Quittung: Definition & Vorlage

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein Dokument, das als Beleg für eine Zahlung dient. Es bestätigt, dass eine Transaktion stattgefunden hat und enthält Informationen wie den Namen des Käufers, den Namen des Verkäufers, das Datum der Transaktion, den Betrag und eine Beschreibung des gekauften Gegenstands oder der erbrachten Dienstleistung. Quittungen können in verschiedenen Formen vorliegen, wie zum Beispiel als Papierdokument oder elektronisch. Sie werden häufig verwendet, um Ausgaben gegenüber dem Finanzamt oder anderen Institutionen nachzuweisen. Um von diesen , z.B. für den Vorsteuerabzug anerkannt zu werden, müssen jedoch zahlreiche Angaben verpflichtend auf dem Quittungsdokument enthalten sein.

Rechtsgrundlage: Bürgerliches Gesetzbuch §368

Der Paragraph 368 des BGB besagt, dass Gläubiger verpflichtet sind, auf Verlangen eine Quittung über den Erhalt von Leistungen auszustellen. Die Quittung wird hierbei auch als „schriftliches Empfangsbekenntnis“ bezeichnet. Quelle

Welche Angaben gehören (steuerrechtlich) auf eine Quittung?

Eine Quittung über eine Zahlung muss folgende Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird:

1. Datum der Transaktion
2. Name und Anschrift des Bezahlenden
3. Name und Anschrift des Empfängers
4. Verwendungszweck (z.B. Art und Menge der Ware oder Leistung.)
5. Betrag der Transaktion in Euro und Cent (Brutto + angewendeter Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung/Kleinunternehmerregelung)
6. Unterschrift sowohl des Bezahlenden als auch des Empfängers

Es gibt jedoch auch spezielle Regelungen für bestimmte Branchen, wie z.B. für Dienstleistungen oder Lieferungen von Waren. Es wird empfohlen, sich im Zweifelsfall an das Finanzamt oder einen Steuerberater zu wenden.

Beispiel: Taxiquittungen

Taxi-Quittungen müssen um steuerlich anerkannt zu werden eine Reihe spezieller Pflichtangaben enthalten: 1. Name des Taxi-Unternehmens, 2. Ordnungs-Nr. des Taxis, 3. Fahrtstrecke (Start- und Endpunkt), 4. Fahrpreis mit Steuersatz (Achtung! Für alle Stadtfahrten (Ortsgrenze oder Fahrt unter 50%) muss ein Mwst.-Satz von 7% auf der Quittung ausgewiesen sein. Für längere Fahrten beträgt der Satz 19%), 5. Datum, 6. Unterschrift des Fahrers

Ist ein Kassenbon eine Quittung?

Kassenbons oder Kassenbelege erfüllen in der Regel nicht vollständig die gesetzlichen Vorgaben einer Quittung. Im Falle von Beträgen unter 250€ fallen sie jedoch unter die sog. „Kleinbetragrechnungen“ , deren Vorgaben übliche Kassenbons, z.B. aus Supermärkten, erfüllen.

Kassenbons, die hingegen nur Beträge, aber keine weiteren Informationen über Waren oder Verkäufer ausweisen benötigen zusätzlich eine Quittung, die der Verkäufer z.b. mit einem Quittungsvordruck aus einem Quittungsblock ausstellt und alle Angaben sauber und ordnungsgemäß ausfüllt.

Gleiches gilt für Barbelege & Kassenbons über 250 Euro – hier genügt der normale Thermopapier-Ausdruck in der Regel nicht mehr, denn es müssen weitere Pflichtangaben notiert werden, wie die Anschrift des (empfangenden) Unternehmens, vgl. unseren Artikel zu Rechnungsprüfung

Für welche Geschäftsfälle werden Quittungen vor allem ausgestellt?

Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, zum Beispiel in Einzelhandelsgeschäften, Hotels, Restaurants, Friseursalons usw.
Zahlung von Rechnungen, zum Beispiel für Strom, Gas, Wasser, Telekommunikationsdienste usw.
Entgegennahme von Spenden oder Zuwendungen
Entgegennahme von Zahlungen für Mieten, Kautionen oder andere Gebühren
Entgegennahme von Zahlungen für Dienstleistungen wie z.B. Reparaturen, Reinigungen, Handwerkerarbeiten
Entgegennahme von Zahlungen bei Versteigerungen oder Auktionen

Wann sind Quittungen in der Praxis sinnvoll?

Quittungen sind in der Praxis sinnvoll, wenn es darum geht, Barzahlungen zu bestätigen und zu dokumentieren. Einige Beispiele für Situationen, in denen Quittungen sinnvoll sind:

Wenn ein Kunde einen Artikel im Geschäft kauft und bar bezahlt, kann der Verkäufer eine Quittung ausstellen, um die Zahlung zu bestätigen.
Wenn ein Unternehmen eine Rechnung für eine Dienstleistung stellt und die Zahlung erhält, kann es eine Quittung ausstellen, um die Zahlung zu bestätigen.
Wenn eine gemeinnützige Organisation Spenden erhält, kann sie Quittungen ausstellen, um die Spenden zu bestätigen und die Spender in der Steuererklärung absetzen können.

Was sind die wesentlichen Unterschiede von Quittungen und Rechnungen?

Rechnungen und Quittungen sind beide Dokumente, die für die Buchhaltung wichtig sind, jedoch haben sie unterschiedliche Zwecke und enthalten i.d.R. unterschiedliche Informationen bzw. müssen diese verpflichtend enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Rechnungen sind Dokumente, die von einem Verkäufer oder Lieferanten an einen Kunden oder ein Unternehmen ausgestellt werden, um einen Verkauf oder eine Lieferung von Waren oder Dienstleistungen zu dokumentieren. Sie werden also in der Regel VOR einer Zahlung ausgestellt. Jedoch kann eine Rechnung zeitgleich auch eine Quittung sein, wenn sie ausweist, dass sie bereits beglichen wurde, z.B. über den Vermerk „Betrag dankend erhalten.“

Quittungen hingegen sind Dokumente, die den Erhalt von Zahlungen bestätigen, nachdem diese geleistet wurden. Erfüllt das Quittungsdokument die rechtlichen Anforderungen einer Rechnung, kann es ebenso auch als solche gehandhabt werden.

Quittungen: Quittungsvorlage zum Herunterladen

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