Vorbereitende Buchführung

Buchhaltung kann eine echte Zumutung sein, da diese nicht nur jeden Monat zu erledigen ist, sondern auch vom Finanzamt ständig auf ihre Richtigkeit geprüft wird. Deswegen haben größere Unternehmen für aufwendige Aufgaben wie die Kontierung oder Bilanzierung von Einnahmen und Ausgaben einen:eine Buchhalter:in, der:die diese Mammutaufgabe präzise übernimmt. Für Freiberufler:innen oder kleinere Unternehmen ist auch ein:eine Steuerberater:in der:die richtige Ansprechpartner:in für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. 

Bevor ein:e externer:externe Experte:Expertin helfen kann, muss das Unternehmen meist jedoch selbst einen Teil der Arbeit vornehmen. Eben diese Vorarbeit ist was man unter der vorbereitenden Buchhaltung versteht. 

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Was ist denn überhaupt eine vorbereitende Buchführung?

Die vorbereitende Buchführung ist somit eine Art Hilfestellung, die man dem:der Steuerberater:in bei der Erstellung der Steuererklärung gibt. Man bereitet also die wichtigen Dokumente auf, um den:der Steuerberater:in das Leben einfacher zu machen (Zeit ist Geld… ). In größeren Unternehmen gibt es sogar meistens eine ganze Fachabteilung die sich mit der Buchhaltung beschäftigt. Die dort angestellten Steuerfachkräfte erstellen dann die Steuererklärung innerhalb ihrer Abteilung. Auch in kleineren Einzelunternehmen, wird oftmals kein:keine Steuerberater:in gebraucht, da die Geschäftsführung meist selbst die Buchhaltung übernimmt. 

Vorbereitende Buchführung - warum eigentlich?

Der Rahmen der vorbereitenden Buchführung 

Das Ziel wie oben beschrieben ist also ganz klar: Alle benötigten Unterlagen so chronologisch geordnet und vollständig wie möglich für den:die Steuerberater:in/Steuerfachkraft vorzubereiten. Um dies zu tun sollte man folgende Aufgaben erledigt haben:

  • Sortierung der Belege
  • Kontierung von Belegen
  • Erfassung von Beträgen der Umsatzsteuervoranmeldung 
  • Lohnsteuerberechnung
  • Erstellung der Reisekostenabrechnung

Die eigentlichen Buchungen, Bilanzen, Kontierungen, Abschlüsse und Lohnangelegenheiten sind jedoch nicht mehr Teil der vorbereitenden Buchführung, sondern werden von dem:der zuständigen Steuerberater:in vorgenommen. 

Sortierung von Belegen

Da man in der Buchhaltung keine Buchung ohne Beleg vornehmen darf, häufen sich mit der Zeit für die verschiedenen Zahlungsvorgänge viele Belege an. 

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Um dem:der Steuerberater:in Zeit zu ersparen, ist es empfehlenswert, die passenden Belege gleich hinter den dazugehörigen Kontoauszug zu sortieren. 

Achtung! Belege haben bestimmte Aufbewahrungsfristen, da diese die Richtigkeit einer Buchung im Zweifelsfall beweisen können. 

Kontierung von Belegen

Unter Kontierung versteht man die Festlegung der Konten im Soll und Haben, die ein Beleg bei der Buchung beansprucht. Dafür sind folgende Schritte zur Vorbereitung notwendig:

  1. Der Eingang der Belege wird mit Datumstempel erfasst
  2. Die Belege werden chronologisch sortiert
  3. Die Rechnungen werden sachlich und rein rechnerisch auf ihre Richtigkeit geprüft

Anschließend werden die Konten mit ihren Kostenstellen und Beträgen angegeben, die letztendlich den Buchungssatz bilden. Und schon kann der:die Steuerberater:in den Beleg verbuchen (geschafft!).

Erfassung von Beträgen der Umsatzsteuervoranmeldung 

Da für die Umsatzsteuer sowohl Beträge aus vereinnahmter Mehrwertsteuer sowie aus geleisteter Vorsteuer von Bedeutung sind, müssen für die vorbereitende Buchführung sämtliche Ausgangsrechnungen nach ihren dazugehörigen Steuersätzen sortiert werden. Dabei gilt:

Differenz zwischen vereinnahmter und geleisteter Mehrwertsteuer
=
Umsatzsteuerschuld (an das Finanzamt zu leistender Betrag)

Belege sind (wie immer) unablässig, um die Richtigkeit der Steuerschuld festzustellen.

Lohnsteuerberechnung

Unter der Lohnsteuer versteht man eine Vorauszahlung der Einkommensteuer, die der:die Arbeitgeber:in vom Lohn einbehält und gleich ans Finanzamt abgibt. Die Höhe der abzugebenden Lohnsteuer steht in der Lohnsteuererklärung geschrieben, welche ein:eine Unternehmer:in jeden Monat zu definieren hat. Die Höhe leitet sich dabei von einer Lohnsteuertabelle (mittlerweile auch von einem Lohnsteuerrechner) ab.

Erstellung der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung beinhaltet, wie man erahnen kann, die Kosten die Mitarbeiter:innen und Unternehmer:innen bei ihren beruflichen Reisen aufwenden mussten. Während einer Geschäftsreise anfallende Kosten, können unter Betriebsausgaben gezählt und steuerlich abgesetzt werden. Beispiele für solche Reisekosten sind:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungskosten
  • Übernachtungskosten

und vieles mehr. Es empfiehlt sich also äußerst, Belege aufzuheben und von der Steuer abzusetzen. 

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