finway Produkt-Update: September 2022

Mit dem Audit-Protokoll heben Sie Ihr internes Kontrollsystem aufs nächste Level und durch das automatisierte Matching von Rechnungen und Anträgen zu Transaktionen sparen Sie sich Zeit und Aufwand. Alles zu diesen und vielen weiteren Neuerungen lesen Sie hier.

Datev Buchungstext einfach über die Live Schnittstelle übertragen

Datev-Buchungstext

Der Export zu Datev Unternehmen Online (DUO) wird weiter optimiert – Sie haben nun die Möglichkeit, DATEV Buchungstexte nach Ihren Bedürfnissen zu übertragen. Dafür wurden die DUO-Einstellungen in den Firmeneinstellungen um den Buchungstext erweitert. Sie können den DATEV Buchungstext unabhängig von der DATEV Notiz konfigurieren.

Mit dem Audit-Protokoll Ihr internes Kontrollsystem verbessern

Audit-Protokoll einfach mit finway erstellen

Beim Audit-Protokoll handelt es sich um ein Änderungsprotokoll, also einen Nachweis über alle Änderungen, die an Ihren Belegdaten vorgenommen werden. In finway wird eine PDF-Datei mit diesen Informationen automatisiert generiert und kann entweder separat heruntergeladen, oder standardmäßig als zweite Belegseite (u. a. an DUO) exportiert werden. An allen Stellen in finway, an welchen Rechnungen heruntergeladen werden können, können Sie das Audit-Protokoll darüber hinaus jederzeit separat herunterladen. Der PDF-Export enthält folgende Informationen:

  • Sämtliche allgemeine Informationen über den Antrag (z. B. Kostenstellen, Bruttobetrag, Lieferant etc.)
  • Kommentare (inkl. aller im System generierten Kommentare), die dem Antrag in finway hinzugefügt wurden
  • Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen, um nachvollziehen zu können, ob ein Dokument vollständig ist
  • Einen zusätzlichen Kommentar, wenn das Audit-Protokoll zuvor separat heruntergeladen wurde

So können jetzt sämtliche Informationen zu DUO übertragen werden, zudem ist die Datei hilfreich für Ihr internes Kontrollsystem.

Verbesserungen rund um das Thema Export

  • DUO, DATEV XML, CSV – wie habe ich meine Daten exportiert? Diese Frage gehört nun der Vergangenheit an, da Sie anhand von Tags sehen können, welche Formate bereits exportiert wurden.
  • Anpassungen im Export-Filter im All-Tab: Im Export-Filter (im All-Tab über den Button Export) können Sie den Status eines Antrags definieren: Durch die Auswahl des Exportformates werden Ihnen direkt die passenden Status vorgeschlagen. Zudem können Sie beim vom All-Tab auswählen, ob sich der Status der exportierten Anträge automatisch aktualisieren soll oder nicht.
  • Anpassungen im Bezahlen & Exportieren-Bereich: Der Export im “Alle Formate”- Export enthält keine DATEV-Exporte (DUO oder DATEV XML) mehr und aktualisiert nicht mehr den Status von bezahlt zu exportiert (ebenso wenig wie der Export von Rechnungen). Zudem haben Sie in der Tabelle „zu exportieren“ die Option, Anträge selbst über mehrere Seiten hinweg zu exportieren.
  • Automatisierte Benennung der CSV-Exporte: Aus Firmen-, Unterfirmennamen und dem Datum des Exports werden jetzt die Dateinamen des CSV-Exports gebildet. So können Sie in Ihren Downloads direkt über den Namen der Dateien nachvollziehen, zu welchem Unternehmen und zu welchem Zeitraum die Daten gehören.

Verbesserungen rund um das Thema Import

  • Benennung von CSV-Importen: CSV-Imports können jetzt umbenannt werden. So finden Sie sich schneller bei den Imports zurecht und behalten den Überblick.
  • Vorzeichen über einen Toggle einfach umdrehen: Wir haben gute Nachrichten für alle AMEX-Nutzer:innen – Sie können die Vorzeichen über einen Toggle im Dashboard einfach umdrehen und so ihre Daten korrekt in finway importieren.
  • Daten-Validierung beim Import: Wenn Sie selbst Daten in finway importieren, werden die Daten beim Upload validiert. Sie werden darüber informiert, in welchen Zeilen Ihrer Import-Datei fehlerhafte Daten enthalten sind (bspw. E-Mail-Adressen, bei denen es sich um Duplikate handelt), damit Sie alle Fehler vor dem Import beheben können. Wenn Sie die Daten dennoch importieren, können Sie über den Upload-Report nachvollziehen, welche Daten aufgrund mangelnder Validierung nicht in finway übernommen wurden.
  • Import-Historie: Beim Datenimport (Einstellungen > Tool-Einstellungen und Sicherheit> Datenimport) gibt es nun die Möglichkeit, die Upload-Historie einzusehen. So können Sie nachvollziehen, welcher:e Kolleg:in wann Daten in finway importiert hat und sich sowohl die Originaldatei als auch den Upload-Report ansehen und herunterladen.
Rechnungen und Transaktionen werden nun bei Übereinstimmung automatisch zu Anträgen hinzugefügt

Automatisiertes Ausgabenmanagement

Wir arbeiten eifrig daran, das Ausgabenmanagement mit finway immer weiter zu automatisieren. Mit dem Rechnungsabgleich und dem Auto-Matching von Überweisungen sparen Sie sich manuellen Aufwand und haben so mehr Zeit, die Sie für Ihr Tagesgeschäft verwenden können.

Automatisierter Abgleich von Rechnungen und Anträgen

Ein Algorithmus berechnet die Wahrscheinlichkeit, mit der Rechnungen und Anträge in finway zusammenpassen. Wenn Sie die Funktion Auto-Matching aktiviert haben, werden bei 100 % Übereinstimmung Rechnung und Antrag direkt ohne eine Handlung Ihrerseits gematcht. Unabhängig vom Auto-Matching werden Ihnen in absteigender Reihenfolge Prozentangaben für die Übereinstimmung von Rechnung und Antrag angezeigt, sodass Sie auch hier deutlich schneller Antrag und Rechnung zusammenbringen können.

Auto-Matching von Überweisungen und Anträgen

Wenn Sie Ihre Überweisungen aus finway heraus tätigen, werden diese automatisch zu einem bestehenden Antrag gematcht (sofern die nötigen Daten für das Matching von der jeweiligen Bank zurückgespielt werden – das betrifft sehr viele, aber leider nicht alle Banken).

Mit den neuen Produkttouren lernen Sie finway noch einfacher kennen

Einfacher in finway zurechtfinden mit den neuen Produkttouren

Sie haben finway noch nicht lange im Einsatz? Dann sind besonders für Sie unsere neuen Produkttouren hilfreich. Lassen Sie sich zum Beispiel einmal durchs Dashboard führen oder gehen Sie die wichtigsten Einstellungen in Ihrem finway-Konto durch. Keine Sorge, an unserem Kund:innensupport ändert sich dadurch nichts, unsere Kolleg:innen sind weiterhin auch jederzeit persönlich zu erreichen. Sie sind schon ein alter Hase in finway, haben aber Ideen, an welchen Stellen Sie Produkttouren besonders hilfreich fänden? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Sie finden die Produkttouren nach dem Login unten links über einen Button.

Anträge, in denen man getaggt wurde, unabhängig von Einsichtsrechten sehen

Unabhängig von der finway-Rolle, können Nutzer:innen nun die Anträge einsehen, in welchen sie getaggt wurden: Wenn ein:e Nutzer:in in einem Antrag getaggt wird, den sie eigentlich nicht einsehen kann, werden ihr die Rechte zur Einsicht (und zur Kommentierung) von jetzt an für diesen Antrag gewährt und so die Zusammenarbeit in finway vereinfacht.

Schränken Sie die Erstellung von Lieferanten bei Bedarf ein

Für einige unserer Kund:innen ist es wichtig, die Erstellung von neuen Lieferanten nur der Admin-Rollen vorzubehalten, um die Erstellung neuer Lieferanten besser zu kontrollieren und Duplikate besser vermeiden zu können. Dafür unterstützen wir Sie mit 2 Neuerungen:

Lieferanten vorschlagen

Admins können jetzt die Funktion aktivieren, dass Genehmiger:innen und Mitarbeiter:innen Lieferanten nur vorschlagen, aber nicht direkt erstellen können. Erst wenn ein vorgeschlagener Lieferant von einem Admin bestätigt wurde, wird dieser in die Liste der Lieferanten aufgenommen.

Duplikatsprüfung beim Anlegen von Lieferanten

Wenn Sie einen neuen Lieferanten anlegen, findet eine Duplikatsprüfung statt und mögliche Duplikate werden Ihnen angezeigt. Anhand der Liste können Sie entscheiden, ob Sie dennoch einen neuen Lieferanten anlegen (bzw. vorschlagen) wollen oder einen der vorhandenen Lieferanten aus der Liste auswählen.

UI-Verbesserungen

Keine Rundungsfehler mehr mit dem optimierten Rechnungssplit

Wenn Sie Rechnungen prozentual aufsplitten, beispielsweise nach Kostenstellen, Kostenträgern oder Sachkonten, können Rundungsfehler auftreten, da sich unrunde Beträge oft nicht ohne Rundung splitten lassen. Die gleiche Problematik kann auch bei der Berechnung der Mehrwertsteuer auftreten, da diese sowohl für den vollen Betrag oder auf Basis der einzelnen Artikel berechnet werden kann. Während finway für die Übertragung zu DUO bereits auch zuvor Rundungsfehler automatisch korrigiert hat, werden für CSV-Exporte nun Warnungen in Form von Bannern ausgegeben, wenn Rechnungs- und Antragsbetrag nicht übereinstimmen, sodass Sie die Beträge manuell vor dem Export anpassen können.

Beliebig viele Unterfirmen anlegen

Wir haben die Begrenzung für Unterfirmen aufgehoben, Sie können jetzt mehr als 100 verbundene Unternehmen anlegen. Damit Sie Ihr Unternehmen trotzdem schnell finden, haben wir eine Suchfunktion in das Dropdown für Unterfirmen integriert.

Tags zum Reisekostenmanagement

Anstelle des Rückerstattungs-Tags werden jetzt Tags verwendet, welche die Art der Rückerstattung spezifizieren. So wird beispielsweise die Rückerstattung einer Bewirtung künftig nicht mehr mit dem Tag „Rückerstattung“, sondern mit dem Tag „Rückerstattung Bewirtung“ versehen und Sie erhalten direkt einen besseren Überblick über die verschiedenen Rückerstattungsanträge.

Genehmiger:innen aus anderen Teams

Wenn Sie die Option „Workflow-Anpassungen erlauben“ in den Firmeneinstellungen aktiviert haben, war es bisher war es so, dass Antragsteller:innen nur Genehmiger:innen aus dem eigenen Team als alternative Genehmiger:in auswählen konnten. Dies wurde angepasst, sodass bei der Anpassung von Workflows im Antrag nun auch Genehmiger:innen aus anderen Teams ausgewählt werden können, sodass diese Firmeneinstellung noch mehr Flexibilität bietet.

Vermerk des Uploads von Dokumenten

Um den Freigabeprozess transparenter zu gestalten, wird der Zeitpunkt des Uploads eines Dokuments vermerkt und in die systemgenerierten Kommentare aufgenommen, sodass dieser auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden kann. In Kombination mit dem Audit-Protokoll kann so der Upload-Zeitpunkt von Rechnungen z. B. auch nach DUO exportiert werden.

Lernen Sie finway kennen

Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.

  • Einblick in die Produktfunktionen
  • Antworten auf Ihre Fragen
  • Individuelle Beratung für Sie und Ihr Team
  • Tanja Reinhardt
  • Selina Fendt
  • Philipp Wendeln