Diese 5 Tools sind Must-haves für das digitale Office

Für viele ist Remote Work gekommen, um zu bleiben. Immerhin haben die letzten Jahre gezeigt, dass man Mitarbeitenden sehr wohl zutrauen kann, auch ohne physische Anwesenheit und das Auge des:der Vorgesetzten im Nacken gute Arbeit zu leisten. In vielen Fällen ist die Produktivität sogar gestiegen – weil Mitarbeiter:innen ohne schlechtes Gewissen ihrem eigenen Rhythmus folgen können. So können sie in unproduktiven Phasen einen Ausbruch finden anstatt mit schlechtem Gewissen auf den Bildschirm zu starren und durch den Druck die Unproduktivität noch zu verstärken. Zwischendurch putzen? Eine kreative Dusche nehmen? Alles kein Problem im digitalen Office.

Standesgemäß halten wir bei finway natürlich die Flagge hoch für Digitalisierung. Denn, mit dem richtigen Setup, kann daraus nur Gutes entstehen. Während Automatisierung mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben (und im Beruf) schafft, hat das digitale Office auch sonst einiges zu bieten.

Um die Effizienz (und das Wohlbefinden) Ihres Remote-Teams weiter anzuleiten und gleichzeitig die Unternehmenskultur zu fördern statt fallen zu lassen, möchten wir Ihnen hier fünf Tools vorstellen, die Must-haves für das moderne digitale Office sind. So haben Ihre Mitarbeitenden auch ohne physische Verbindung zum Team stets im Blick, welche Aufgaben anstehen, wo die Prioritäten liegen und wie es den Kolleg:innen geht.

5 Tools, die Sie für Ihr digitales Office kennen sollten

1. Asana

Ein Team über die Distanz zu koordinieren, ist sicherlich eine Herausforderung. Dank zuverlässiger Kommunikationskanäle wie Slack oder Google Meets läuft die Abstimmung aber auch von Homeoffice zu Homeoffice. Gleichzeitig sollten Sie Ihre Projekte an einem digitalen Ort verwalten, auf den jede:r Mitarbeiter:in zugreifen kann. Plattformen wie Asana ermöglichen Projektplanung, -verwaltung und -dokumentation für einzelne Teams als auch unternehmensweit. Ein solches Projektmanagement-Tool ermöglicht die Vernetzung und Abstimmung zwischen Mitarbeitenden, egal an welchem Ort und zu welcher Zeit sie arbeiten.

Vorteile im digitalen Office: 

• Organisieren und Zuweisen von Aufgaben an Mitarbeitende, ohne, dass wichtige To-dos im E-Mail-Postfach verloren gehen
• Arbeitsstatus und Prioritäten sind auf einen Blick ersichtlich und bedürfen keiner mündlichen Absprachen mehr – jede:r weiß zu jeder Zeit über To-dos und Projektabläufe Bescheid
• Durch hinterlegte Abhängigkeiten und Regeln werden alle relevanten Schritte des Projektes eingehalten und eine Übersichtlichkeit der Projekte gewährt

2. Nooks

Nooks nimmt als Programm das digitale Office sehr wörtlich: Denn hier lassen sich Räume im Internet-Browser schaffen, die das Gefühl eines echten Büros nachahmen. In einem virtuellen Office haben alle Beteiligten die Möglichkeit, die Geräuschkulisse aus dem Großraumbüro in die eigenen vier Wände zu holen. Anwesende können Kolleg:innen in Gesprächen zuhören oder schnell mit Fragen aufeinander zukommen, ohne dafür gleich einen Videocall zu vereinbaren: Entweder man schreibt die Person schnell per Chat an, ob es passt – oder schaltet sich in ein Gespräch gleich mit dazu. Wer bei der Arbeit selbst nicht „belauscht“ werden möchte (vielleicht singt der ein oder andere ja gerne während der Arbeit), stellt sich selbst stumm. Und wem die Hintergrundgeräusche der anderen Anwesenden zu laut werden, kann diese ebenfalls ausstellen.

Vorteile im digitalen Office: 

• Das Gefühl, nicht alleine zu Hause zu sitzen und Teil eines Teams zu sein, wird durch die Hintergrundgeräusche verstärkt
• Kolleg:innen können sich kurzfristig abstimmen, ohne Termine dafür aufsetzen zu müssen
• Durch das „Belauschen“ bekommt man neue Impulse und Denkanstöße und kann Diskussionen führen, die alleine zu Hause so nicht möglich wären

3. Finway

Na klar, das hier ist ein finway-Blog. Und als Remote-First Company mit Leidenschaft für unser Produkt haben wir natürlich gleich zwei gute Gründe, unser Finanzbetriebssystem als Must-have für das digitale Office zu nennen. Deswegen möchten wir hier lieber ein paar unserer Kund:innen zu Wort kommen lassen:

Vorteile für das digitale Office: 

• Alle Rechnungen, Freigabeprozesse, Abos, Firmenkarten und Reporting sind auf einer Plattform und bieten ohne Medienbrüche so einen vollumfänglichen Blick auf Ihre Finanzen in Echtzeit
• Mitarbeitende können mit wenigen Klicks Einkaufsanträge oder eine Rückerstattung stellen – dank smarter Workflows auch gleich an den:die richtige:n Verantwortliche:n. Das spart Zeit in der Kommunikation und vermeidet, dass sich Rechnungen bei der Verarbeitung aufstauen
• Reminder halten alle Beteiligten im Loop, welche Schritte als nächstes zu tätigen sind. So ist das ehemals physische „Hinterherrennen“ auch remote nicht mehr nötig und die Buchhaltung hat schneller alle wichtigen Daten zusammen

4. GetMyInvoices

Nun, da Sie Ihr Rechnungsmanagement mit einer automatisierten, digitalen Lösung optimiert haben, möchten wir Ihnen ein nützliches Add-on ans Herz legen: Mit einem Fetch-Tool wie GetMyInvoices können Sie alle Rechnungen, die anfallen, automatisch aus den jeweiligen Online-Portalen importieren, sowie über einen E-Mail-Import, eine Cloud oder über eine API-Schnittstelle sammeln. Alle Dokumente werden dann übersichtlich in einem sicheren Dokumentenarchiv gebündelt und können zu Drittanbietern (wie z.B. finway) exportiert werden.

Vorteile im digitalen Office: 

• Das Suchen und Finden von Rechnungen ist auch mit allen Mitarbeitenden im Büro schon schwer: Remote Teams erleichtert ein solches Fetch-Tool die Rechnungsverwaltung, da Rechnungen nicht mehr einzeln aus Postfächern und Accounts zusammengesucht werden müssen
• Automatisierung spart Zeit und schafft Freiräume für wichtige Dinge – wenn Sie sich jetzt mit Kolleg:innen zusammenrufen, dann für strategische Termine und nicht wegen fehlender Rechnungen

5. Remi

Den zwischenmenschlichen Kontakt zu den lieben Kolleg:innen aufrecht erhalten? Geht auch ohne Kaffeeküche! Mit Programmen wie Remi, über die Mitarbeitende täglich wie in einem Stimmungsbarometer angeben, wie es ihnen geht. Zusätzlich lassen sich Hobbys und Interessen hinterlegen. So werden Matches mit Kolleg:innen gebildet und der Austausch über private Themen gefördert, der sonst vielleicht nicht zustande gekommen wäre („Ach, Peter von Sales mag auch Tennis?!“). Zusätzlicher Bonus: Wer sich nicht gut fühlt, muss das nicht unbedingt offen sagen – er oder sie kann es einfach im Barometer angeben und sich relativ sicher sein, dass das Team an diesem Tag nachsichtiger mit einem ist. Oder sogar Unterstützung anbietet.

Vorteile für das digitale Office: 

• Bauen Sie eine Verbindung zu Ihrem Team auf, auch wenn alle Mitarbeitenden über die Welt verstreut sind
• Stärkung der Teamkultur durch Daily Mood Check-ins, wöchentliche Fragen und Rituale
• „Entlastung“ für Mitarbeitende: Sie können mehr oder weniger offen kommunizieren, dass es ihnen an etwas fehlt, ohne es direkt bei Vorgesetzten ansprechen zu müssen. So können sie es sich erst einmal „von der Seele schreiben“ und müssen sich nicht zu Hause im stillen Kämmerlein müde oder unmotiviert (und dafür auch noch schlecht) fühlen