Aktive/passive Rechnungsabgrenzungsposten

Aktive bzw. passive Rechnungsabgrenzungsposten dienen dazu, Aufwendungen und Erträge immer in der Periode zu berücksichtigen, in der sie auch anfallen. Hier ist der Grundsatz der zeitlichen Abgrenzung als Teil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) maßgeblich. Ganz einfach ist dieser Grundsatz zu berücksichtigen, wenn Zahlung und Leistung innerhalb eines Geschäftsjahres stattfinden. Doch was passiert wenn eine Zahlung im aktuellen Geschäftsjahr getätigt wird, der Aufwand oder der Erlös jedoch erst im folgenden Geschäftsjahr ansteht? Hierfür werden Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz gebildet.

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Arten von Rechnungsabgrenzung

Die Rechnungsabgrenzungsposten werden in zwei Kategorien eingeteilt: den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) und den passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP). Sie sind als Teil der Bilanz jeweils auf der Aktiv- bzw. Passivseite in einem gesonderten Posten zu finden.

Rechnungsabgrenzungsposten

ARAP

ARAP werden gebildet, wenn man für im aktuellen Jahr eine Leistung bezahlt, die erst im nächsten Geschäftsjahr anfällt. Ein klassisches Beispiel wäre, wenn man eine Versicherung oder Miete für ein ganzes Jahr im Voraus zahlt. Hier muss genau ermittelt werden, welcher Betrag dem laufenden Geschäftsjahr zuzuordnen ist und welcher erst im nächsten Jahr anfällt.

Beispiel: Eine Versicherung kostet 1200€ im Jahr und wird Anfang Oktober bezahlt. Dann wird in diesem Jahr ein Aufwand von 300€ verbucht (für die Monate Oktober bis Dezember) und der ARAP über die 900€ (Januar bis September) für das nächste Jahr gebildet.

PRAP

Bei PRAP erhält man im aktuellen Geschäftsjahr die Zahlung von einem Kunden, die Leistung fällt jedoch erst im folgenden Jahr an. Verkauft ein Unternehmen beispielsweise Softwarelösungen für ein ganzes Jahr, bezahlt der Kunde im aktuellen Jahr den Preis. Die Leistung wird über zwölf Monate erbracht, also auch im nächsten Geschäftsjahr. Somit ist der Ertrag ebenfalls genau auf die beiden Jahre aufzuteilen.

Beispiel: Eine Software-Lizenz wird an einen Kunden zum Preis von 600€ im Jahr verkauft. Der Kunde bezahlt den Betrag Anfang Mai. Genau wie im vorherigen Beispiel verbuchen wir für dieses Jahr einen Ertrag von 400€ (Mai bis Dez). Für die restlichen 200€ (Jan bis Apr) wird ein PRAP gebildet, da der Ertrag erst im nächsten Jahr anfällt.

Wie funktioniert die Buchung?

Bei der Zahlung eines Betrags wird zunächst (wie sonst auch) der gesamte Betrag verbucht. Bis hierhin läuft also noch alles ganz normal. Am Ende des Jahres wird der Betrag für das nächste Jahr auf den Rechnungsabgrenzungsposten gebucht. Achtung! Dieser Posten wird am Jahresanfang direkt wieder aufgelöst. Die Rechnungsabgrenzungsposten bestehen also nur für den Übergang vom einen in das nächste Geschäftsjahr. Die beiden Geschäftsjahre trennt die sogenannte logische Sekunde voneinander.

Anhand des Beispiels von oben, ergeben sich folgende Buchungssätze:

Bei Bezahlung Anfang Oktober:
Versicherungsbeiträge an Bank 1200€

Am 31.12.: Für den Betrag von 900€ für das nächste Jahr wird ein ARAP gebildet:
ARAP an Versicherungsbeiträge 900€

Am 1.1.: Der ARAP wird wieder aufgelöst durch eine Gegenbuchung:
Versicherungsbeiträge an ARAP 900€

Nun ist der Geschäftsfall vollständig abgeschlossen und der Aufwand wird korrekt im nächsten Jahr verbucht. Geschafft!

Übrigens! Ist die Reihenfolge der Zahlung und der Leistung andersherum, wenn also eine Leistung im alten Geschäftsjahr anfällt und die dazugehörige  Zahlung erst im nächsten Jahr erfolgt, spricht man von sonstigen Forderungen oder sonstigen Verbindlichkeiten. Auch hier muss die Höhe des Betrags genau bekannt sein. Aber vorsichtig: diese dürfen nicht mit Rückstellungen verwechselt werden, bei denen die genaue Höhe und Fälligkeit des Betrags noch nicht feststeht!

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