Bewirtungsbelege

Geschäftliche Meetings können oftmals sehr ermüdend und anstrengend sein. Deswegen ziehen viele Unternehmer:innen es vor, ihre geschäftlichen Verhandlungen in einer entspannten Atmosphäre stattfinden zu lassen. Bei einem netten Dinner mit Geschäftspartnern:innen oder sogar potenziellen Kunden:innen, bietet ein Geschäftsessen eine angenehme Verhandlungsatmosphäre. Das Gesetz sieht diese Vorteile des geschäftlichen Essens auch, weshalb Geschäftsessen auch steuerlich absetzbar sind. Ein Bewirtungsbeleg ist hierbei diese Art von Beweis für das Vorkommen eines Geschäftsvorfalls.

Doch jetzt nochmal von vorne:

Was ist denn ein Beleg überhaupt?

Da wir in der Buchführung sehr akribisch vorgehen müssen, damit auch wirklich alle Zahlen am Ende der Periode stimmen, braucht es auch immer Beweise für die verbuchten Ereignisse. Ein Beleg ist diese Art von Beweis für das Vorkommen eines Geschäftsvorfalls.

Belege werden hierbei in externe und interne Belege aufgeteilt. Externe Belege, auch häufig Fremdbelege genannt, werden von Außenstehenden an das Unternehmen ausgestellt. Diese Fremdbelege dokumentieren dann einen Zahlungsverkehr zwischen der Firma und einer externen Partei, daher auch der Name. Interne Belege hingegen, werden vom Unternehmen selbst ausgestellt, weshalb diese auch als Eigenbeleg bezeichnet werden.

Wozu gehört also jetzt der Bewirtungsbeleg?

Richtig! Der Bewirtungsbeleg ist ein gutes Beispiel für einen externen Beleg.

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Inhaltskriterien eines Bewirtungsbelegs

Um einen Bewirtungsbeleg gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen, reicht keine einfache Quittung des Geschäftsessens aus. Für einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg müssen folgende Elemente vorhanden sein:

• Datum und Ort der Bewirtung
• Name und Firma der zu bewirtenden Person
• Kosten der Bewirtung
• Anlass zur Bewirtung
• Ggf. Trinkgeld
• Eine Unterschrift des:r Wirts:in macht den Beleg gültig.

Höhe des Belegs

Bei Kleinbetragsrechnungen (also bei Rechnungen von bis zu 150€) reichen weniger komplexe Angaben aus. Klicken Sie hier, wenn Sie mehr über Rechnungen erfahren wollen. Wo bei Kleinbetragsrechnungen weniger Regeln gelten, werden bei Bewirtungsbelegen über 250€ mehr gesetzliche Anforderung wirksam. Die Höhe des Bewirtungsbelegs spielt also durchaus eine große Rolle.

Faustregel

0-150€: Daten für eine Kleinbetragsrechnung benötigt

150€ – 250€: Oben genannte normale Bewirtungsbeleg Regeln gültig

ab 250€:  Hier werden folgende, zusätzliche Angaben erforderlich:

• Steuernummer und Anschrift des Restaurants
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (=Gastgeber:in)
• Rechnungsnummer
• Angaben sowie Preis und Anzahl der verzehrten Speisen und Getränke

Schon gewusst? Bei den Angaben zu dem Rechnungsempfänger besteht das Finanzamt darauf, dass diese durch den Wirt und nicht durch den:die Gastgeber:in selbst ausgefüllt werden.

Anlass

Als Anlass reichen generische Angaben wie Geschäftsessen oder Arbeitsessen nicht aus, um vom Finanzamt als glaubwürdig eingestuft zu werden. Es muss deutlich gemacht werden, für welches genaue Thema ein:e Unternehmer:in dieses Essen geplant hat. Ein gutes Beispiel wäre ein Anlass wie “Gespräch zur Planung der Expansion nach Asien”.

Übrigens! Auch Trinkgeld kann von der Steuer abgesetzt werden. Dafür ist es nur dringend notwendig die Höhe des Trinkgeldes direkt auf dem Bewirtungsbeleg/der Rechnung erfasst und durch den:die Wirt:in bestätigt zu haben.