Rechnungsprüfung automatisieren mit dem 3-Wege-Abgleich

Was ist der 3-Wege-Abgleich?

Der 3-Wege-Abgleich ist ein fundamentaler Prozess in der Kreditorenbuchhaltung. Er stellt sicher, dass eine eingehende Lieferantenrechnung korrekt ist, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Dabei werden drei zentrale Dokumente miteinander verglichen:

1. Bestellung: Das Dokument, das den Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu einem vereinbarten Preis autorisiert
2. Lieferschein: Der Beleg, der bestätigt, dass die bestellten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert wurden
3. Rechnung: Die Zahlungsaufforderung des Lieferanten

Stimmen die Angaben zu Mengen, Preisen und Artikeln auf allen drei Dokumenten überein, kann die Rechnung bedenkenlos bezahlt werden. Manuell durchgeführt, ist dieser Abgleich jedoch mühsam und ineffizient.

Die Herausforderungen des manuellen Abgleichs

Für viele Finanzteams gehört der manuelle Abgleich zum Arbeitsalltag. Die Dokumente liegen oft in unterschiedlichen Formaten vor – als PDF im E-Mail-Postfach, in Papierform auf dem Schreibtisch oder in einem separaten Warenwirtschaftssystem. Der Abgleich erfordert ein hohes Maß an Konzentration und Zeit.

Schon kleine Abweichungen, wie unterschiedliche Artikelnummern, Mengenangaben oder Preisstaffelungen, führen zu langwierigen internen Rückfragen. Die Folgen sind nicht nur ein hoher Zeitaufwand, sondern auch eine erhöhte Gefahr von Fehlern, wie doppelte Zahlungen oder die Bezahlung falscher Beträge. Diese Ineffizienz blockiert wertvolle Mitarbeiterkapazitäten, die für strategisch wichtige Aufgaben wie Liquiditätsmanagement und Budgetplanung fehlen.

Praxisbeispiel 1: Zeitfresser im E-Commerce

Ein E-Commerce-Unternehmen aus dem Münchner Umland nutzt JTL Software als Warenwirtschaftssystem (ERP) zur Abwicklung seiner physischen Warenströme und finway als umfassendes Finanztool für ihre Kreditorenprozesse. Bei der Rechnungsprüfung öffnet der Geschäftsführer finway und das Warenwirtschaftssystem auf zwei Monitoren nebeneinander und gleicht jede einzelne Rechnung manuell mit den Lieferscheinen ab.

Dieser Prozess ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern birgt auch ein hohes Fehlerrisiko. Bei hunderten von Transaktionen pro Monat kann schnell etwas übersehen werden, was zu finanziellen Verlusten führt und die Buchhaltung unnötig verkompliziert.

Praxisbeispiel 2: Kostenersparnis im Handwerk

Ein SHK-Vertriebs- und Installationsbetrieb mit rund 40 Mitarbeitern in Süddeutschland bestellt große Mengen an Wärmepumpen und Zubehör. Diese werden an ein Zentrallager geliefert und von dort auf verschiedene Baustellen verteilt. Die Bestellungen und Lieferscheine sind oft sehr umfangreich. Zudem werden Lieferungen für mehrere Projekte auf verschiedenen Lieferscheinen und Rechnungen zusammengefasst.

Diese Komplexität macht die manuelle Prüfung extrem schwierig. In diesem Unternehmen wendet eine Vollzeitkraft 40 % ihrer Arbeitszeit ausschließlich dafür auf, eingehende Rechnungen mit den Lieferscheinen zu vergleichen. Das entspricht nicht nur einem enormen administrativen Aufwand, sondern auch erheblichen Personalkosten.

Durch den Einsatz von finway wird auch hier der Abgleich vollständig automatisiert.

Die Software erkennt selbst bei komplexen Sammelrechnungen, welche Positionen zu welchem Lieferschein und welcher Bestellung gehören. Die Zeitersparnis liegt ebenfalls bei über 90%. Rechnet man dies auf die Arbeitszeit um, spart das Unternehmen rund 40% der Arbeitszeit einer Vollzeitkraft. Bei einem angenommenen Jahresgehalt von 50.000€ entspricht das einer jährlichen Ersparnis von rund 22.000€ – nur durch die Automatisierung eines einzigen Prozessschrittes.

Fazit: Befreien Sie Ihr Finanzteam

Der manuelle Abgleich von Rechnungen und Lieferscheinen ist ein Relikt aus der analogen Vergangenheit. In einer digitalisierten Geschäftswelt ist er nicht nur ineffizient, sondern auch ein unnötiger Kostenfaktor und eine Bremse für strategisches Wachstum.

Mit einer Lösung wie finway können Sie diesen Prozess vollständig automatisieren und die Potenziale Ihres Finanzteams freisetzen. Anstatt Dokumente zu jagen und Zahlen zu vergleichen, können sich Ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens zu gestalten. Geben Sie sich nicht länger mit manuellen Prozessen zufrieden und machen Sie den nächsten Schritt in Richtung einer effizienten und intelligenten Finanzverwaltung.