Reiseordner, Wiedervorlage und die Restrukturierung des Einstellungsbereiches machen das Arbeiten mit finway jetzt noch übersichtlicher. Mit dem Update der Workflow-Funktionen heben Sie daneben auch die Automatisierung Ihres Ausgabenmanagements auf ein neues Level 🚀
Eine Reisekostenabrechnung kann schnell umfangreich werden. Daher können Sie nun alle Ausgaben einer Reise in einem Ordner gruppieren, um so Ihre Reisekosten übersichtlich zu bearbeiten und bei der Finanzabteilung einzureichen. Mit dem Einreichen eines Ordners werden Workflows zur Freigabe- und Prüfung eingeleitet, sodass alle Mitarbeitenden direkt eingebunden werden und die Rückerstattung der Reisekosten schneller bearbeitet werden kann – win win für Finance Manager:innen und Mitarbeitende, die Ihre Reisekosten zeitnah rückerstattet bekommen möchten.
Mit dem Workflow Update lässt sich finway noch genauer an Ihre bestehenden Freigabeprozesse anpassen. Hinterlegen Sie selbst, welche:r Kolleg:in die Freigabe übernehmen soll, wenn ein:e Genehmiger:in ersetzt werden muss. Zudem können Sie nun in jedem Schritt des Freigabeprozesses bis zu drei Personen als Genehmiger:innen auswählen. Darüber hinaus können Sie nun auch zwei Triggertypen miteinander kombinieren und somit Ihre Freigabeprozesse weiter automatisieren. Zum Beispiel kann ein Workflow ausgelöst werden, wenn die Kostenstelle Marketing ist, und der Lieferant Google Ads.
Zudem können Sie nun schon bei Antragserstellung eine Vorschau des Genehmigungsprozesses sehen. Dadurch können Nutzer:innen nun in den Anträgen nachvollziehen, welcher Freigabeworkflow durch ihren Antrag getriggert wird. Damit werden die Freigabeprozesse für alle finway Nutzer:innen transparent und nachvollziehbar.
Wo war jetzt diese Einstellung nochmal? Diese Frage gehört dank der Restrukturierung der Einstellungen nun der Vergangenheit an: Im Tab Firmeneinstellungen nehmen Sie nun nur noch die Einstellungen rund um Ihr Unternehmen vor, alle Einstellungen zu Features finden Sie ab jetzt in einem eigenen Tab direkt darunter. Zudem sind die Feature-Einstellungen nochmals in 4 Bereiche unterteilt: Allgemein, Dashboard & Workflows, Bank(en) & Karten, Export & Buchhaltung.
Das Dashboard ist Ihnen zu unübersichtlich? Dann nutzen Sie jetzt die Funktion Wiedervorlage und räumen es damit auf. Sie warten noch auf einen Beleg und wissen, wann dieser eintreffen wird? Setzen Sie den Status des Antrags auf Wiedervorlage und er wird Ihnen erst am gesetzten Datum erneut angezeigt. Natürlich können Sie sich den Antrag jederzeit über einen Quickfilter auch in der Zwischenzeit anzeigen lassen.
Erhalten Sie mehr Kontrolle und Transparenz darüber, in welcher Höhe Anträge freigegeben wurden. Sobald sich der Betrag in einem bereits genehmigten Antrag verändert, bspw. weil sich der Betrag beim Hochladen einer Rechnung durch OCR aktualisiert, erhält der Antrag nun ein Warn-Banner, dass sich der Bruttobetrag erhöht hat. Zudem entnehmen Sie der Kommentarspalte folgende Informationen:
Wenn dabei Unklarheiten bestehen, können Sie diese direkt mit Ihren Kolleg:innen in der Kommentarspalte klären.
Als Admin können Sie nun Ihre BU-Codes benennen, um Ihren Kolleg:innen die Arbeit mit finway zu erleichtern: Durch die Benennung sind Ihre Kolleg:innen in der Lage, den richtigen Steuerschlüssel in einem Antrag zu hinterlegen, ohne die Nummern kennen oder deshalb mit Ihnen Rücksprache halten zu müssen.
Im All-Tab Exportfilter besteht nun auch die Möglichkeit, nach Kostenträgern und Sachkonten zu filtern. Damit können Nutzer:innen zielgenauer exportieren.
Eine weitere Verbesserung bei der Reisekostenabrechnung mit finway ist, dass alle Stopps einer Reise nun in dem PDF Beleg aufgelistet werden, welchen finway automatisch beim Anlegen eines Fahrtkosten-Rückerstattungsantrags erstellt. Dieser PDF-Beleg und somit die darin enthaltenen Informationen können dann im nächsten Schritt zu DATEV Unternehmen Online übertragen werden.
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