Mit dem Audit-Protokoll heben Sie Ihr internes Kontrollsystem aufs nächste Level und durch das automatisierte Matching von Rechnungen und Anträgen zu Transaktionen sparen Sie sich Zeit und Aufwand. Alles zu diesen und vielen weiteren Neuerungen lesen Sie hier.
Der Export zu Datev Unternehmen Online (DUO) wird weiter optimiert – Sie haben nun die Möglichkeit, DATEV Buchungstexte nach Ihren Bedürfnissen zu übertragen. Dafür wurden die DUO-Einstellungen in den Firmeneinstellungen um den Buchungstext erweitert. Sie können den DATEV Buchungstext unabhängig von der DATEV Notiz konfigurieren.
Beim Audit-Protokoll handelt es sich um ein Änderungsprotokoll, also einen Nachweis über alle Änderungen, die an Ihren Belegdaten vorgenommen werden. In finway wird eine PDF-Datei mit diesen Informationen automatisiert generiert und kann entweder separat heruntergeladen, oder standardmäßig als zweite Belegseite (u. a. an DUO) exportiert werden. An allen Stellen in finway, an welchen Rechnungen heruntergeladen werden können, können Sie das Audit-Protokoll darüber hinaus jederzeit separat herunterladen. Der PDF-Export enthält folgende Informationen:
So können jetzt sämtliche Informationen zu DUO übertragen werden, zudem ist die Datei hilfreich für Ihr internes Kontrollsystem.
Wir arbeiten eifrig daran, das Ausgabenmanagement mit finway immer weiter zu automatisieren. Mit dem Rechnungsabgleich und dem Auto-Matching von Überweisungen sparen Sie sich manuellen Aufwand und haben so mehr Zeit, die Sie für Ihr Tagesgeschäft verwenden können.
Ein Algorithmus berechnet die Wahrscheinlichkeit, mit der Rechnungen und Anträge in finway zusammenpassen. Wenn Sie die Funktion Auto-Matching aktiviert haben, werden bei 100 % Übereinstimmung Rechnung und Antrag direkt ohne eine Handlung Ihrerseits gematcht. Unabhängig vom Auto-Matching werden Ihnen in absteigender Reihenfolge Prozentangaben für die Übereinstimmung von Rechnung und Antrag angezeigt, sodass Sie auch hier deutlich schneller Antrag und Rechnung zusammenbringen können.
Wenn Sie Ihre Überweisungen aus finway heraus tätigen, werden diese automatisch zu einem bestehenden Antrag gematcht (sofern die nötigen Daten für das Matching von der jeweiligen Bank zurückgespielt werden – das betrifft sehr viele, aber leider nicht alle Banken).
Sie haben finway noch nicht lange im Einsatz? Dann sind besonders für Sie unsere neuen Produkttouren hilfreich. Lassen Sie sich zum Beispiel einmal durchs Dashboard führen oder gehen Sie die wichtigsten Einstellungen in Ihrem finway-Konto durch. Keine Sorge, an unserem Kund:innensupport ändert sich dadurch nichts, unsere Kolleg:innen sind weiterhin auch jederzeit persönlich zu erreichen. Sie sind schon ein alter Hase in finway, haben aber Ideen, an welchen Stellen Sie Produkttouren besonders hilfreich fänden? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!
Sie finden die Produkttouren nach dem Login unten links über einen Button.
Unabhängig von der finway-Rolle, können Nutzer:innen nun die Anträge einsehen, in welchen sie getaggt wurden: Wenn ein:e Nutzer:in in einem Antrag getaggt wird, den sie eigentlich nicht einsehen kann, werden ihr die Rechte zur Einsicht (und zur Kommentierung) von jetzt an für diesen Antrag gewährt und so die Zusammenarbeit in finway vereinfacht.
Für einige unserer Kund:innen ist es wichtig, die Erstellung von neuen Lieferanten nur der Admin-Rollen vorzubehalten, um die Erstellung neuer Lieferanten besser zu kontrollieren und Duplikate besser vermeiden zu können. Dafür unterstützen wir Sie mit 2 Neuerungen:
Admins können jetzt die Funktion aktivieren, dass Genehmiger:innen und Mitarbeiter:innen Lieferanten nur vorschlagen, aber nicht direkt erstellen können. Erst wenn ein vorgeschlagener Lieferant von einem Admin bestätigt wurde, wird dieser in die Liste der Lieferanten aufgenommen.
Wenn Sie einen neuen Lieferanten anlegen, findet eine Duplikatsprüfung statt und mögliche Duplikate werden Ihnen angezeigt. Anhand der Liste können Sie entscheiden, ob Sie dennoch einen neuen Lieferanten anlegen (bzw. vorschlagen) wollen oder einen der vorhandenen Lieferanten aus der Liste auswählen.
Wenn Sie Rechnungen prozentual aufsplitten, beispielsweise nach Kostenstellen, Kostenträgern oder Sachkonten, können Rundungsfehler auftreten, da sich unrunde Beträge oft nicht ohne Rundung splitten lassen. Die gleiche Problematik kann auch bei der Berechnung der Mehrwertsteuer auftreten, da diese sowohl für den vollen Betrag oder auf Basis der einzelnen Artikel berechnet werden kann. Während finway für die Übertragung zu DUO bereits auch zuvor Rundungsfehler automatisch korrigiert hat, werden für CSV-Exporte nun Warnungen in Form von Bannern ausgegeben, wenn Rechnungs- und Antragsbetrag nicht übereinstimmen, sodass Sie die Beträge manuell vor dem Export anpassen können.
Wir haben die Begrenzung für Unterfirmen aufgehoben, Sie können jetzt mehr als 100 verbundene Unternehmen anlegen. Damit Sie Ihr Unternehmen trotzdem schnell finden, haben wir eine Suchfunktion in das Dropdown für Unterfirmen integriert.
Anstelle des Rückerstattungs-Tags werden jetzt Tags verwendet, welche die Art der Rückerstattung spezifizieren. So wird beispielsweise die Rückerstattung einer Bewirtung künftig nicht mehr mit dem Tag „Rückerstattung“, sondern mit dem Tag „Rückerstattung Bewirtung“ versehen und Sie erhalten direkt einen besseren Überblick über die verschiedenen Rückerstattungsanträge.
Wenn Sie die Option „Workflow-Anpassungen erlauben“ in den Firmeneinstellungen aktiviert haben, war es bisher war es so, dass Antragsteller:innen nur Genehmiger:innen aus dem eigenen Team als alternative Genehmiger:in auswählen konnten. Dies wurde angepasst, sodass bei der Anpassung von Workflows im Antrag nun auch Genehmiger:innen aus anderen Teams ausgewählt werden können, sodass diese Firmeneinstellung noch mehr Flexibilität bietet.
Um den Freigabeprozess transparenter zu gestalten, wird der Zeitpunkt des Uploads eines Dokuments vermerkt und in die systemgenerierten Kommentare aufgenommen, sodass dieser auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden kann. In Kombination mit dem Audit-Protokoll kann so der Upload-Zeitpunkt von Rechnungen z. B. auch nach DUO exportiert werden.
Unsere Expert:innen führen Sie in 30-45 Minuten unverbindlich durch das Tool und arbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen heraus.
