Unter der Rechnungsnummer versteht man eine ID aus Zahlen und/oder Buchstaben, welche eine eindeutige Referenz zur einer einzigen Ausgangsrechnung bildet. Damit die Rechnungsnummer auch wirklich einzigartig und einfach zuzuordnen bleibt, darf der:die Rechnungssteller:in jede Kennung nur genau für eine Rechnung nutzen.

Tipp: Laufen Sie in Ihrem Beleg-Chaos Gefahr, Rechnungen falsch einzuordnen oder vielleicht sogar zu übersehen? Erfahren Sie hier, wie mit finway das Management all Ihrer Belege ganz unkompliziert wird und Ihnen jeden Monat etliche Stunden Zeit einspart ! 

Die rechtliche Grundlage

Doch warum dieser ganze Aufwand? Wie so oft in Deutschland findet diese Norm nicht auf einer freiwilligen, sondern auf einer gesetzlichen Basis statt. Die Rechnungsnummer hat ihren Ursprung in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG):

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.“

Demnach muss der:die Rechnungssteller:in dafür sorgen, dass die Rechnung anhand der Rechnungsnummer schnell zugeordnet werden kann. Die Rechnungsnummer sollte also so einfach wie möglich gehalten werden. Außerdem sollte die Rechnungsnummer, wie oben zitiert, fortlaufend sein, also keine größeren Sprünge oder gar Lücken enthalten. In der Praxis hat eine lückenlose Rechnungsnummer-Gebung zwei Vorteile:

  1. Es bleibt für das Finanzamt übersichtlich und
  2. Sie haben somit keine Probleme mit dem Finanzamt

Denn mal ehrlich: Wer will schon Ärger mit dem Finanzamt?

Dies sind allerdings nur Normen, die das Zuordnen eines Belegs zu einer Rechnungsnummer erleichtern sollen. Gesetzlich vorgegeben ist dabei lediglich:

  • Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250€ sowie Fahrausweise unterliegen nicht der Rechnungsnummer-Pflicht
  • Buchstaben dürfen in der verwendeten Systematik genutzt werden
  • ein Bruch der verwendeten Systematik sollte nachvollziehbar erklärt werden können
  • Nummernkreise, also die fortlaufende Nummerierung von Rechnungsnummer, sind von den Unternehmen frei wählbar, müssen aber für das Finanzamt nachvollziehbar sein

Schon gewusst? Fortlaufende Nummerierung bedeutet nicht, dass die Nummern zwingend aufsteigend mit der Anzahl von Belegen sein müssen. Dies ist zum Schutz des Unternehmens bestimmt, da ansonsten die aktuelle finanzielle Lage zu einfach einzusehen wäre. 

Außerdem ist zu beachten, dass gemäß §238 HGB jede Rechnung in einem sogenannten Rechnungsausgangsbuch aufgelistet werden muss. Denn gemäß HGB ist

„(…)jeder Kaufmann (…) verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. (…)“ 

Es ist also ganz klar: Listen Sie alle Rechnungen auf und behalten Sie die Originalversionen als Beleg der Richtigkeit. Denn auch diese Maßnahme dient dazu, die Einzigartigkeit der Rechnungsnummer zu gewährleisten und dem Finanzamt das Leben zu erleichtern. Und wie sagt man gleich?

Happy tax office = happy life (4. Newtonsches Gesetz)

Schon probiert? Nicht sicher, ob Ihre Rechnungsnummern korrekt sind? Versuchen Sie mit dem Blick eines kritischen, excuse me, sehr kritischen Finanzbeamten darauf zu schauen. Würden Sie sich auf die Schulter klopfen? Nein? Dann weiter Ordnung reinbringen.

Rechnungsnummer in richtig und einfach

Doch wie sieht eine solche perfekte Rechnungsnummer, die den Regeln folgt, aber dabei trotzdem ihren kreativen Individualismus lebt, aus?

Tipp:  Kreativ sein mit Rechnungsnummern, obwohl immer noch Chaos im Unternehmen herrscht? Probieren Sie doch mal die effiziente Rechnungsverarbeitung von finway aus, welches ganz einfach wieder Struktur in Ihr Unternehmen bringt. 

Diese Frage muss jede:r Unternehmer:in für sich selbst entscheiden. Aber hier mal ein Musterbeispiel:

Abkürzung – Nummer – Datum

Sagen wir Sie haben einen (sehr großen) Hofladen. Ihr allererster Kunde am 20.02.2002 ist ein Mitarbeiter von finway, der gerne Pflaumen isst. Eine passende Rechnungsnummer wäre zum Beispiel PFL-1-20022002. 

Noch neugierig? Schauen Sie gerne bei unseren verwandten Artikeln weiter.

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