Warum fehlende Bestellkontrolle Ihre Liquidität und Profitabilität gefährdet

Norman Rohr
04.02.26
5 Minuten Lesedauer

Es ist ein Szenario, das viele Finanzleiter nur zu gut kennen: Am Monatsende landet plötzlich eine Rechnung auf dem Tisch. Eine hohe Rechnung. Niemand in der Buchhaltung wusste davon. Es gibt keine Rückstellungen, keine Budgetfreigabe, und die Liquiditätsplanung für den nächsten Monat ist damit hinfällig.

In vielen mittelständischen Unternehmen (KMU) gleicht der Einkaufsprozess immer noch einem Blindflug. Bestellungen werden per Zuruf getätigt, Excel-Listen manuell gepflegt, und die Finanzabteilung erfährt oft erst bei Rechnungseingang von den Verbindlichkeiten. Das ist nicht nur ineffizient, sondern in wirtschaftlich angespannten Zeiten ein echtes Risiko.

Dieser Artikel beleuchtet, warum der vollständige Überblick über alle Bestellungen das Fundament einer soliden Finanzführung ist und wie moderne Procure-to-Pay (P2P) Lösungen wie finway hier Abhilfe schaffen.

Der blinde Fleck in der Finanzplanung

Für Geschäftsführer und Leiter der Finanzbuchhaltung in traditionellen deutschen Unternehmen ist Planungssicherheit das höchste Gut. Doch genau diese Sicherheit wird oft durch veraltete Einkaufsprozesse untergraben.

Wenn Bestellungen dezentral und ohne System erfolgen, entstehen gravierende Probleme:

Mangelnde Transparenz: Niemand weiß genau, welche Verbindlichkeiten in den nächsten Wochen fällig werden.
Fehlerhafte Liquiditätsplanung: Ohne Wissen über offene Bestellungen („Committed Spend“) basieren Cashflow-Prognosen auf Schätzungen statt Fakten.
Hoher manueller Aufwand: Informationen müssen mühsam aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis:

Stellen Sie sich ein Software-Unternehmen in München vor. Es gibt kein zentrales Tool für Bestellungen (Purchase Orders). Die Finanzleiterin führt eine komplexe Excel-Tabelle, um den Überblick über geplante und getätigte Ausgaben der Teams (Marketing, IT, HR) zu behalten.

Die Realität sieht so aus:

Änderungen kommen per E-Mail, Slack oder per Zuruf im Gang.
Die Finanzleiterin muss ihre Tabelle ständig manuell aktualisieren.
Tippfehler schleichen sich ein, Informationen gehen verloren.
Die Tabelle ist zum Zeitpunkt ihrer Fertigstellung meist schon wieder veraltet.

Das Resultat?

Eine langsame, fehleranfällige Finanzplanung, die fast ausschließlich auf „Reagieren“ statt „Agieren“ basiert.

Warum P&L und Liquiditätsplanung mehr als Excel brauchen

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV bzw. P&L) und die Liquiditätsplanung sind die Navigationsinstrumente Ihres Unternehmens. Wenn die Datenbasis für diese Instrumente fehlerhaft ist, steuern Sie im Nebel.

Das Problem mit der „Rechnung als erste Info“

In vielen Unternehmen ist die eingehende Rechnung der erste Berührungspunkt der Buchhaltung mit einer Ausgabe. Zu diesem Zeitpunkt ist das Geld jedoch bereits ausgegeben – die Verbindlichkeit ist entstanden. Eine wirksame Kostenkontrolle ist hier nicht mehr möglich.

Was fehlt, ist der Schritt davor: Die Bestellanforderung.

Nur wer den Prozess vor der Bestellung kontrolliert, kann Budgets effektiv steuern. Ein Supply Chain Manager oder Commercial Director muss wissen, ob eine Anschaffung noch im Budgetrahmen liegt, bevor die Bestellung rausgeht – nicht erst, wenn die Rechnung eintrifft.

Wie finway den P2P-Prozess revolutioniert

Genau hier setzen moderne Lösungen wie finway an. Anstatt den Einkaufsprozess isoliert zu betrachten, verknüpft finway die Bestellung (Purchase Order) direkt mit der Finanzplanung.

1. Echtzeit-Überblick statt manueller Listen

Mit finway erhält die Finanzabteilung einen vollständigen Überblick über alle Purchase Orders (POs) inklusive Leistungszeitraum und Lieferdatum. Das bedeutet:

Schluss mit manuellen Excel-Listen.
Jede genehmigte Bestellung ist sofort für die Finanzabteilung sichtbar.
Änderungen am Bestellstatus werden automatisch aktualisiert.

2. Präzise Planungssicherheit

Finanzleiter und Geschäftsführer können die Auswirkungen auf die P&L und die Liquidität exakt planen. Da Sie wissen, was bestellt wurde (und wann bezahlt werden muss), werden böse Überraschungen am Monatsende eliminiert.

3. Effizienzsprung durch Automatisierung

Zurück zu unserem Fallbeispiel aus München: Durch den Einsatz von finway konnte das Unternehmen die Fehlerquote um 100 % reduzieren. Tippfehler und verlorene E-Mails gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig sank der Kommunikationsaufwand zwischen den Fachabteilungen und der Buchhaltung um mehr als 95 %.

Statt E-Mails hin und her zu schicken („Ist diese Bestellung freigegeben?“, „Wann kommt die Rechnung?“), fließen alle Informationen zentral an einem Ort zusammen.

Die strategische Bedeutung für die Finanzfunktion

Für Leiter Finanzen in Unternehmen bis 50 Millionen Euro Umsatz geht es nicht nur um „Ordnung“. Es geht um die Transformation der Finanzabteilung von einem Verwaltungsapparat zu einem strategischen Partner.

Wenn Sie nicht mehr Zeit damit verbringen müssen, Belegen hinterherzulaufen oder Excel-Tabellen zu reparieren, gewinnen Sie Zeit für das Wesentliche:

Strategische Analyse der Ausgaben.
Optimierung des Working Capitals.
Bessere Verhandlungen mit Lieferanten basierend auf validen Daten.

Das Ergebnis ist eine Senkung des Aufwands für das Steuerbüro um bis zu 40 %. Das spart nicht nur direkte Beraterkosten, sondern schont vor allem die Nerven Ihres internen Teams.

Genehmigungsprozesse: Kontrolle ohne Bürokratie

Ein häufiges Gegenargument ist die Angst vor Bürokratie. „Wir wollen unsere Mitarbeiter nicht ausbremsen.“ Doch digitale Tools machen das Gegenteil. Ob Sie ein Warenwirtschaftssystem nutzen oder nicht, ist dabei zweitrangig.

finway löst das Problem der Freigaben elegant: Mitarbeiter stellen eine Anforderung, die verantwortliche(n) Person(en) (z.B. Abteilungsleiter) gibt sie per Klick frei. Die Finanzabteilung hat sofortige Sichtbarkeit, ohne in jeden Mikroschritt involviert sein zu müssen. Kontrolle und Agilität schließen sich nicht aus – sie bedingen einander.

Fazit: Kontrolle ist der Schlüssel zum Wachstum

In einer zunehmend komplexen Wirtschaftswelt können es sich KMUs nicht leisten, blind zu fliegen. Der Überblick über offene Bestellungen ist kein „Nice-to-have“, sondern essenziell für eine belastbare Liquiditätsplanung und ein reibungsloses Funktionieren der Finanzfunktion.

Manuelle Prozesse und Excel-Tabellen sind ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht mehr skalierbar. Wer heute in digitale P2P-Prozesse investiert, sichert sich morgen die Handlungsfähigkeit.

Bereit für den nächsten Schritt?
Analysieren Sie Ihren aktuellen Einkaufsprozess. Wie viele Stunden verbringt Ihr Team mit manueller Dateneingabe? Wie oft weicht die Liquiditätsplanung von der Realität ab? Wenn Sie hier Potenzial sehen, ist es Zeit für eine professionelle Lösung.

Schaffen Sie Transparenz und holen Sie sich die Kontrolle über Ihre Finanzen zurück.

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Purchase-to-Pay

Norman Rohr

Norman ist seit 2024 CEO von finway. Er verfügt über einen Master in International Business (ISM) und einen MBA in Finance & Strategy (Melbourne Business School). Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Technologie- und Digitalmedienbranche auf vier Kontinenten ist er ein ausgewiesener Marketing- und Revenue-Experte. Bevor er zu finway kam, hatte er Führungspositionen bei Unternehmen wie Google, SVOX, Pixability, Uberall, Xentral ERP Software und Capmo inne und beriet zahlreiche weitere Firmen.