TL;DR: Viele E-Commerce-Händler verlieren täglich wertvolle Arbeitszeit durch manuelle Belegabgleiche, Freigabestaus und fehlende Cashflow-Transparenz. finway automatisiert den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess – von der Bestellanfrage bis zur Zahlung – und spart Unternehmen nachweislich bis zu 60% % der Arbeitszeit im Kreditorenmanagement ein.
Kreditorenprozesse im E-Commerce automatisieren mit finway
- Norman Rohr
- 12.08.26
- 9 Minuten Lesedauer
Wer ein wachsendes E-Commerce-Unternehmen führt, kennt das Problem: Das operative Geschäft läuft auf Hochtouren, der Umsatz steigt – aber im Hintergrund kämpft das Finance-Team mit Prozessen, die eigentlich niemand mehr so haben will. Lieferscheine werden eingescannt, manuell aus WaWi-Systemen übertragen, Rechnungen stapeln sich zur Freigabe, und der Cashflow-Überblick basiert auf einer Excel-Tabelle, die schon wieder drei Wochen alt ist.
Genau das ist die Realität in vielen kleinen und mittelgroßen E-Commerce-Unternehmen. Und es ist kein Nischenproblem. Es ist ein strukturelles: Wenn Einkauf, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Banking in getrennten Systemen arbeiten, entsteht Reibung – bei jedem einzelnen Beleg, jeden Tag.
Dieser Beitrag zeigt, welche konkreten Pain Points E-Commerce-Händler im Kreditorenmanagement plagen, wie finway diese systematisch löst und welchen messbaren ROI Unternehmen durch die Automatisierung erzielen.
Die größten Pain Points im Kreditorenmanagement von E-Commerce-Händlern
Schnittstellen- und Medienbrüche zwischen WaWi und Buchhaltung
Viele E-Commerce-Händler nutzen Warenwirtschaftssysteme wie JTL, Plentymarkets (kurz: Plenty), WeClapp oder Xentral als operatives Herzstück – für Bestellungen, Wareneingänge und Lagerverwaltung. Das Problem: Diese Systeme kommunizieren nicht automatisch mit dem Buchhaltungs- oder Eingangsrechnungs-Tool. Die Folge ist manuelles Copy-Paste, fehleranfällige Dateneingaben und doppelte Arbeit.
Einer unserer Kunden, ein E-Commerce-Händler im Bereich Grills und Barbecue-Zubehör, stand genau vor dieser Herausforderung. Das Unternehmen nutzte Plenty als Warenwirtschaftssystem – ein Tool, das primär für Multi-Channel-Sales konzipiert ist, welches aber auch als ERP eingesetzt wurde. Die Übertragung von Bestellanträgen und Wareneingangsbelegen in die Buchhaltungssoftware lief komplett manuell.
Manueller Drei-Wege-Abgleich: Zeitfresser Nummer eins
Beim klassischen Drei-Wege-Abgleich werden Bestellung, Lieferschein und Rechnung miteinander verglichen – manuell, Dokument für Dokument. Der Finanzleiter beschreibt es treffend: „Es ist wirklich so, als würdest du Lieferschein und Rechnung nebeneinander legen und gucken, ob das passt – wie vor 20 Jahren.“
Das Lager scannte Lieferscheine ein, schickte sie ans System, und das Einkaufsteam an einem anderen Standort glich sie manuell mit den Rechnungen ab. Abgesehen vom hohen Zeitaufwand entstanden dabei regelmäßig Fehler – gerade dann, wenn Lieferanten nicht genau das lieferten, was bestellt wurde.
Wie gravierend dieses Problem sein kann, zeigt ein anderes finway-Kundenbeispiel: Bei einem Klimaanlagenunternehmen verbrachte ein Mitarbeiter 40 % seiner gesamten Arbeitszeit mit dem manuellen Abgleich von Lieferungen und Rechnungen – bei einem Bruttogehalt von 4.500 € monatlich entspricht das reinen Lohnkosten von 1.800 € pro Monat, die ausschließlich in diesen einen Prozess flossen.
Freigabestaus und überfällige Verbindlichkeiten
Rechnungsfreigaben, die im Workflow feststecken, sind nicht nur ein Effizienzproblem – sie gefährden direkt die Lieferantenbeziehungen. Bei unserem Kunden waren zum Zeitpunkt der Analyse 193 Rechnungen in der Freigabe, davon schätzungsweise 40 % bereits überfällig.
Allein das nicht ausgenutzte Skonto beläuft sich damit auf fast 200k EUR pro Jahr.
Die Ursachen sind typisch für wachsende Mittelständler: Abteilungen genehmigen Bestellungen, kümmern sich dann aber wochenlang nicht mehr um die Rechnungsfreigabe. Hinzu kommen unvollständige Warenlieferungen, offene Klärungen mit Lieferanten und fehlende Eskalationsmechanismen.
Fehlende Cashflow-Transparenz durch Excel-basierte Planung
„Es werden Excel-Listen geführt über Cashflows – das basiert natürlich auf Daten, die dann schon wieder ein paar Tage oder Wochen alt sind.“ Dieses Zitat des Finanzleiters trifft den Kern eines Problems, das CFOs in wachsenden E-Commerce-Unternehmen regelmäßig beschäftigt.
Gerade im E-Commerce, wo Lagerbestände kontinuierlich aufgebaut werden und Kreditlinien regelmäßig getilgt werden müssen, ist präzise Liquiditätsplanung kein Nice-to-have, sondern eine strategische Notwendigkeit. Wer nicht weiß, dass der Einkauf gerade Ware im Wert von 700.000 € bestellt hat, kann seine Bankkonten nicht proaktiv steuern.
Manuelle Bankprozesse und zeitaufwändige Kontoauszugsverarbeitung
Ein weiterer Zeitfresser: Kontoauszüge werden als PDF oder Excel manuell heruntergeladen, Lastschriften von Hand in der Buchhaltungssoftware zugeordnet. Zusätzlich erschwert wurde das ganze dadurch, dass die bestehende Lösung Lastschriften nicht nativ unterstützte.
Komplexität bei ERP-Wechseln
Viele E-Commerce-Händler befinden sich in einer Übergangsphase: Das bestehende WaWi-System stößt an seine Grenzen, ein Wechsel steht im Raum, aber die Implementierung dauert erfahrungsgemäß zwei bis drei Jahre. In dieser Zeit bleibt das Finance-Team mit suboptimalen Prozessen zurück.
Der CFO fasst es pragmatisch zusammen: „Ich möchte diese zwei Jahre optimieren und besser arbeiten als bisher.“
Die finway-Lösung: Automatisierung vom Einkauf bis zur Zahlung
RPA-Integration: Plenty trifft finway connect
Der Kern der technischen Lösung ist Verbindung von Plenty und finway: Bestellanträge und Wareneingangsbelege werden automatisch von Plenty nach finway übertragen – kein manuelles Copy-Paste, keine Medienbrüche.
Konkret bedeutet das: Sobald im Lager ein Wareneingang gebucht und ein Wareneingangsbeleg erstellt wird, zieht finway diesen automatisch ins System. Das Lagerpersonal bucht die Ware ein, der Rest läuft von selbst.
Automatisierter Drei-Wege-Abgleich mit Auto-Approver
finway führt den Purchase-to-Pay-Prozess vollständig digital ab: Bestellung, Wareneingangsbeleg und Rechnung werden automatisch miteinander abgeglichen. Stimmen alle drei Dokumente überein, genehmigt der Auto-Approver die Rechnung ohne manuellen Eingriff.
Das Ergebnis: Rechnungen, bei denen alles passt – und das sind erfahrungsgemäß die überwiegende Mehrheit – werden sofort freigegeben und können umgehend bezahlt werden. Manuelle Prüfungen beschränken sich auf Ausnahmen und Klärungsfälle.
Automatisierte Abo-Freigaben für wiederkehrende Ausgaben
Wiederkehrende Ausgaben wie Google Ads, ChatGPT-Lizenzen oder andere Software-Abonnements müssen nicht monatlich neu genehmigt werden. Einmal durch den Kostenstellenverantwortlichen freigegeben, wird die Rechnung automatisch genehmigt – solange der Betrag unverändert bleibt. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch unnötige Freigabestaus bei Standardausgaben.
Produkterweiterung Gutschriften
Ein branchenspezifisches Problem im e-Commerce: Lieferanten schicken selten unkomplizierte Erstattungen bei Reklamationen. Stattdessen entstehen Gutschriften, die strukturiert im Einkaufsprozess abgewickelt werden müssen. finway entwickelt hierfür eine dedizierte Erweiterung, die Gutschriften transparent und nachvollziehbar in den bestehenden Workflow integriert.
Direkte Bankanbindung für automatisches Transaktions-Matching
Durch die native Bankanbindung von finway entfällt das manuelle Herunterladen und Zuordnen von Kontoauszügen. Transaktionen werden automatisch gematcht – einschließlich Lastschriften, die von vielen traditionellen Buchhaltungstools nicht nativ unterstützt werden. Das Finance-Team hat alle Zahlungsströme in einer einzigen Übersicht.
Echtzeit-Reporting und Power BI-Anbindung für CFOs
Über die finway Export API lassen sich Daten direkt in Business-Intelligence-Tools wie Power BI übertragen. Für CFOs, die ihre Dashboards und Berichte in Power BI zentralisieren wollen, ist das ein entscheidender Vorteil. Statt veralteter Excel-Exporte stehen Echtzeit-Daten zu Verbindlichkeiten, Ausgaben und Liquidität zur Verfügung – eine belastbare Basis für fundierte Finanzentscheidungen.
Der messbare ROI: Was Unternehmen konkret einsparen
Bis zu 60 % Arbeitszeitersparnis beim Belegabgleich
Das konsequenteste ROI-Argument für finway liefert der bereits erwähnte Use Case aus dem Klimaanlagenbereich: Ein Mitarbeiter mit einem Bruttogehalt von 4.500 € pro Monat verbrachte 40 % seiner Arbeitszeit mit manuellem Abgleich – das entspricht direkten Lohnkosten von 1.800 € monatlich für einen einzigen, vollständig automatisierbaren Prozess.
Für E-Commerce-Unternehmen mit höherem Belegvolumen und mehreren beteiligten Mitarbeitern multipliziert sich dieses Einsparpotenzial erheblich.
Reduzierung manueller Dateneingaben und Fehlerquoten
Manuelle Eingaben sind fehleranfällig – und Fehler im Kreditorenmanagement kosten Zeit und Geld. Jede falsch zugeordnete Rechnung, jede doppelt erfasste Position und jede übersehene Abweichung bedeutet Nacharbeit. Durch die automatisierte Übergabe an finway sinkt die Fehlerquote strukturell, nicht nur punktuell.
Schnellere Rechnungsfreigaben und Einhaltung von Zahlungsfristen
Für unseren Kunden war die Einhaltung von Lieferantenfristen eines der drängendsten Probleme. Mit dem automatisierten Drei-Wege-Abgleich und dem Auto-Approver verkürzt sich der Freigabezyklus drastisch. Rechnungen ohne Abweichungen durchlaufen den Prozess ohne Wartezeit – statt in einem Freigabe-Backlog zu landen.
Das schützt nicht nur Lieferantenbeziehungen, sondern ermöglicht es auch, Skontofristen konsequent zu nutzen – ein weiterer monetärer Hebel, der in der Praxis häufig unterschätzt wird.
Präzisere Liquiditätsplanung in Echtzeit
Statt Excel-Tabellen mit veralteten Daten haben Finance-Teams mit finway Zugriff auf eine tagesaktuelle Übersicht aller genehmigten Bestellungen, offenen Verbindlichkeiten und geplanten Zahlungen. Für E-Commerce-Unternehmen, die Kreditlinien aktiv managen und Lagerbestände finanzieren müssen, ist dieser Transparenzgewinn ein direkter Wettbewerbsvorteil.
Wer weiß, dass der Einkauf gerade Ware für 700.000 € geordert hat, kann Bankguthaben proaktiv umschichten – statt reaktiv auf Liquiditätsengpässe zu reagieren.
finway als strategischer Partner für wachsende E-Commerce-Händler
Die Probleme im Kreditorenmanagement, die hier beschrieben wurden, sind keine Ausnahme. Sie sind der Standard bei E-Commerce-Händlern, die schnell gewachsen sind und deren Finanzprozesse mit dem operativen Tempo nicht Schritt halten konnten.
finway löst diese Probleme nicht mit einem einzelnen Feature, sondern mit einem integrierten Ansatz: von der Bestellfreigabe über den automatisierten Drei-Wege-Abgleich bis zur Bankanbindung und dem Echtzeit-Reporting. Und das nicht nur für den Status quo – sondern als dauerhafte Investition in bessere Kreditorenprozesse auch für die Zeit nach der Einführung eines neuen ERP-Systems.
Der ROI lässt sich in Euro und Stunden messen. Die strategische Relevanz geht darüber hinaus: Finance-Teams, die keine Zeit mehr mit manuellem Abgleich verbringen, können sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt – fundierte Entscheidungen, bessere Lieferantenkonditionen und eine Liquiditätssteuerung, die dem Wachstum des Unternehmens gerecht wird.
Wenn Sie wissen möchten, wie finway konkret in Ihrem Unternehmen wirkt, sprechen Sie mit unserem Team – und erfahren Sie, welchen ROI Sie realistisch erwarten können.
Häufig gestellte Fragen zu finway und Kreditorenautomatisierung
Was ist der Unterschied zwischen einer klassischen Rechnungsfreigabe und dem Purchase-to-Pay-Ansatz von finway?
Klassische Rechnungsfreigabe-Tools prüfen Rechnungen erst, nachdem sie eingegangen sind. Der Purchase-to-Pay-Ansatz von finway setzt früher an: Bestellungen werden vor der Ausführung freigegeben. Stimmt die eingehende Rechnung mit der genehmigten Bestellung und dem Wareneingang überein, wird sie vom Auto-Approver automatisch freigegeben – ohne manuellen Eingriff. Das beschleunigt den gesamten Prozess erheblich.
Funktioniert finway auch, wenn das WaWi/ERP-System demnächst gewechselt wird?
Ja. finway ist so konzipiert, dass es unabhängig vom eingesetzten ERP-System funktioniert und über Schnittstellen angebunden werden kann. Für Unternehmen, die in den nächsten Jahren auf ein neues ERP migrieren wollen, dient finway als stabile Zwischenlösung – und bleibt danach als ergänzendes Tool für Rechnungsfreigabe und Spend Management relevant.
Für welche Unternehmensgrößen ist finway geeignet?
finway richtet sich primär an wachsende KMU mit einem Jahresumsatz ab ca. 1 Millionen Euro, die ihre Kreditorenprozesse skalieren wollen. Unternehmen mit einem Gruppenvolumen von rund 50 Millionen Euro sind ein typisches Beispiel für die Zielgruppe.
Wie lange dauert die Implementierung von finway?
Die Implementierungsdauer hängt von der Komplexität der bestehenden Systemlandschaft ab. In der Regel ist finway innerhalb weniger Wochen betriebsbereit – inklusive Onboarding, Prozessdefinition und Mitarbeiterschulungen.
Kann finway auch mit Power BI oder anderen BI-Tools verbunden werden?
Ja. finway bietet eine Export API, über die Finanzdaten automatisch in Business-Intelligence-Tools wie Power BI übertragen werden können. CFOs und Finanzleiter erhalten so Echtzeit-Zugriff auf Ausgaben, Verbindlichkeiten und Liquiditätsdaten – direkt in ihrem bevorzugten Reporting-Tool.
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Norman Rohr
Norman ist seit 2024 CEO von finway. Er verfügt über einen Master in International Business (ISM) und einen MBA in Finance & Strategy (Melbourne Business School). Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Technologie- und Digitalmedienbranche auf vier Kontinenten ist er ein ausgewiesener Marketing- und Revenue-Experte. Bevor er zu finway kam, hatte er Führungspositionen bei Unternehmen wie Google, SVOX, Pixability, Uberall, Xentral ERP Software und Capmo inne und beriet zahlreiche weitere Firmen.
