Reisekostenabrechnung 2026 – Wissenswertes & Best Practices für Unternehmen & Arbeitnehmer:innen

Reisekostenabrechnung 2026 – Wissenswertes & Best Practices für Unternehmen & Arbeitnehmer:innen
17.12.25
11 Minuten Lesedauer

Für uns im Mittelstand ist das Jahresende oft der Startschuss für die administrative Vorbereitung des kommenden Geschäftsjahres. Ein Thema, das dabei regelmäßig auf den Tisch kommt, ist die Reisekostenabrechnung. Sie wissen so gut wie ich:
Korrekte Abrechnungen sind nicht nur eine steuerliche Pflicht, sondern auch ein Zeichen von Professionalität gegenüber Ihren Mitarbeitenden.

Während die Grundsätze der Reisekostenabrechnung oft stabil bleiben, dreht der Gesetzgeber regelmäßig an den Stellschrauben der Pauschbeträge – besonders bei Auslandsreisen. Für das Jahr 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit dem Schreiben vom 5. Dezember 2025 die neuen Sätze veröffentlicht.

In diesem Beitrag schauen wir uns gemeinsam an, was sich konkret ändert, worauf Sie bei der Umsetzung in Ihrer Buchhaltung achten müssen und wie Sie Prozesse schlank halten.

Aber zunächst:

Was ist eine Reisekostenabrechnung? Wie wird sie angefertigt?

Einfach gesagt: Eine Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung der (erstattungsfähigen) Kosten, die einem Unternehmen durch eine dienstliche Auswärtstätigkeit ihrer Angestellten entstanden sind.

Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular hierfür, doch tun sich alle Beteiligten einen großen Gefallen, wenn die Auflistung sowie die Übermittlung aller dazugehörigen Belege einem festen Schema oder bereitgestellten Vorlagen folgen. So wissen dann Arbeitnehmer:innen genau, was sie tun müssen und die Buchhaltung kann schnell feststellen, ob alles korrekt eingetragen wurde.

Warum sind Reisekostenabrechnungen wichtig?

Der für beide Seiten (Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber) wichtigste Grund, Reisekosten korrekt abzurechnen, liegt darin, dass das Finanzamt Nachweise benötigt, dass die rechtlichen Vorgaben einer Dienstreise erfüllt sind. Nur so können hier steuerliche Erleichterungen überhaupt geltend gemacht werden, ob nun über die Betriebskosten des Unternehmens oder die Werbungskosten des Arbeitnehmers. Deswegen ist es auch unabdingbar, dass

alle Angaben vollständig und korrekt sind
alle Quittungen und Rechnungen aufgehoben werden
Angaben zu und Berechnung von Pauschalen rechtlich stimmen

Reisekosten: Was zählt dazu und was nicht?

Man könnte meinen, dass zu Reisekosten wirklich alle Ausgaben zählen, die reisenden Arbeitnehmer:innen entstehen, während sie im Auftrag des Arbeitgebers unterwegs sind? Doch das ist nicht richtig. Zum einen ist klar (aus steuerrechtlicher Sicht) festgelegt, was zu den Aufwendungen einer Dienstreise gehören darf (und steuerlich absetzbar ist), zum anderen liegt es in der Entscheidung jedes Unternehmens, was es seinen Angestellten auf Auswärts-Einsätzen erstattet.

Zu den Reisekosten zählen üblicherweise:

Fahrtkosten
Übernachtungskosten
Verpflegungsmehraufwand/Spesen
Reisenebenkosten

Übernachtungskosten

Dauert die Dienstreise länger als einen Tag, sodass Arbeitnehmer:innen über Nacht auswärts bleiben, fallen in den meisten Fällen Hotelkosten oder Apartmentmieten (z.B. Airbnb) an. Diese trägt i.d.R. der Arbeitgeber. Tatsächlich angefallene Ausgaben für Übernachtungen, die per Rechnung nachweisbar sind, können vom Unternehmen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Mitarbeiter:innen, die für Hotelbuchungen in Vorkasse gehen, müssen also sicherstellen, dass sie alle Originalbelege vorlegen können – nur so gibt es dann auch das Geld zurück. Außerdem ist ungemein wichtig: Die Firmen-Anschrift und nicht die Privat-Anschrift muss auf die Rechnung! Sonst können beide Seiten Probleme bekommen.

Jedoch liegt es im Ermessen des Arbeitgebers, wie und ob er die Kosten erstattet. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Übernachtungspauschalen auszuzahlen, die für die Angestellten steuerfrei sind. In diesem Fall müssen auch keine Rechnungen beim Unternehmen eingereicht werden. In Deutschland beträgt die Pauschale jedoch nur 20€/Nacht und kaum ein:e Arbeitnehmer:in wird sich freudig darauf einlassen, die mit Sicherheit höheren Kosten für Hotel & Co. selbst zu tragen. Der Differenzbetrag (tatsächliche Kosten minus erhaltene Pauschale) kann jedoch in der Steuererklärung unter Werbungskosten (Anlage N) abgesetzt werden.

Etwas anders sieht es im Ausland aus, hier gelten höhere Pauschalsätze für Übernachtungen. Gelingt es Arbeitnehmer:innen, eine Unterkunft zu finden, die günstiger ist als die ausgezahlte Pauschale, dürfen sie den Differenzbetrag behalten – steuerfrei! Das kann sich im Einzelfall also richtig lohnen. Für das Unternehmen wiederum stellt das eigentlich einen Nachteil dar, da mehr gezahlt wird, als tatsächlich ausgegeben wird.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten können verschiedene Ausgaben zählen, die neben Fahrt-, Übernachtungs-, und Verpflegungskosten anfallen. Ob der Arbeitgeber diese erstattet, kann er individuell festlegen. Mögliche Reisenebenkosten sind unter anderem:

Parkgebühren oder zusätzliche Fahrtkosten vor Ort (z.B. Taxi)
Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
Trinkgeld (wird häufig über Eigenbelege abgerechnet)
Beruflich veranlasste Korrespondenz (z.B. Telefongespräche aus dem Ausland, Portokosten)
Gepäckkosten (z.B. Beförderung, Versicherung)
Straßengebühren (Mautgebühren) im Ausland
Wertverluste durch Diebstahl
Kosten für Schadensersatz im Fall eines Verkehrsunfalls
Unfallversicherung für die Reise
Bei diesen Kosten ist es unabdingbar, dass Angestellte die dazugehörigen vorhandenen Belege aufheben, denn hier gibt es keinerlei Pauschalen. Auf keinen Fall können private Ausgaben, die während der Dienstreise getätigt wurden, als Reisenebenkosten abgesetzt werden.
Der Kinobesuch oder der Ausflug ins Hotel-Spa gehen also in jedem Fall auf den eigenen Deckel!

Der Status Quo: Was bleibt gleich?

Bevor wir uns den Neuerungen widmen, lassen Sie uns kurz rekapitulieren, was Bestand hat. Die steuerliche Grundlogik der Reisekosten bleibt auch 2026 unberührt. Das bedeutet für Sie und Ihr Finanzteam:

Verpflegungsmehraufwand Inland: Die Pauschalen für Inlandsreisen in Deutschland bleiben (vorerst) unverändert. Für eintägige Reisen oder An-/Abreisetage gelten weiterhin die bekannten Sätze, ebenso wie für volle 24-Stunden-Abwesenheiten.
Kilometerpauschale: Auch bei der Nutzung privater PKW für dienstliche Fahrten gibt es keine automatische Anpassung zum Jahreswechsel.
Belegpflicht: Hotelkosten und Nebenkosten müssen weiterhin durch Belege nachgewiesen werden, sofern keine Pauschalen (bei Übernachtungen im Ausland möglich, aber steuerlich oft ungünstiger für den Arbeitnehmer) angesetzt werden.

Diese Konstanz ist eine gute Nachricht für Ihre Buchhaltungssoftware – hier sind keine grundlegenden Logik-Updates nötig, lediglich die Parameter für Auslandsreisen müssen angepasst werden.

Die Änderungen 2026: Neue Auslandspauschalen im Fokus

Das Kernstück der Änderungen für 2026 betrifft die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungspauschalen für Auslandsreisen. Aufgrund schwankender Lebenshaltungskosten weltweit passt das BMF diese Werte jährlich an.

Das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 listet detailliert auf, welche Länder und Städte betroffen sind. Hier ist Wachsamkeit geboten, denn die Änderungen sind teilweise signifikant und betreffen Länder, die für den deutschen Mittelstand wichtige Export- oder Beschaffungsmärkte sind.

Wichtige Anpassungen im Überblick

Ein Blick in die neue Tabelle zeigt Anpassungen in diversen Regionen. Hier einige Beispiele, die für viele von Ihnen relevant sein dürften:

Asien: Für China wurden Anpassungen vorgenommen, unter anderem für Peking (Verpflegung >24h nun 57 €) und Shanghai (Verpflegung >24h nun 48 €). Auch Hongkong sieht neue Werte (Verpflegung >24h: 83 €, Übernachtung: 209 €).
Niederlande: Die Niederlande verzeichnen einen der größten Sprünge im europäischen Vergleich. Ein wichtiger Hinweis für Grenzpendler und Vertriebsteams. Die 24-Stunden-Pauschale steigt signifikant auf 58 € (zuvor 47 €), die Pauschale für An-/Abreisetage (>8h) auf 39 € (bisher 32 €).
Schweiz: Auch in der Schweiz wurden Anpassungen vorgenommen. Bern wird ab 2026 als eigene, hochpreisige Kategorie geführt (Verpflegung >24h: 82 €), auch für Genf steigen die Pauschalen (Verpflegung >24h: 70 €).
Baltikum & Osteuropa: Auch im Osten der EU steigen die Reisekosten spürbar. Für Bulgarien wurde die Pauschale deutlich angehoben (Verpflegung >24h: 38 €). Ähnliches gilt für das Baltikum: Estland (Verpflegung >24h: 39 €), Lettland (Verpflegung >24h: 46 €) und Litauen (Verpflegung >24h: 48 €).

Warum ist das wichtig, für Sie als Geschäftsführer?
Wenn Ihre Vertriebler:innen oder Monteure:innen im Ausland unterwegs sind, haben sie Anspruch auf diese steuerfreien Erstattungen. Nutzen Sie veraltete Werte, verschenken Sie entweder steuerfreies Potenzial (zum Nachteil des Mitarbeiters) oder riskieren Nachzahlungen bei der nächsten Lohnsteuerprüfung, falls Sie zu viel steuerfrei ausgezahlt haben.

Wo finde ich die offizielle Liste?
Verlassen Sie sich bei Steuerfragen immer auf die Primärquelle. Die vollständige Liste aller Länder und die dazugehörigen Pauschalen finden Sie direkt auf der Seite des Bundesfinanzministeriums:
BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten ab 1. Januar 2026

Ich empfehle Ihnen dringend, dieses PDF an Ihre Buchhaltung weiterzuleiten oder direkt in Ihr Reisekosten-Tool zu importieren.

Praktische Umsetzung im Unternehmen

Als Verantwortlicher für Finanzen wissen Sie: Theorie ist gut, Praxis ist entscheidend. Wie integrieren wir diese neuen Zahlen effizient in den Alltag?

1. Software-Update statt Excel-Chaos

Sollten Sie Ihre Reisekostenabrechnung noch über Excel-Tabellen abwickeln, ist jetzt der ideale Zeitpunkt für einen Wechsel. Wir bei finway aktualisieren diese Pauschalen natürlich automatisch für unsere Kunden. Wenn Sie ein anderes Tool nutzen, empfehlen wir Ihnen die korrekte Einspielung der neuen Sätze zum Jahresstart zu prüfen. Nichts ist ärgerlicher als hunderte falsch berechnete Abrechnungen im Januar zu korrigieren.

2. Kürzung der Pauschalen nicht vergessen

Ein Klassiker bei Betriebsprüfungen: Das Frühstück im Hotel. Wenn Sie die Übernachtung inkl. Frühstück buchen und bezahlen, müssen Sie die Verpflegungspauschale für den Mitarbeiter kürzen (i.d.R. um 20% des Tagessatzes für ein Frühstück).

Das BMF stellt auch für 2026 klar:

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber […] ist die Kürzung der Verpflegungspauschale […] tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale […] für eine 24-stündige Abwesenheit.

Das bedeutet: Auch wenn der Mitarbeiter am Anreisetag (mit reduziertem Satz) ankommt, berechnet sich der Kürzungsbetrag (die 20% für Frühstück) immer auf Basis der vollen 24-Stunden-Pauschale des jeweiligen Ortes.

3. Kommunikation an das Team

Informieren Sie Ihre reisenden Mitarbeitenden proaktiv. Ein kurzes Memo im Intranet oder eine E-Mail reicht oft aus: „Liebe Kolleg:innen, ab dem 01.01.2026 gelten neue Sätze für Auslandsreisen. Bitte achtet darauf, eure Reisen zeitnah im neuen Jahr einzureichen.“ Das schafft Transparenz und vermeidet Rückfragen.

Besonderheiten für den deutschen Mittelstand

Warum betone ich den GEO-Faktor? Weil wir in Deutschland, besonders im ländlich geprägten Mittelstand, oft spezifische Herausforderungen haben. Viele unserer „Hidden Champions“ sitzen nicht in Berlin-Mitte, sondern im Schwarzwald, im Sauerland oder in Ostwestfalen.

Ihre Mitarbeitenden starten oft von dort in die ganze Welt. Die Reisezeit beginnt an der ersten Tätigkeitsstätte oder der Wohnung. Bei Auslandsreisen ist für die Bestimmung der Pauschale entscheidend, welchen Ort der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ihr Ingenieur fährt von Ihrem Hauptsitz in Bielefeld nach Kopenhagen. Er kommt dort um 23 Uhr an. Für diesen Anreisetag gilt bereits der (ggf. höhere) Anreise-Satz für Dänemark, nicht der deutsche Satz. Solche Details summieren sich bei häufigen Reisen schnell auf.

Strategischer Ausblick: Reisekosten als Steuerungselement

Sehen Sie die Anpassung der Reisekostenabrechnung 2026 nicht als lästige Pflicht, sondern als Hygiene-Faktor Ihrer Finanzabteilung. Eine saubere, digitale und aktuelle Abrechnung ist ein Baustein für effizientes Cash-Flow-Management.

Zudem: In Zeiten des Fachkräftemangels ist eine schnelle und korrekte Erstattung von Auslagen ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit. Niemand wartet gerne 6 Wochen auf sein Geld.

Fazit und nächste Schritte

Die Änderungen für 2026 sind überschaubar, aber wichtig im Detail.

Liste prüfen: Laden Sie sich das BMF-Schreiben herunter.
System checken: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware ab dem 01.01.2026 die neuen Werte zieht.
Prozesse optimieren: Nutzen Sie den Jahreswechsel, um veraltete Genehmigungsprozesse zu hinterfragen.

Wir sitzen alle im selben Boot. Administrative Exzellenz hält uns den Rücken frei für das, was wirklich zählt: Unser Kerngeschäft und unsere Kunden.

Starten Sie gut vorbereitet ins Jahr 2026

Viele Unternehmen bestehen darauf, dass Angestellte Reisekosten auslegen, denn ihnen eine allgemeine Kreditkarte des Unternehmens für Geschäftsreisen auszuhändigen, erscheint vielen zu unsicher. Nicht nur könnte die Karte abhanden kommen – die reisenden Kolleg:innen setzen sie womöglich für Ausgaben ein, die nicht genehmigt sind oder geben zu viel für Hotel & Co. aus. Nun gut – bei letzterem Zweifel sollten Sie auch das Vertrauensverhältnis zu Ihrer Belegschaft aufarbeiten.

Dazu kommt: Auslagen sind für Mitarbeiter:innen i.d.R. unangenehm – denn es ist erst mal ihr Geld, das vom eigenen Konto abgeht und fehlt, obwohl die Ausgaben beruflich bedingt sind. Auf sein Geld zu warten – vor allem wenn die Mühlen der Buchhaltung nur träge mahlen – macht niemandem Spaß. Doch es gibt moderne, smarte Alternativen!

Mit einem All-in-One-Tool wie finway können Sie Ihren Angestellten im Handumdrehen anlassbezogene Firmenkarten von Mastercard in wahlweise virtueller oder physischer Form auf ihren Namen ausstellen. Sie geben der Karte ein festgelegtes Limit, welches dann für die Reise zur Verfügung steht. Natürlich muss auch hier jede Ausgabe belegt werden – und das passiert über die dazugehörige App, mit der Belege & Quittungen von unterwegs aus abfotografiert und in die Software hochgeladen werden. So stellen Sie sicher, dass alles im Budget bleibt und durchgehend transparent ist. Jeder Beleg kann schon in der Software der richtigen Kostenstelle und dem richtigen Sachkonto zugeordnet werden, was Ihre Buchhaltung automatisiert und ihr so eine Menge Arbeit erspart.

Und jetzt: Frohes & verantwortungsbewusstes & erfolgreiches (Geschäfts-)Reisen!

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Disclaimer:

Dieser Beitrag wurde mit großer Sorgfalt und nach ausführlicher Recherche geschrieben, jedoch stellt er keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar, sondern dient lediglich der Information. Wir übernehmen keine Haftung. Für eine sichere Beratung sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung oder ihrem:ihrer Anwält:in.

Stand 17.12.2025