Wenn Unternehmen über Einsparungen im Einkauf nachdenken, konzentrieren sie sich meist auf die Verhandlung von Preisen. Doch die größten Kostenfresser verstecken sich oft nicht im Preis des Produkts, sondern im Prozess der Beschaffung und Bezahlung selbst. Manuelle Kreditorenprozesse sind stille Gewinnfresser, die weit mehr kosten als die monatliche Gebühr für eine moderne Softwarelösung.
Versteckte Kosten in der Buchhaltung: Warum manuelle Bestell- und Rechnungsprozesse teurer sind als jede Software
- Norman Rohr
- 05.07.26
- 3 Minuten Lesedauer
Die 150-Euro-Falle: Was kostet Sie ein einzelner Bestellvorgang?
Marktstudien (u. a. vom BME) zeigen ein erschreckendes Bild: Die Prozesskosten für einen einzigen manuellen Bestellvorgang – von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis hin zur Rechnungsprüfung und Zahlung – können sich auf bis zu 150 € summieren.
Wie kommt diese Summe zustande? Es ist die Summe der Zeit, die Mitarbeiter abteilungsübergreifend mit dem Suchen von Belegen, dem manuellen Abtippen von Daten, dem Klären von Rückfragen und dem Hinterherlaufen für Freigaben verbringen. Rechnet man die Arbeitsstunden hoch, die das Finanzteam, die Budgetverantwortlichen und die Geschäftsführung Monat für Monat in diese administrativen Tätigkeiten stecken, wird klar: Die Kosten für Ineffizienz sind massiv.
Zeitfresser identifizieren: Wo das Geld verloren geht
- Die Suche nach Belegen
Dokumente, die in E-Mail-Postfächern verschwinden oder auf Schreibtischen liegen bleiben, blockieren den Prozess und führen zu Mahngebühren. - Manuelle Dateneingabe & Tippfehler
Jede Rechnung, die händisch übertragen werden muss, ist eine Fehlerquelle. Korrekturen am Monatsende sind zeitaufwendig und teuer. - Analoge Freigabeschleifen
Das manuelle Weiterleiten von Freigabeanfragen führt zu Verzögerungen. Skonti können nicht genutzt werden, da die Rechnung den Prozess nicht schnell genug durchläuft.
Prozesskosten statt Einkaufskosten: Der Hebel für den CFO
Ein modernes Ausgabenmanagement verschiebt den Fokus. Es geht nicht mehr nur darum, „günstig“ einzukaufen, sondern „effizient“ zu verarbeiten. Durch die Automatisierung des gesamten Kreditorenprozesses – von der Bestellanforderung über die KI-gestützte Belegerfassung bis hin zur fertigen Buchung in DATEV – reduzieren Sie die Prozesskosten um bis zu 80 %.
Softwarekosten sind in diesem Vergleich keine zusätzliche Belastung, sondern eine Investition, die sich oft schon nach wenigen Monaten durch die eingesparte Arbeitszeit und die konsequente Nutzung von Skonti amortisiert.
Fazit: Zeit für strategische Aufgaben gewinnen
Jede Stunde, die Ihr Finanzteam nicht mit dem Suchen nach Belegen verbringt, ist eine Stunde, die in wertvolle Analysen und strategische Planung fließen kann. Die wahre Rendite einer digitalen Lösung liegt in der wiedergewonnenen Zeit und der Sicherheit, dass Ihre Prozesse skalierbar und fehlerfrei ablaufen.
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Norman Rohr
Norman ist seit 2024 CEO von finway. Er verfügt über einen Master in International Business (ISM) und einen MBA in Finance & Strategy (Melbourne Business School). Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Technologie- und Digitalmedienbranche auf vier Kontinenten ist er ein ausgewiesener Marketing- und Revenue-Experte. Bevor er zu finway kam, hatte er Führungspositionen bei Unternehmen wie Google, SVOX, Pixability, Uberall, Xentral ERP Software und Capmo inne und beriet zahlreiche weitere Firmen.
