Digitale Rechnungsverarbeitung

Verabschieden Sie sich von Papierchaos und manuellen Arbeitsschritten: Mit finway digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung ganzheitlich, schnell und einfach: vom Eingang, über die Prüfung bis hin zur Freigabe, Bezahlung und Übergabe in die Buchhaltung.

finway Capterra-Bewertung
Digitale Rechnungsverarbeitung Dashboard

Ihre Rechnungsverarbeitung kostet zu viel Zeit und Nerven?

Im Durchschnitt benötigen Unternehmen 30 Minuten für die Bearbeitung und Freigabe einer einzelnen Rechnung. Und hier ist die verlorene Zeit durch die Suche nach fehlenden Rechnungen noch nicht einmal inkludiert. Das kommt Ihnen bekannt vor? Wir haben die passende Lösung für Sie. Mit finway sparen Sie bis zu 85 % der Zeit für Ihre Rechnungsverarbeitung. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitungsprozesse reduzieren Sie nicht nur den Arbeitsaufwand aller Beteiligten, sondern erhalten wertvolle Einblicke ins Tagesgeschäft, um Ihre Ausgaben effizient zu managen.

Nie wieder verlorene Rechnungen dank digitalem Rechnungseingang

Eingehende Rechnungen werden automatisch in Ihren finway-Account hochgeladen. Mit dem zentralen Rechnungseingang haben Sie so alle Rechnungen immer griffbereit an einem Ort zur Verfügung.

Digitaler Rechnungseingang
Automatische Rechnungserfassung

Automatische Rechnungserfassung mit OCR

Mit finway müssen Sie keine Daten aus Rechnungen mehr mühsam entziffern und abtippen. Die OCR Rechnungserkennung liest Ihre Rechnungen automatisch aus, sodass diese direkt weiterverarbeitet werden können.

Digitale Rechnungsfreigabe mit einem Klick – auch von unterwegs

Je nach Rechnungsbetrag, Abteilung und Mitarbeiter können Sie verschiedene Genehmiger in finway hinterlegen, welche die Rechnungen freigeben. Dank regelbasierter Workflows reduzieren Sie Fehler und binden alle zuständigen Personen nahtlos in den Prozess ein.

Digitale Rechnungsfreigabe
Digitale Rechnungsprüfung

Weniger Aufwand für die Rechnungsprüfung

Mit finway prüfen Sie Rechnungen schnell und automatisiert sowohl formell als auch sachlich. Dank individueller Workflowgestaltung passen Sie die Rechnungsprozesse flexibel an Ihr Unternehmen an.

Bezahlen Sie Ihre Rechnungen direkt aus finway

Binden Sie Ihr bestehendes Bankkonto an finway an und bezahlen Sie offene Rechnungsbeträge über Ihr Bankkonto direkt aus unserer Software, ohne das Tool verlassen und sich in Ihr Online-Banking einloggen zu müssen.

Offene Rechnungen direkt aus finway bezahlen
Vorkontierung von Kostenstellen

Optimale Vorbereitung der Buchhaltung

Sie können Rechnungen direkt im Tool den entsprechenden Kostenstellen und Sachkonten zuordnen und erleichtern so der Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater die Arbeit. Mehr über die vorbereitende Buchhaltung mit finway erfahren.

1-Klick Export zu DATEV Unternehmen Online

Mit einem Klick exportieren Sie Buchungsvorgänge und Belegbilder für den Upload zu DATEV Unternehmen Online. Der Export enthält alle Daten in den Formaten SKR03 und SKR04, die Sie für die Buchhaltung in DATEV benötigen.

Export DATEV Unternehmen Online
  • Jens Weinem
    “Mit finway können klein- und mittelständische Unternehmen die Buchhaltung optimal und gründlich vorbereiten. Dank der Vorkontierung für Kostenstellen und Sachkonten und dem bereits durchgeführten Abgleich zwischen Banktransaktionen und Belegen reduziert sich der Aufwand von Seiten des Steuerberaters erheblich. So werden Fehler vermieden und die Buchhaltung läuft effizienter.”
    Jens Weinem
    Steuerberater bei MSW PARTNERS
  • Prof. Dr. Jürgen Ernstberger
    Die Finanzfunktion kann von der Technologie von finway erheblich profitieren. Sie erhöht die Datenqualität, liefert Echtzeit Einblicke in die Ausgaben des Unternehmens und verhindert häufige Buchhaltungsfehler wie verlorene Rechnungen oder doppelte Zahlungen.
    Prof. Dr. Jürgen Ernstberger
    Professor für Financial Accounting an der TU München
  • Laurence Gaubert-Quednau
    Das Finway-Team hat durch die Integration der wichtigsten Einkaufskontrollen und KPIs großartige Arbeit geleistet! Diese Plattform ist effizient und bringt die richtigen Einkaufs- und Budgetprozesse in KMUs!
    Laurence Gaubert-Quednau
    CFO and Senior Finance Advisor

Digitale Rechnungsverarbeitung mit finway

Nutzen Sie finway für Ihre Rechnungsverarbeitung und bearbeiten Sie in Zukunft alle Rechnungen schnell und transparent in einem durchgängigen Tool.

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Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?

Unter einer Rechnungsverarbeitung versteht man allgemein die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die ein Unternehmen erhält. Viele Unternehmen arbeiten hier immer noch mit Papier und Freigabemappen. Dabei kann die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung schnell umgesetzt werden und zahlreiche Vorteile mit sich bringen.

Ablauf der digitalen Rechnungsbearbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung folgt in der Regel dem folgenden strukturierten Prozess.

  1. Rechnungseingang: Rechnungen gehen beim Unternehmen ein, müssen anschließend ggf. gescannt oder mithilfe eines digitalen Rechnungseingangs automatisch in ein entsprechendes Tool hochgeladen werden.

  2. Rechnungserfassung: Nun werden alle relevanten Rechnungsdaten erfasst. Mithilfe einer automatisierten Rechnungserkennung via OCR werden die Daten wie z.B. Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum automatisch zur direkten Weiterverarbeitung extrahiert und der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet.

  3. Rechnungsfreigabe: Rechnungen werden auf sachliche Richtigkeit geprüft und zur Weiterverarbeitung freigegeben. Mit finway erfolgt dies anhand regelbasierter Workflows, um die entsprechenden Freigaben effizient einzuholen. Für verschiedene Rechnungsbeiträge, Teams und Mitarbeiter können Sie unterschiedliche Genehmiger festlegen.

  4. Rechnungsprüfung: Darüber hinaus erfolgt eine Überprüfung der Rechnungen auf formale Richtigkeit. Nach erfolgreicher Freigabe und Prüfung können die Rechnungen bezahlt und in die Buchhaltung übergeben werden.

  5. Bezahlen der Rechnung: Offene Rechnungsbeträge müssen nun innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt werden. In finway wird Ihnen das Fälligkeitsdatum direkt angezeigt, sodass Sie Rechnungen pünktlich bezahlen, aber auch gleichzeitig die Liquidität Ihres Unternehmens im Blick haben. Offene Beträge können Sie direkt aus dem Tool heraus bezahlen, indem Sie Ihr Bankkonto an finway anbinden.

  6. Übergabe in die Buchhaltung und Archivierung: Alle Rechnungen müssen im nächsten Schritt in Ihr Buchhaltungsprogramm übergeben und später rechtssicher archiviert werden.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung anhand definierter Rechnungsworkflows

Der Prozess der Rechnungsverarbeitung kann vollständig digital abgebildet werden. Mit automatisierten Workflows werden die einzelnen Schritte in einem durchgängigen Tool wie finway durchlaufen. So können Sie alle benötigten Abteilungen und Personen in den Prozess integrieren und die jeweiligen Aufgaben automatisch zuweisen. Die Rechnungsworkflows passen Sie dabei individuell an Ihre bestehenden Unternehmensprozesse an.

Welche Vorteile bietet eine elektronische Rechnungsverarbeitung?

  • Bis zu 85% Zeitersparnis für die anfallenden Aufgaben
  • Einfache Integration aller notwendigen Personen und Abteilungen
  • Reduktion manueller Fehler
  • Verabschiedung von Papiermappen
  • Prozess funktioniert ortsunabhängig remote oder im Home Office auf allen Endgeräten

Wann lohnt sich eine Software für digitale Rechnungsverarbeitung?

Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung lohnt sich für alle Unternehmen. Bei kleineren oder frisch gegründeten Unternehmen lohnt es sich frühzeitig, die Rechnungsprozesse zu digitalisieren und den Grundstein für nachhaltiges Wachstum zu legen. So können die Ressourcen auf die wesentlichen Dinge wie Kundengewinnung oder Produktentwicklung gerichtet werden.

Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Personen sind in die Rechnungsbearbeitung involviert und desto fehleranfälliger und ineffizienter wird auch der Prozess. Eine Software für die digitale Rechnungsverarbeitung kann hier mit automatisierten Workflows für eine transparentere und schnellere Bearbeitung sorgen. Gleichzeitig wird der Personalaufwand in großen Unternehmen geringer und die Kosten für die Rechnungsverarbeitung sinken.

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