SEPA-Formatwechsel_ Umstellung auf pain.001.001.09 - finway

SEPA-Formatwechsel: Was Sie über die Umstellung auf pain.001.001.09 wissen müssen

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  • Michelle Boy
  • 22.10.26
  • 7 Minuten Lesedauer

Ob Gehaltsabrechnung, Lieferantenrechnung oder Abo-Modell: Wenn Ihr Unternehmen SEPA-Sammelüberweisungen aus der Buchhaltungs- oder ERP-Software an Ihre Bank übermittelt, geschieht dies im Hintergrund fast immer im XML-Format pain.001.001.03.

Dieses jahrelang bewährte Format wird schrittweise durch den Nachfolger pain.001.001.09 abgelöst. Welche Änderungen mit dem Wechsel auf den ISO 20022-Standard einhergehen, welche Fristen aktuell gelten und wie Sie prüfen können, ob Ihre Finance-Software bereit ist, haben wir in diesem Leitfaden für Sie zusammengefasst.

1. Was ist pain.001 und warum gibt es ein Update?

Das Format pain.001 (die Abkürzung steht für Payment Initiation) beschreibt den technischen XML-Standard, mit dem Zahlungsaufträge von Unternehmen via EBICS oder HBCI/FinTS an Banken übermittelt werden.

Die Deutsche Kreditwirtschaft (DK) hat das Nachfolgeformat pain.001.001.09 (im Alltag oft kurz als pain 09 oder pain 009 bezeichnet) im Zuge der weltweiten ISO 20022-Harmonisierung als neuen Standard festgelegt. Ziel des Updates sind modernere Datenstrukturen, erweiterte Prüfregeln im Zahlungsverkehr sowie eine schrittweise Umstellung auf strukturierte Adressdaten.

2. Die wichtigsten Unterschiede: pain.001.001.03 vs. .09

Für den täglichen Ablauf im Zahlungsverkehr ändert sich prinzipiell wenig: Kernangaben wie IBAN, Betrag, Währung und Verwendungszweck bleiben exakt dieselben. Im Hintergrund der XML-Datei gibt es jedoch maßgebliche technische Anpassungen:

  • Feldbezeichnung für die Bankkennung (BIC):
    Das XML-Feld für den BIC heißt in Version 09 nun <BICFI> anstelle des bisherigen <BIC>. Für Anwender ändert sich der Inhalt des Feldes nicht – wohl aber die technische Struktur im Code.
  • Ausführungstermin:
    Das Ausführungsdatum wird im XML-Code künftig tiefer verschachtelt abgebildet (unter <ReqdExctnDt><Dt>…</Dt></ReqdExctnDt>).
  • Strukturierte Empfängeradresse (PstlAdr):
    Wenn Adressdaten mitgeschickt werden, reicht es künftig nicht mehr aus, diese rein als Freitext zu übergeben. Mindestens Ort (TwnNm) und Land (Ctry) müssen als eigene XML-Felder strukturiert sein.
  • Neuer XML-Namensraum:
    Eingebettete Dateien verweisen technisch auf das Schema …:xsd:pain.001.001.09 (entspricht im Regelfall der Anlage 3 der DK-DFÜ-Vereinbarung ab Version 3.7 / Schema GBIC_4 bzw. GBIC_5).

Achtung Verwechslungsgefahr bei Versionsnummern:
Viele Lohn- oder Finance-Programme fordern in den Einstellungen eine „SEPA-Version 3.7“ oder höher. Dies bezieht sich auf die Versionszählung der Deutschen Kreditwirtschaft (Anlage 3 des DFÜ-Abkommens) und beschreibt technisch genau den Wechsel zu pain.001.001.09.

3. Entwarnung beim Thema „Strukturierte Adresse“

In vielen Finanzforen sorgte die Pflicht zur strukturierten Adresse für Verunsicherung. Hier gilt jedoch Entwarnung für inländische SEPA-Überweisungen:

  1. Adressen bleiben bei inländischen SEPA-Überweisungen optional:
    Wenn Sie Zahlungsdateien rein mit IBAN und Empfängername erstellen (was im Standard-Inlandszahlungsverkehr üblich ist), müssen Sie weiterhin keine Adresse angeben.
  2. Hybrid-Adressen weiterhin erlaubt:
    Wer Adressdaten aus den Stammdaten mitschickt (z. B. zur automatisierten Zuordnung), muss lediglich Ort und Land in separate Felder aufteilen. Straße und Postleitzahl dürfen weiterhin in Freitextzeilen verbleiben (Hybrid-Adresse).

(Hinweis: Bei Auslandsüberweisungen wie dem AXZ-Verfahren gelten gesonderte, strengere Regeln für die vollständige Adressstruktur.)

4. Fristen und Stichtage: Was ist aus November 2026 geworden?

Geplant war das Ende von pain.001.001.03 für November 2026, im September 2026 hat die Deutsche Kreditwirtschaft diesen Termin ausgesetzt. Ursprünglich hatten auch viele Kreditinstitute und Rechenzentren (darunter Sparkassen und Atruvia) das definitive Ende des Altformats pain.001.001.03 für November 2026 angekündigt.

  • Aktueller Stand: Die Deutsche Kreditwirtschaft (DK) hat die strikte Abkündigung des Altformats zum November 2026 vorübergehend ausgesetzt. Grund dafür ist, dass auch internationale Gremien wie der EPC und SWIFT eine Übergangsfrist für unstrukturierte Adressen gewährt haben.
  • Was das bedeutet: Das Altformat pain.001.001.03 bleibt bis auf Weiteres nutzbar. Die FK/DK wird ein neues, verbindliches Enddatum in Absprache mit EPC/SWIFT festlegen.
  • Trotzdem beachten: Einzelne Banken oder Softwarehersteller können die Umstellung auf das Zielformat pain.001.001.09 bereits früher als Standard durchführen. Ein frühzeitiger Wechsel nimmt den Druck aus kommenden Fristen.

5. Welche Software ist betroffen und wie prüfen Sie Ihr Format?

Betroffen ist grundsätzlich jede Software, die SEPA-Sammelüberweisungen als Datei erzeugt oder an das Banking übermittelt (z. B. StarMoney Business, SFirm, MultiCash, windata, ERP- oder Buchhaltungssysteme wie SAP, Datev etc.).

So finden Sie heraus, welches Format Ihre Software nutzt:

Sie können das Format einer erzeugten .xml– oder .txt-Zahlungsdatei ganz einfach selbst prüfen:

  1. Öffnen Sie eine kürzlich erzeugte SEPA-Datei in einem einfachen Texteditor (z. B. Editor / Notepad; nicht mit Word oder Excel öffnen).
  2. Schauen Sie auf die ersten Zeilen der Datei:
    Steht dort …:xsd:pain.001.001.09?
    ➡️ Perfekt! Ihre Software nutzt bereits das aktuelle Zielformat.
    Steht dort …:xsd:pain.001.001.03?
    ➡️ Ihre Software nutzt noch das Altformat.
  3. Alternativer Schnellcheck: Suchen Sie mit Strg + F nach dem Tag <BICFI>. Taucht dieser auf, handelt es sich um das neue Format (im alten Format hieß der Tag nur <BIC>).

Checkliste: In 5 Schritten sicher umstellen

Mit dieser kurzen Checkliste stellen Sie sicher, dass Ihr Zahlungsverkehr reibungslos weiterläuft:

  • Datei prüfen: Öffnen Sie eine aktuelle SEPA-Exportdatei im Texteditor und prüfen Sie den XML-Namensraum (.03 oder .09).
  • Software-Updates einspielen: Halten Sie Ihre Banking- und Buchhaltungs-Software stets auf dem neuesten Stand. Viele moderne Tools bieten Optionseinstellungen zur Auswahl des SEPA-Formats (z. B. Wahl von „ISO-Payment / SEPA Version 3.7 / pain.001.001.09“).
  • Stammdaten pflegen: Sofern Ihre Software Adressdaten in Zahlungsdateien exportiert, achten Sie darauf, dass Land und Ort in separaten Feldern in Ihren Stammdaten hinterlegt sind.
  • Testlauf durchführen: Erzeugen Sie vorab eine Test-Zahlungsdatei im neuen Format und laden Sie diese im Online-Banking oder EBICS-Zugang hoch.
  • Bank-Informationen beachten: Achten Sie auf Hinweise Ihrer Hausbank bzgl. individueller Formatabschaltungen in deren Firmenkundenportal.
Mareike und Kilian_Account Executives finway

Fazit & Ausblick

Auch wenn der harte Stichtag im November 2026 vorübergehend ausgesetzt wurde: pain.001.001.09 ist der festgelegte Standard für die Zukunft des SEPA-Zahlungsverkehrs.

Moderne All-in-one-Lösungen für das Ausgabenmanagement und die Rechnungsverarbeitung wie finway achten stets darauf, dass Schnittstellen und Exporte den aktuellsten Bankenstandards entsprechen. So müssen Sie sich um technische XML-Formate, geänderte Feldbezeichnungen oder Schema-Releases keine Gedanken machen und behalten den Kopf frei für Ihr Kerngeschäft.

 

Sind Sie bereits finway-Kunde? Dann empfehlen wir:

  1. Ihre Geschäftsadresse in finway zu prüfen und, wenn nötig, zu aktualisieren oder zu vervollständigen.
  2. Ihre Lieferantenstammdaten zu pflegen: Achten Sie darauf, dass Land und Stadt in den dafür vorgesehenen Feldern hinterlegt sind.
  3. In finway das SEPA-XML-Format pain.001.001.09 über unseren Support jetzt zu aktivieren, da das  Zielformat weiterhin pain.001.001.09 bleibt.

Sie sind noch nicht Kunde und wollen mehr über finway erfahren?

Häufig gestellte Fragen (FAQ):

Was ist der Unterschied zwischen pain.001.001.03 und pain.001.001.09?

Beide sind XML-Formate für SEPA-Überweisungen nach dem ISO 20022-Standard. Version .09 ist der neuere Standard der Deutschen Kreditwirtschaft. Technisch ändern sich vor allem XML-Feldbezeichnungen (z. B. <BICFI> statt <BIC>) und die Struktur für Adressdaten. Die kaufmännischen Kerndaten wie IBAN, Betrag, Währung und Verwendungszweck bleiben unverändert.

Muss ich jetzt in jeder SEPA-Überweisung eine vollständige Empfängeradresse angeben?

Nein. Bei regulären SEPA-Inlandsüberweisungen bleibt die Angabe einer Adresse weiterhin optional: IBAN und Name reichen aus. Nur wenn Ihre Software Adressdaten mitschickt, fordert das neue Schema, dass Ort und Land als eigene Felder strukturiert übergeben werden.

Gilt der Stichtag im November 2026 noch?

Die Deutsche Kreditwirtschaft hat die für November 2026 geplante endgültige Abschaltung des Altformats (.03) vorübergehend ausgesetzt, da auch internationale Organisationen wie der EPC und SWIFT unstrukturierte Adressen länger dulden. Das Altformat bleibt somit vorerst nutzbar. Ein neues, verbindliches Enddatum wird rechtzeitig bekannt gegeben.

Was bedeuten Bezeichnungen wie „SEPA Version 3.7“ in meiner Software?

Dabei handelt es sich um die Versionsnummer der technischen Spezifikation der Deutschen Kreditwirtschaft (Anlage 3 des DFÜ-Abkommens). Version 3.7 (oder höher) beschreibt genau die technische Grundlage für das Dateiformat pain.001.001.09.

Sind Bezeichnungen wie „pain 09“, „pain 009“ oder „pain.001.001.09“ unterschiedlich?

Nein, gemeint ist immer dasselbe Format. Der offizielle technische Name im XML-Code lautet pain.001.001.09, in der Praxis werden die Nullen am Ende jedoch häufig verkürzt dargestellt.

Was passiert, wenn meine Bank das alte Format nicht mehr akzeptiert, ich aber noch .03 nutze?

Sobald Ihre Bank oder Ihr Rechenzentrum das Altformat endgültig abschaltet, werden Zahlungsdateien im Format pain.001.001.03 beim Import oder bei der EBICS-Übertragung abgelehnt. Neue Überweisungen können erst wieder eingereicht werden, wenn Ihre Software auf das Format .09 umgestellt ist. Bereits freigegebene Zahlungen sind davon nicht betroffen.

Wie wirkt sich die Umstellung auf finway-Nutzer aus?

Gar nicht: Als moderne Ausgabenmanagement-Plattform stellt finway sicher, dass alle erzeugten Schnittstellen und Zahlungsdaten automatisch den aktuellsten Richtlinien und Bankenstandards entsprechen. Sie müssen manuell keine Dateistrukturen oder XML-Formate anpassen.