzutreiben. Zudem kann die Investition in Mitarbeitende Ihr Unternehmen gegen die „Great Resignation“ wappnen (dem seit 2021 stark anhaltenden Trend, dass Arbeitnehmer:innen freiwillig ihren Job kündigen, weil Unternehmen an starren, teils veralteten Ansichten festhalten).

Laut einer weltweiten Umfrage von Workday gibt mehr als die Hälfte der Befragten an, dass sie planen, bis 2024 mindestens 50 Prozent der Belegschaft neu zu qualifizieren, um mit der sich verändernden Arbeitswelt Schritt zu halten.

Das Finanzwesen und Sie als CFO sind also in einer guten Position, um aktuelle und kommende Herausforderungen mit neuen Technologien und den richtigen Tools zu überwinden und zudem die Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu fördern, damit sie ebenfalls von den neuen Technologien profitieren können.