Eine Rechnung, oder auch Faktura genannt, ist ein Dokument, welches auf der Basis eines wirksamem Kaufvertrags das dadurch fällige Entgelt als Bezahlung für eine Gegenleistung aufzeigt. Im Falle eines Unternehmens ist dies häufig die gestellte Rechnung vom Unternehmen an den:die Kunde:in. 

Tipp! Sie möchten alle betrieblichen Ausgaben übersichtlich und einheitlich in einem Programm kontrollieren? Versuchen Sie es doch mit finway, der Software für holistisches Ausgabenmanagement.

Da eine Rechnung auf der Basis einer bereits erbrachten Leistung besteht, muss sie genaue Angaben über den geschlossenen Vertrag, die geforderte Zahlung und ihre Höhe, sowie andere wichtige Angaben machen. Heutzutage ist es möglich, Rechnungen als Papier oder in elektronischer Form zu übermitteln. 

Bestandteile einer Rechnung

Die essentiellen Bestandteile einer Rechnung leiten sich aus einem geschriebenen Gesetz ab. Denn gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG), gehören folgende Elemente verpflichtend zu einer Rechnung dazu:

  • Vollständiger Name sowie vollständige Adresse des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (= wer eine Leistung oder einen Gegenstand vom Verkäufer erwerben will)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungsbetrag (aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag)

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen muss zudem auch noch die Umsatzsteuer-ID des:der Leistungsempfängers:in angegeben werden. 

Zu den gesetzlich vorgeschriebenen Teilen einer Rechnung macht es durchaus Sinn, noch einige weitere Angaben hinzuzufügen. Diese Angaben passieren jedoch auf freiwilliger Basis, erleichtern aber den Zahlungsverkehr erheblich:

  • Kontoverbindung, auf die zu überweisen ist
  • Fälligkeitsdatum (Ende der Frist)
  • Kontaktdaten des:der Rechnungsstellers:in

Tipp! Sie haben Angst den Überblick über Ihre betrieblichen Ausgaben zu verlieren und möchten auf keinen Fall Fristen für Rechnungszahlungen verpassen? Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von finway ist dies kein Problem mehr! Klicken Sie hier, um noch heute eine kostenlose Demo zu vereinbaren.

Kleinbetragsrechnungen

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, welche nicht über einen Rechnungsbetrag von 250€ geht. Für diese Art von Rechnungen gelten deutlich lockere Bestandteil-Regelungen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsbetrag, diesmal nur aufgeschlüsselt in Bruttobetrag und Steuersatz

Aufgepasst! Die 250€ Freigrenze inkludiert schon die zu zahlende Umsatzsteuer.

Aufbewahrung einer Rechnung

Es gibt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, welche 10 Jahre beträgt. Diese Zeitspanne gilt für alle Rechnungen, egal ob in Papierform oder elektronisch, sowie für Kleinbetragsrechnungen. Für Informationen über genauere Regelungen schauen Sie gerne auf unserem Beitrag über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) vorbei. 

Achtung! Üblicherweise sind viele Rechnungen auf Thermopapier gedruckt, welches sehr schnell ausbleicht. Deswegen muss von diesen Rechnungen eine zusätzliche Kopie auf normales Papier erstellt werden, damit auch hier die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist eingehalten werden kann. 

Die Aufbewahrungsfrist beginnt hierbei immer am 31.12 des Jahres, in welchem die Rechnung gestellt wurde und endet 10 Jahre danach. Wird also beispielsweise eine Rechnung am 06.08.2021 erstellt, so muss diese bis zum 31.12.2031 aufbewahrt werden. 

Und was ist dann eigentlich eine Quittung?

Wie oben erläutert, ist eine Rechnung ein Dokument, welches eine kaufvertragliche Forderung aufgrund von der Erbringung einer Leistung aufzeigt. Die Rechnung zeigt also eine Forderung auf, während eine Quittung hingegen das Erlöschen einer Forderung aufzeigt. Dies wird zum Beispiel relevant, wenn ein:e Unternehmer:in einen Kauf in bar tätigt: Durch eine Quittung über diesen Kauf wird klar, dass er:sie der Forderung auf Kaufpreiszahlung nachgekommen ist und sie somit erloschen ist. 

Schon gewusst? Quittungen werden gesetzlich genauso gehandhabt wie Kleinbetragsrechnungen. Daher hört man den Begriff Quittung auch oftmals im Alltag, wenn es um kleinere Käufe geht. 


Tipp: Laufen Sie in Ihrem Beleg-Chaos Gefahr, Rechnungen falsch einzuordnen oder vielleicht sogar zu übersehen? Erfahren Sie hier, wie mit finway das Management all Ihrer Belege ganz unkompliziert wird!

« Zurück zum Glossar-Index