Erreichen Sie bis zu
6 %
direkte Kosteneinsparung im Einkauf
Vermeidung unnötiger Ausgaben und Überbestellungen, pünktliche Zahlung, Skonti Nutzung und Einsatz von finway Karten.
77 %
weniger Maverick Buying
Keine unkontrollierten Einkäufe, keine Bestellungen ohne Freigaben, zu überhöhten Preisen oder bei nicht gelisteten Lieferanten.
40 %
Senkung des Aufwands für das Steuerbüro
Automatisierte, vorbereitende Buchhaltung und Beleg-Vorkontierung, digitale Übermittlung von Buchungsinformationen und Belege mit einem Klick an DATEV.
Volle Transparenz und Kontrolle
dank 3-Wege-Abgleich
Der automatisierte 3-Wege-Abgleich führt Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen positionsgenau zusammen. Abweichungen bei Mengen oder Preisen werden sofort erkannt, sodass zeitaufwendige manuelle Vergleiche entfallen. Sie wissen immer genau: was wurde bereits geliefert? Was wurde bezahlt und was ist noch offen? So steuern Sie Ihren gesamten Einkaufs- und Zahlungsprozess zentral in einem System – digital, transparent und mit maximaler Kontrolle von der Bestellung bis zur Zahlung.
Bestellungen anlegen, hochladen
und verwalten
Die Bearbeitung von Bestellungen war noch nie so einfach. Sie können Bestellanträge direkt in finway anlegen oder extern generierte Bestellungen (Purchase Orders/ POs) hochladen, freigeben und verwalten – vom ersten Bedarf bis zur Zahlung. Laden Sie erstellte Bestellungen einfach als PDF herunter, um sie mit Ihren Lieferanten zu teilen.
Unsere KI-gestützte OCR analysiert und erfasst alle wichtigen Details auf Positionsebene. Profitieren Sie von der Vorkontierung der Bestellungen auf Positionsebene. Von der Bedarfsmeldung bis zur abgeschlossenen Bestellung behalten Sie die volle Kontrolle und Echtzeit-Übersicht zu offenen Bestellungen und ausstehenden Zahlungen. Genehmigungen laufen rollenbasiert (individuell von Ihnen festgelegt) und alle Schritte sind transparent nachvollziehbar.
Lieferscheine digital verknüpfen
Mit finway verknüpfen Sie eingehende Lieferscheine direkt mit Ihren Bestellungen und haben so den Lieferstatus jederzeit im Blick. Laden Sie dafür ganz einfach die Lieferscheine in finway hoch. Erhalten Sie Teillieferungen zu einer Bestellung, können Sie ganz einfach mehrere Lieferscheine hochladen und mit einer Bestellung verknüpfen.
Die KI-gestützte OCR-Erkennung erfasst alle relevanten Daten: Lieferscheinnummer, Datum, Lieferant, Lieferadresse, die gelieferten Artikel inklusive Menge, Artikelnummer und Einheit sowie die Bestellummer (falls diese auf dem Lieferschein angegeben ist). Sie sehen zu jeder Bestellung die verknüpften Lieferscheine und den Lieferstatus. Teillieferungen, offene Mengen und abgeschlossene Lieferungen sind stets aktuell und bis auf Artikelebene einsehbar – ganz ohne Papierchaos.
Rechnungen smart verarbeiten
und abgleichen
Rechnungen können Sie einfach hochladen oder Sie nutzen die E-Mail-Weiterleitung. Die Rechnungen werden KI-gestützt analysiert und die einzelnen Positionen automatisch mit bestehenden Bestellungen verknüpft. Durch das intelligente Matching haben Sie jederzeit den Überblick zum Rechnungsstatus: berechnet, teilweise berechnet, keine Rechnung. Und das auf Positionsebene.
Der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen sorgt dafür, dass verrechnete Artikel mit den bestellten und gelieferten Mengen übereinstimmen, bevor Zahlungen freigegeben werden. Sie profitieren von automatisierten Abgleichs- und Prüfschritten für maximale Prozesssicherheit und Kostenkontrolle.
Verknüpfung von Bestell- und Rechnungspositionen
Das KI-gestützte Verknüpfen führt einzelne Bestell- und Rechnungspositionen automatisiert zusammen. Abweichungen sind direkt sichtbar und zeitaufwändige, manuelle Vergleiche entfallen. Dabei bleibt die Flexibilität für individuelle Anpassungen der einzelnen Verknüpfungen jederzeit erhalten. Mit dieser intelligenten Automatisierung steigern Sie die Effizienz, minimieren Fehler und entlasten Ihre Teams. Für mehr Kontrolle und weniger manuellen Aufwand – vom Einkauf bis zur Zahlung.
Automatisierter Eingang für Rechnungen, Bestellungen & Lieferscheine
Egal ob per E-Mail-Weiterleitung, manuellem Upload oder direkt über die App: Erfassen und verarbeiten Sie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine zentral in einem intelligenten Dokumenten-Eingang. Die KI-gestützte OCR erkennt den Dokumenttyp automatisch und liest Daten auf Positionsebene aus. Der Dokumententyp kann mit einem Klick geändert werden. Dank der Fälligkeitsübersicht von Rechnungen behält Ihr Finanzteam Fristen bereits im Dokumenteneingang im Blick.
Mit oder ohne Warenwirtschaftssystem
finway ergänzt Ihre bestehende Warenwirtschaft um nahtlose digitale Prozesse. Egal, ob Sie ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem nutzen oder nicht: finway verbindet Bestellungen, Lieferungen und Zahlungsprozesse für einen reibungslosen Ablauf.
Bei WaWi-Nutzung importieren Sie Bestellungen einfach in finway und verarbeiten diese weiter. So entsteht ein durchgängiger Prozess vom Einkauf über die Lieferung bis zur Zahlung – immer mit voller Transparenz und Kontrolle. Für Unternehmen ohne Warenwirtschaftssystem dient finway als leichtes Procurement-Tool, mit dem Bestellanträge digital angelegt, freigegeben und verwaltet werden können.
Effiziente Prüf- und Freigabeprozesse
Alle wichtigen Vorgänge sind zentral und digital einsehbar – von der Bestellung, Lieferung bis zur Rechnungsprüfung. Durch konfigurierbare Prüf- und Freigabe-Workflows weist das System die Bestell- und Rechnungsanträge automatisch der richtigen Person zu. Der Einkauf oder die verantwortliche Person gibt Bestellungen frei, die Finanzabteilung kontrolliert Rechnungen und Zahlungen. Genehmiger:innen können Freigaben direkt im System erteilen, Änderungen anfordern oder ablehnen.
Vorbereitende Buchhaltung & Zahlung
Alle Rechnungen durchlaufen eine buchhalterische Prüfung. Sie entscheiden flexibel, ob Sie Skonto nutzen oder Zahlungsziele ausschöpfen möchten. Die freigegebenen Rechnungen zahlen Sie bequem per finway Karte, direkt aus finway heraus (über Ihr angebundenes Bankkonto) oder mit SEPA xml. Generieren Sie direkt bei einem Bestellantrag eine virtuelle finway Karte (z.B. für Onlinekäufe). Dank vordefinierter Lieferantenregeln läuft die vorbereitende Buchhaltung im Hintergrund automatisch ab. Durch die Anbindung an DATEV werden alle Daten nahtlos übermittelt – so sparen Sie Zeit und senken die Kosten für externe Buchhaltung und Steuerberatung.
Berichte & Analysen
Sie erhalten jederzeit Echtzeit-Berichte zu Ihren Ausgaben und (geplanten) Budgets und Bestellungen. Sie sehen auf einen Blick, was ausgegeben wird, wofür und an wen. Bestellanträge sind als „prognostizierte Ausgaben“ direkt im Kostenstellen-Reporting integriert. Bestellungen und Ausgaben sind somit schon vor ihrer Freigabe transparent, sodass Sie unnötige Kosten vermeiden und die volle Kontrolle behalten.
Erkennen Sie Trends und Potentiale, treffen Sie faktenbasierte Entscheidungen und optimieren Sie dadurch Ihre Unternehmensausgaben ganzheitlich. Die Auswertungen unterstützen Sie bei der Jahresplanung und helfen, Kostensenkungspotenziale zu erkennen. Die revisionssichere Archivierung aller Dokumente erleichtert Ihnen die Vorbereitung von Steuererklärungen und Betriebsprüfungen.
Volle Datenkontrolle durch intelligenten PO-Export
Behalten Sie die absolute Hoheit über Ihre Bestelldaten. Mit dem flexiblen CSV-Export ziehen Sie detaillierte Reports zu Mengen, Status und Lieferanten in Sekundenschnelle aus dem System. Ob für interne Audits, komplexe Excel-Analysen oder den Import in Ihr ERP – finway eliminiert manuelle Übertragungsfehler und spart wertvolle Zeit in der Finanzplanung.
Wissenswertes zum automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess von finway
Was bedeutet Purchase-to-Pay (auch bekannt als Procure-to-Pay und P2P)?
Purchase-to-Pay (P2P) beschreibt den gesamten Ablauf vom Einkauf bis zur Zahlung: vom Bestellantrag, Genehmigung, Bestellung beim Lieferanten, Bestellbestätigung, Lieferung, Prüfung des Wareneingangs, Rechnungseingang, -prüfung, -freigabe bis hin zur Zahlung. Dieser Prozess umfasst verschiedene Einzelschritte, die oft in unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens stattfinden. Moderne Purchase-to-Pay-Software bündelt und verknüpft diese Abläufe zentral, sodass ein durchgängiger, transparenter und effizienter Beschaffungs- und Zahlungsprozess entsteht. Dabei werden alle relevanten Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen digital erfasst, geprüft und miteinander abgeglichen – automatisiert und in Echtzeit ausgewertet.
Welche Purchase-to-Pay-Funktionen werden bei finway enthalten sein?
Wir automatisieren Ihren Einkaufs- und Zahlungsprozess:
- PDF Upload extern generierter Bestellungen (Purchase Orders), z.B. aus Ihrem Warenwirtschaftssystem
- Digitale Erfassung von Bestellanträgen in finway
- Vorkontierung der Bestellungen auf Positionsebene
- Generierung einer finway Karte direkt bei Bestellantrag (z.B. für Onlinekäufe)
- Prüfung und Freigabe der Bestellungen durch das Einkaufsteam
- Digitale Erfassung von Lieferscheinen via PDF Upload
- KI-gestütztes OCR zum Auslesen von Bestellungen und Lieferscheinen
- 2-way-matching: Automatisierte Zuordnung von Bestellungen und Rechnungen
- 2-way-matching: Automatisierte Zuordnung von Lieferscheinen und Bestellungen
- 3-way-matching: Übersicht, welche Bestellung zu welcher Rechnung und Lieferung gehört
- Echtzeit-Übersicht zu Lieferstatus und Rechnungsstatus
- Echtzeit-Übersicht zu offenen Bestellungen und ausstehenden Zahlungen.
Die Beauftragung von Lieferanten ist kein Teil unserer Software.
Wir arbeiten aktuell an weiteren Optimierungen von Purchase-to-Pay! Unter anderem integrieren wir Workflows für Bestellanträge, Sammel-Freigaben von Bestellungen im Einkauf und CSV Exports aller Bestellungen für einfaches Reporting.
Stehen die bisherigen Funktionen weiterhin zur Verfügung?
Ja, alle bisherigen Funktionen von finway stehen auch weiterhin zur Verfügung:
Firmenkarten für flexible und kontrollierte Unternehmensausgaben. Spesenmanagement zur einfachen Abrechnung und Freigabe von Mitarbeiter:innen-Auslagen. Rechnungsverarbeitung mit automatisiertem Auslesen, Zuordnen und digitalem Freigabeprozess. Anlegen wiederkehrender Rechnungen als Abonnement. Zahlungen direkt aus dem System, inklusive vorbereitender Buchhaltung und DATEV-Anbindung.
Kann man weiterhin Kaufanträge ohne die neuen Funktionen anlegen?
Kaufanträge behalten ihr gewohntes Erscheinungsbild, heißen ab sofort “Bestellantrag” und bieten erweiterte Funktionen: Einkaufsdokumente wie Angebote, Bestellungen oder ähnliche Unterlagen können direkt hochgeladen und KI-gestützt ausgelesen werden. Bereits bei der Erstellung der Anfrage ist eine Vorkontierung der Artikel möglich.
In welchem Paket werden diese Funktionen verfügbar sein?
Die Funktionen können als zusätzliches Modul zu unseren Paketen „Essential“ und „Professional“ gebucht werden. Kontaktieren Sie dafür bitte Ihre/ Ihren Account Manager:in oder buchen Sie Ihre kostenlose Produktdemo.
Fallen für die neuen Funktionen zusätzliche Kosten an?
Die neuen Funktionen werden im Rahmen eines separaten Moduls verfügbar sein und können für Bestandskund:innen zum bestehenden Vertrag hinzugebucht werden. Da die Funktionen in einem separaten Modul enthalten sind, gelten hierfür eigene Preise.
Wenn Sie finway neu einführen möchten, sprechen Sie zu den genauen Kosten bitte mit unserem Vertriebsteam. Buchen Sie dafür eine kostenlose Demo.
finway hat im letzten Jahr viel Zeit und Ressourcen in die gemeinsame Entwicklung dieser Lösung mit Kund:innen und Interessent:innen investiert. Wir sind überzeugt, dass unsere neue Lösung einen echten Mehrwert für bestehende und neue Kund:innen bietet.
Unser Unternehmen nutzt finway bereits. Können die neuen Funktionen jederzeit erworben werden oder nur zu Vertragsbeginn?
Die neuen Purchase-to-Pay-Funktionen stehen Ihnen testweise kostenlos zur Verfügung. Wenn Sie Purchase-to-Pay nach der Testphase weiterhin nutzen möchten, ist hierfür eine Vertragsergänzung erforderlich.
Ist es möglich, das Modul wieder zu kündigen?
Ja, Sie können das Modul am Ende der Vertragslaufzeit kündigen.
Kann man das Produkt vor dem Kauf testen?
Sie können alle Funktionen von Purchase-to-Pay sowie alle Funktionen unseres Professional Pakets vor dem Kauf 14 Tage kostenlos testen.
Zusätzlich wird unser Produktteam unseren Kund:innen die Funktionen in Webinaren vorstellen. Wir sind überzeugt vom Mehrwert unserer Lösung und laden Sie ein, die neuen Funktionen kostenlos zu testen.
Brauchen wir Unterstützung bei der Einführung?
Wenn Sie mit finway bereits vertraut sind, ist keine Unterstützung notwendig. Wir empfehlen jedoch ein persönliches Training mit unserem Implementierungs-Team. Wenn Sie das wünschen, sprechen Sie uns gerne an. Unsere Kundenbetreuung steht Ihnen auch wie gewohnt für weitere Fragen zur Verfügung. Wenn Sie finway neu einführen, ist das persönliche Training Teil des Onboardingpakets. Unser Vertriebsteam gibt Ihnen dazu gerne weitere Informationen. Zusätzlich bieten wir Ihnen spezielle Webinare an, die Ihre Mitarbeitenden befähigen, die neuen Features schnell und erfolgreich zu nutzen. So stellen wir gemeinsam sicher, dass Sie den erwarteten Mehrwert aus der Lösung generieren.
Wie funktioniert die DATEV-Integration?
Mit der DATEV-Schnittstelle können Sie finway direkt mit DATEV Unternehmen Online verbinden. So lassen sich alle relevanten Buchungsdaten, Belege und Zahlungsinformationen nahtlos und digital an Ihr Steuerbüro oder die Buchhaltung übermitteln. Sie exportieren die Buchungsdaten und Belege aus finway mit wenigen Klicks direkt zu DATEV Unternehmen Online. Die Integration unterstützt dabei gängige DATEV-Formate und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Passt finway zu Ihnen?
Das finden wir gerne in einem gemeinsamen Gespräch heraus. Ein paar Punkte zur Orientierung – finway ist geeignet für Unternehmen, die:
- eine All-In One Lösung suchen – vom Bestellauftrag bis zur Zahlung
- Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen synchronisieren möchten
- mehr Kontrolle über ihre Kosten und Ausgaben erhalten möchten
- 100+ Eingangsrechnungen pro Monat erhalten
- ihr Warenwirtschaftssystem besser in die Finanzprozesse integrieren wollen
Das trifft auf Sie zu? Dann buchen Sie jetzt einen Termin für eine kostenlose Demo! In dieser führen unsere Expert:innen Sie in 30-45 Minuten durch finway und arbeiten mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.