Betriebsprüfung? Ein GoBD-konformer Kreditorenprozess gibt Sicherheit

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt löst in vielen deutschen KMUs noch immer Anspannung aus. Es beginnt eine oft hektische Suche nach Belegen, Rechnungen und Lieferscheinen. Diese sind nicht selten in dicken Ordnern abgeheftet und im Archiv gelagert. Doch was, wenn ein entscheidendes Dokument fehlt oder falsch zugeordnet wurde? Ein GoBD-konformer, digitaler Kreditorenprozess sorgt dafür, dass Sie solchen Prüfungen gelassen entgegensehen können. Alle relevanten Dokumente sind jederzeit digital und rechtssicher verfügbar.

Die Herausforderung: Papierchaos im Rechnungswesen

In vielen traditionell geführten Unternehmen ist der Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung noch stark papierbasiert. Bestellungen werden vielleicht per E-Mail oder Telefon aufgegeben, Lieferscheine kommen mit der Ware und Rechnungen per Post. Diese Dokumente landen dann in der Buchhaltung, werden manuell geprüft, kontiert und in physischen Ordnern abgelegt. Dieses Vorgehen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und entspricht oft nicht mehr den Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Ein Fall aus der Praxis: Die Suche nach dem Beleg

Stellen Sie sich ein mittelständisches Produktionsunternehmen aus Hamburg vor. Es bestellt regelmäßig Bauteile von verschiedenen Lieferanten. Die Ware trifft im Lager ein, wird von den Mitarbeitern geprüft und eingelagert. Die Lieferscheine aus Papier werden in dicken Ordnern in einem Schrank gesammelt. Monate später kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an.

Plötzlich beginnt die große Jagd nach den richtigen Dokumenten. Die Prüferin möchte die Rechnung für eine bestimmte Lieferung sehen, inklusive des dazugehörigen Lieferscheins und der ursprünglichen Bestellung. Doch wo sind diese abgelegt? Unter dem Lieferantennamen „Edelmann Zahnrad Feinmechanik“ ist nichts zu finden. Weder unter E, noch unter Z oder F. Die Zeit drängt, die Nervosität in der Buchhaltung steigt, und der anfänglich professionelle Eindruck gegenüber der Prüferin weicht einem unsicheren Gefühl. Solche Situationen kosten nicht nur wertvolle Zeit und Nerven, sondern können im schlimmsten Fall zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen, wenn Belege nicht auffindbar sind.

Die Vorteile eines digitalen Kreditorenprozesses mit finway

Die Umstellung auf einen automatisierten und GoBD-konformen Kreditorenprozess bringt handfeste Vorteile für Geschäftsführer, Finanzleiter und die gesamte Buchhaltungsabteilung.

100 % Eliminierung von Fehlern durch verlorene Dokumente

Im digitalen Archiv geht kein Dokument mehr verloren. Jeder Lieferschein, jede Rechnung und jede Bestellung ist sicher gespeichert und eindeutig zugeordnet. Die Frage „Wo ist dieser Beleg schon wieder?“ stellt sich nicht mehr. Dies gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Buchführung jederzeit vollständig und korrekt ist.

100 % Reduzierung der Suchzeiten für Dokumente

Anstatt Stunden oder gar Tage mit der Suche in Aktenordnern zu verbringen, finden Sie jedes benötigte Dokument in Sekundenschnelle über eine einfache Suchfunktion. Suchen Sie nach einem Lieferantennamen, einer Rechnungsnummer oder einem Betrag – das System liefert Ihnen sofort das richtige Ergebnis inklusive aller verknüpften Belege. Diese Zeitersparnis können Ihre Mitarbeiter in wertschöpfendere Tätigkeiten investieren.

Jederzeit bereit für die Betriebsprüfung

Mit einem digitalen und GoBD-konformen Prozess sind Sie auf eine Betriebsprüfung bestens vorbereitet. Sie können dem Prüfer souverän und transparent alle angeforderten Unterlagen digital zur Verfügung stellen. Das hinterlässt nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern minimiert auch das Risiko von Beanstandungen und potenziellen Steuernachzahlungen aufgrund fehlender Nachweise.