finway Produkt-Update: August 2022

Erweiterte Filtermöglichkeiten, die individualisierbare DATEV-Notiz sowie Export- und UI-Verbesserungen machen das Arbeiten mit finway noch bequemer.

Quick Filter zur einfacheren Navigation durch finway

Alles im Blick haben mit Quick Filtern und erweiterten Filtermöglichkeiten

Admins und Genehmiger:innen behalten im Dashboard den Überblick mit den neuen Quick Filtern: To-dos, eigene Anträge und überfällige Rechnungen können direkt darüber gefiltert werden.
Neben den neuen Quick Filtern haben wir auch bestehende Filter optimiert: Diese können nun sitzungsübergreifend gespeichert werden, die Filtermöglichkeiten wurden verfeinert und auch neu eingeführt in den Tabs Abonnements, Karten, Transaktionen, Mitarbeiter:innen, Kostenstellen, Lieferanten und Workflows.

Alle wichtigen Informationen mit der DATEV-Notiz an Datev Unternehmen online übergeben

Alle wichtigen Informationen übergeben mit der DATEV Notiz

Legen Sie individuell fest, welche Informationen zusätzlich zu den üblichen Belegdaten als Notiz an DATEV Unternehmen online (DUO) übermittelt werden sollen. Sie möchten beispielsweise die Beschreibung mit übergeben, die aktuell über die Standardfelder nicht übergeben werden kann? Mit dieser neuen Funktion haben Sie die Möglichkeit, je Auftragsart (für Abonnements, Rückerstattungen, mit/ ohne Artikel, etc.) die zu übergebenden Informationen in den Einstellungen zu definieren. So werden die von Ihnen gewünschten Informationen als Notiz über die Live-Schnittstelle oder eine XML-Datei direkt von finway nach DUO exportiert (innerhalb eines 120 Zeichen Limits vonseiten der DATEV).

Export und UI Verbesserungen

Optimierter CSV-Export

Die CSV-Exportdatei im Karten-Wallet (Account Statement) enthält nun weitere Daten wie die finway Antragsnummer, die Rechnungsnummer, Lieferanten- und Kreditorennummer. Somit kann die (manuelle) Zuordnung der Transaktionsdaten zu den Belegdaten in Buchhaltungsprogrammen deutlich vereinfacht werden.  Der Standard CSV-Export wurde optimiert und enthält jetzt auch die Informationen zum Leistungszeitraum, sofern dieser von den Nutzer:innen im Antrag definiert wurde.

Kostenstellen-ID ein- und ausblenden

Wählen Sie in den Einstellungen, ob Sie Kostenstellen-IDs in den Dropdowns zu den Kostenstellen in finway angezeigt bekommen möchten oder nicht (z.B. in Anträgen).

Matching direkt aus den Anträgen heraus

Bisher fand das Matching in finway im Transaktionsbereich statt. Um den Arbeitsfluss im Dashboard zu erleichtern und einen besseren Überblick auch auf Antragsebene zu bieten, werden jetzt Transaktionen prominenter in den Anträgen dargestellt. Dabei gibt es Unterschiede zwischen den Rollen:

  • Admins ist es möglich, das Matching von Antrag zu Transaktion direkt aus dem Antrag durchzuführen und bereits gematchte Transaktionen einzusehen und zu prüfen.
  • Mitarbeiter:innen und Genehmiger:innen können ebenso gematchte Transaktionen sehen, haben aber keine Rechte darüber hinaus. Die Neuerung hilft Mitarbeiter:innen und Genehmiger:innen, einen besseren Überblick über den Abgleich und Transaktionsstatus von Anträgen und Rechnungen zu bekommen.

Optimierter Karten-Tab

Transaktionen und Anträge sind im Karten-Tab nun mit einem direkten Link verknüpft. Diese Funktion hilft insbesondere Genehmiger:innen und Mitarbeiter:innen, die Ausgabendetails mit einem Klick einzusehen. Zudem können Ausgaben- und Zahlungsstatus der jeweiligen Kartentransaktion jetzt bequem in der Kartentransaktionsliste nachgesehen werden.

Der “Alle Anträge” Tab für Admins ist zurück

Die Registerkarte “Alle Anträge” im Dashboard ist zurück und gibt einen Überblick über alle nicht archivierten Anträge.

Anzeige von Banksalden

Ihr Bankguthaben sehen Sie nun auch im Dropdown der verknüpften Bankkonten während des Bezahlvorgangs – so können Sie z. B. auf Basis der Kontostände das passende Bankkonto für die Zahlung auswählen. Zudem wird der Gesamtbetrag im Dialogfenster noch einmal angezeigt, so erhalten Sie einen Überblick über die zu zahlende Gesamtsumme, was besonders bei Sammelüberweisungen relevant ist.

Weitere Optimierungen im August

Die Antragserstellung bei Abonnements funktioniert jetzt auch transaktionsbasiert

Sie haben nun die Möglichkeit, in Ihren Karten-Abonnements einzustellen, ob neue, wiederkehrende Anträge dieses Abonnements datumsbasiert und im Rahmen des Zahlungsintervalls (monatlich, vierteljährlich, jährlich), oder auf Basis der Transaktion generiert werden sollen. Bei der transaktionsbasierten Antragserstellung löst eine Kartentransaktion automatisch die Erstellung eines Antrags aus. Diese Einstellung ist insbesondere bei volumen-/nutzungsbasierten Abonnements und Zahlungen sinnvoll, z. B. für LinkedIn oder Google Ads.

Einstellungsmöglichkeit zur Betragsanpassung durch Transaktionen bei Kartenanträgen

Damit einhergehend haben Sie zudem nun die Möglichkeit, in den Einstellungen auf Kartenebene auszuwählen, ob Kartentransaktionen, die zu einem bestehenden Antrag (bis einschließlich Status in Prüfung) gematched werden, automatisch den Betrag im Antrag anpassen sollen, oder nicht. Diese Einstellung können Sie auf der Kartenantragsebene, unabhängig von den Einstellungen der Karte, anpassen, sofern Sie die automatisierte Anpassung bei bestimmten Anträgen aussetzen möchten.

Das Leistungsdatum wird nun mit dem Rechnungsdatum vorausgefüllt

Bisher wurde das Leistungsdatum durch das Erstellungsdatum des Antrags vorausgefüllt. Jetzt wird es standardmäßig mit dem Rechnungsdatum ausgefüllt, sofern die Information vorhanden ist. Wenn kein Rechnungsdatum vorhanden ist, wird wie zuvor auch das Erstellungsdatum des Antrags eingetragen.

Optimierungen für den Schnittstellen-Export zu DATEV Unternehmen online

  • Sie erhalten für inkompatible BU-Nummern eine Warnung.
  • Wenn Ausgaben einen Betrag von 0€ haben, erhalten Sie eine Warnung.
  • Wenn Sie inkompatible Sachkonten-Codes verwenden, erhalten Sie eine Warnung. Gleichzeitig erlauben wir Sonderzeichen (“.”) in den Sachkonten-Codes für Addison-Benutzer:innen.

Zusätzlich zu einer Warnung über DATEV-inkompatible Daten schließen wir Anträge mit solchen Daten automatisch vom Schnittstellen-Export nach DATEV Unternehmen online aus und zeigen Ihnen die problematischen Antragsnummern in einer Fehlermeldung an.

Sie entscheiden, wie Sie mit vollständigen Gutschriften umgehen möchten

Bei einer vollständigen Gutschrift, also beispielsweise einer Zahlung über 100€ und einer vollständigen Gutschrift dieser 100€, werden Antrag und Rechnung nicht mehr gelöscht, sondern mit einem Betrag von 0€ angezeigt, um Ihnen freizustellen, wie Sie mit diesen Rechnungen verfahren wollen. Da DATEV Unternehmen online 0€-Beträge nicht akzeptiert, erhalten Sie vor dem Export eine Warnung.

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