Killt Ihr Ausgabenmanagement die Produktivität Ihrer Teams?

Mindert Ihr Ausgabenmanagement die Produktivität Ihres Teams?

Lassen Sie diese Zahlen einmal sacken: Rund zwei Stunden täglich verbringen Mitarbeitende im Schnitt mit administrativen Aufgaben, speziell der Suche nach Dokumenten, Vorlagen, Aufträgen und Dateien sowie dem Drucken und der Ablage von Dokumenten. Angestellte im Bereich Finanzen und Buchhaltung kommen bei diesen Tätigkeiten sogar auf ganze 168 Minuten. Kein Wunder, schließlich sind sie diejenigen, die ihre Kolleg:innen im Zweifel bei der zweistündigen Suche zusätzlich antreiben müssen.

Setzen wir das einmal in einen Kontext: 8760 Stunden hat ein Jahr. Bei einer 5-Tage-Woche und 30 Urlaubstagen verbringen Sie laut dieser Studie alleine 460 Stunden Arbeitszeit mit der Suche nach der Nadel im Papierhaufen. Für die Buchhaltung sind das schon ganze 644 Stunden. 5 bis 7 Prozent Ihrer Lebenszeit (nicht Arbeitszeit!) mit Rechnungssuche und Co. verbringen? Das ist wenig motivierend – weder für das Finanzteam, noch für die Kolleg:innen in Sales, Marketing und Co.

Es könnte also an der Zeit sein, sich zu fragen, wo sich solche Zeitfresser verstecken und wie man sie optimieren kann. Schließlich ließen sich mit der gewonnenen Zeit sehr viel wichtigere Dinge tun.

Schlechte Dokumenten-Workflows sind die größten Zeitkiller im Unternehmen

Die gleiche Kyocera-Umfrage von statista ergab, dass 51 Prozent der Mitarbeitenden mit der Dokumentenablage unzufrieden sind, in KMUs sogar 56 Prozent. 49 Prozent der Befragten gaben an, dass Dokumente nur unvollständig abgelegt sind. 57 Prozent schätzten, dass Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden. Der enorme Zeitaufwand einer schlechten Dokumentverarbeitung wird bei solchen Zahlen fast schon nebensächlich – schließlich ist es für die Finanzabteilung unerlässlich, dass Daten vollständig vorliegen, um a) seiner Dokumentationspflicht nachzukommen und b) auf Basis verlässlicher Daten strategische Entscheidungen treffen zu können. Wie kann man die Workflows also anpassen, um zeitsparend die Vollständigkeit der Dokumente zu garantieren?

Sind Ihre Ausgabenprozesse Motivationskiller für Ihre Mitarbeitenden?

Besonders im Bereich Ausgabenmanagement – also Rechnungsverarbeitung und Auslagenerstattung – können schleppende Prozesse und das Anfragen von Belegen echte Blocker für Workflow und Produktivität sein. Schließlich gibt es viele sinnvolle Aufgaben, die während der durchschnittlich zwei Stunden Dokumentensuche bei allen Beteiligten liegen bleiben. Wenn dafür Aufgaben unterbrochen werden müssen, können zeitaufwendige Arbeitsabläufe auf allen Seiten und über alle Teams hinweg die Produktivität schmälern. Doch selbst, wenn die Rechnungssuche zu Beginn des Arbeitstages oder als letztes angegangen wird: Die darauf verwendete Zeit kann so manche:n durchaus unglücklich stimmen.

Prüfen Sie daher Ihre Ausgabenprozesse: Wie viel Zeit wird in Ihrem Unternehmen darauf verwendet? 

  • Dokumentieren Sie den Arbeitsaufwand des Finanzteams für Kreditorenrechnungen (Accounts Payable)
  • Bitten Sie Mitarbeitende aus anderen Abteilungen ebenfalls um eine Einschätzung
  • Schlüsseln Sie die üblichen Arbeitsabläufe und Workflows auf, um mögliche Roadblocks zu verbildlichen

So wird Ihr Ausgabenmanagement schlanker

Sobald Sie wissen, an welchen Stellen im Prozess welche Arbeitsschritte und welcher Zeitaufwand anfallen und wo es erfahrungsgemäß zu Verzögerungen oder Problemen kommt, können Sie dort einhaken und neue, schlankere Workflows etablieren. Zudem lässt sich Ihr Ausgabenmanagement durch Automatisierung sowie virtuelle Karten windschnittiger gestalten.

Die Vorteile virtueller Karten innerhalb eines automatisierten Ausgabenmanagements:

  • Sie werden nicht aus Ihrem täglichen Geschäft herausgerissen und Ihre Angestellten können Einkäufe schneller abwickeln. Statt einer „Wanderkarte“ und im Password-Manager gespeicherten Bezahldaten (potenzielle Sicherheitslücke!) können Sie Mitarbeitenden (idealerweise in Folge eines Kaufantrags) mit wenigen Klicks eine virtuelle Karte zuweisen
  • Virtuelle Karten können meist auch als Prepaidkarte erstellt werden. So haben Sie die volle Kosten- und Budgetkontrolle und wissen immer genau, welche:r Mitarbeiter:in wie viel und wofür ausgibt. Das gibt Ihnen dei Möglichkeit, gezielt Rückfragen zu stellen, während Ihre Mitarbeitenden dennoch Flexibilität und Vertrauen bekommen, Zahlungen selbst abzuwickeln
  • Virtuelle Karten werden dann besonders effektiv, wenn sie mit einem Finanzbetriebssystem verknüpft sind. Dort werden die Zahlungen in Echtzeit vermerkt und Rechnungen mit den entsprechenden Transaktionen anhand von Matching (z.B. über den Betrag, die Rechnungsnummer oder Lieferanten) zusammengeführt. Das erspart der Buchhaltung und anderen Abteilungen die mühselige manuelle Arbeit, Rechnungen zu sammeln, im Nachhinein einer Zahlung zuzuweisen und alles richtig zu verbuchen. Gleichzeitig schafft ein solches Ausgabenmanagement Transparenz und einen guten Überblick über die Entwicklung von Budgets
  • Viel Zeit sparen Sie ebenfalls bei der automatisierten Verwaltung von Abonnements und wiederkehrenden Transaktionen: Statt Monat für Monat Belege einzufordern und Zahlungen anzustoßen, können Abos einfach im Finanzbetriebssystem hinterlegt und mit einer virtuellen Karte verknüpft werden. Die „Auftraggeber“ der jeweiligen Abos bekommen dann eine Erinnerung, die Rechnungen hochzuladen, sodass die Buchhaltung diese ohne viel Verzögerung bearbeiten kann

Automatisierte Ausgabenprozesse schaffen Zeit für’s Wesentliche

Die Stellschrauben „Automatisierung“ und „virtuelle Karten“ sorgen für wesentlich weniger Admin-Aufwand auf allen Seiten und für mehr Zeit für strategische Entscheidungen. Schließlich haben Sie Ihr Sales- und Marketing-Team nicht für Verwaltungs-Kleinklein, sondern für das Vorantreiben Ihres Unternehmens aufgebaut. Gleichzeitig ist auch das Finanzteam idealerweise für die strategische Entwicklung und nicht für Händchenhalten und Administratives zuständig.

Ein weiterer Bonus automatisierter Ausgabenprozesse und einer schlanken Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung? Sie können Ihren Cashflow durch pünktliche Zahlungen und einen rechtzeitigen Monats- und Jahresabschluss optimieren. Ein Echtzeit-Einblick in Ihren Finanzstatus, anstehende Ausgaben und Abteilungsbudgets unterstützt Sie dabei, die strategisch richtigen Entscheidungen zu fällen.

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