Das Problem mit offenen Bestellungen
Fehlende Transparenz im Bestellwesen
Viele Unternehmen arbeiten mit einem ausgefeilten Beschaffungsprozess, bei dem für jede größere Anschaffung eine Bestellung angelegt wird. Das schafft zunächst Struktur und Nachvollziehbarkeit. Doch mit der Zeit häufen sich die offenen POs – besonders dann, wenn Bestellungen nur teilweise abgerufen oder Projekte stillschweigend eingestellt werden.
Ein reales Beispiel: Ein großes Softwareunternehmen hatte regelmäßig eine dreistellige Anzahl offener Bestellungen in seinem System. Bei genauerer Prüfung stellte die Finanzabteilung fest, dass viele dieser POs nicht mehr genutzt wurden. Die Anforderer hatten schlicht vergessen, sie zu schließen.
Zwei zentrale Probleme für die Finanzabteilung
Wenn Bestellungen offen bleiben, obwohl sie nicht mehr benötigt werden, entstehen zwei ernsthafte Herausforderungen:
1. Rückstellungen und Abgrenzungen
Die Finanzabteilung muss klären, ob für den ungenutzten Betrag einer offenen Bestellung eine Rückstellung gebildet werden muss. Ist die Rechnung eventuell nur noch nicht eingetroffen? Oder wurde die Bestellung faktisch storniert, ohne dass dies im System dokumentiert wurde? Diese Unklarheit erschwert eine saubere Buchführung erheblich.
2. Verzerrte Liquiditäts- und Ergebnisplanung
Offene Bestellungen belasten die Planung. Solange eine PO im System als „offen“ geführt wird, muss der verbleibende Betrag in der Liquiditätsplanung und in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt werden. Das führt zu einem verzerrten Bild der tatsächlichen finanziellen Situation und erschwert fundierte Entscheidungen.
