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Finanzprozesse etablieren mit finway

Neu im Unternehmen und als Erstes ein neues Tool einführen? Wieso nicht! Die erste Vollzeitposition im Finanzbereich eines Start-ups zu besetzen, ist eine ambitionierte Aufgabe. Strukturen und Prozesse müssen neu aufgesetzt, bestehende Prozesse wie z. B. der Umgang mit unternehmensweiten Firmenkreditkarten hinterfragt werden. Erfahren Sie hier, wie Florian den Finanzbereich von Blockpit für Wachstum und Challenges gewappnet sowie Finanzprozesse mit finway etabliert hat.

Portrait von Florian Hasibar, Head of Finance bei Blockpit
Mensch, der vor mehreren Bildschirmen sitzt und dort die Software von Blockpit geöffnet hat
Kalender Icon Gegründet 2017 Haus Icon Standort Linz, Österreich Zwei Menschen Icon 54 Mitarbeiter:innen

Blockpit ist ein österreichisches Unternehmen, welches eine Steuerlösung anbietet, mit der Personen ihre Kryptosteuern berechnen können. Blockpit arbeitet seit 5 Jahren an der Mission, Menschen ein einfaches Werkzeug an die Hand zu geben, um ihre Steuern sicher und fehlerfrei zu machen. Seit Januar 2022 ist Florian Hasibar bei Blockpit und leitet den Finanzbereich.

Kreuz Icon Herausforderungen
  • Keine Finanzprozesse oder Freigabestrukturen vorhanden
  • Keine valide Datenbasis für Forecasts und Berichte durch fehlende Vorkontierung
  • Zeitaufwendige Zuordnung von Zahlungen und Belegen aufgrund unübersichtlicher Verwendung von Kreditkarten
Glühbirne Icon Lösungen
  • Flüssige Freigabeprozesse durch Einführung eines Ausgabenmanagement-Tools
  • Zeitersparnis für externe Buchhaltung durch inhouse Vorkontierung und dadurch verlässliche Forecasts und Berichte
  • Autonomie für die Mitarbeitenden durch virtuelle und physische Firmenkarten

Bottleneck: Unstrukturiertes Finanzmanagement

Wirtschaftsprüfung, Konzernbuchhaltung und Corporate Controlling – mit diesem beruflichen Background startete Florian im Start-up Blockpit als Finance Manager. Florian kam von einer Organisation, in der alle Finanzprozesse fix und fertig aufgesetzt waren. Ihm war klar, dass das im Start-up nicht so sein wird. Gerade deshalb war es ihm wichtig, ganz schnell diese Strukturen aufzubauen, um für Wachstum gewappnet zu sein.

Bevor Florian zu Blockpit kam, gab es dort weder dezidiert zuständige Personen noch Prozesse. Der CFO kümmerte sich um die Finanzthemen. In der Praxis sah das so aus, dass er alle Rechnungen sammelte, überwies und an den externen Buchhalter übermittelte. Da die Rechnungen zum Teil nicht vorkontiert waren, buchte der externe Buchhalter diese nach bestem Wissen und Gewissen ein, was im Nachgang oft zu Problemen führte.

Als ich gekommen bin, dachte ich mir, dass mit dem geplanten Wachstum der Finanzbereich so nicht nachhaltig weitergeführt werden kann. Daher habe ich von Tag 1 an Schritte eingeleitet, um den Finanzbereich zu automatisieren und zu professionalisieren.

Wenig nachhaltig war auch der Umgang mit der Firmenkreditkarte. Bei Blockpit regierte das in vielen kleinen Unternehmen bekannte Phänomen, dass einige ausgewählte Mitarbeiter:innen die Kreditkarte nutzen und schließlich der Finance Manager sämtliche Slack-Channel durchforsten muss, um herauszufinden, wer für welchen Zweck die Kreditkarte verwendet hat – „extrem zeitraubend.“

Was waren Florians Anforderungen an ein Ausgabenmanagement-Tool?

  • Rechnungsworkflows und Vorkontierung in einem Tool
  • Freigabeprozesse
  • Virtuelle und physische Firmenkarten
  • Eine Archivierungsfunktion für den Überblick
  • Faktor Zeit: Implementierung innerhalb einer Woche

Wieso war der Zeitfaktor für Florian so entscheidend?

Mitarbeitende von Blockpit im Büro

„Ich wollte von Anfang an eine gute Datenbasis schaffen. Auf der Datenbasis aus der Buchhaltung erstellt man Analysen, Forecasts und Berichte. Wenn die Vorkontierung nicht passt und die Dinge falsch eingebucht werden, dann analysiert du im Endeffekt unbrauchbare Daten.“

Kickstart mit finway

Tag 2 im neuen Unternehmen, Florian begann, zu Spendmanagement-Tools zu recherchieren. Drei davon sah er sich an, entschied sich aber sehr schnell für finway, ohne langes Testing: „Ich war damals und bin bis heute eng mit meinem finway CS Manager in Kontakt. Er hat uns die Testversion eingerichtet, diese habe ich kurz unserem CFO präsentiert und er meinte: ,Okay let’s go‘.“

Florians Plan, Rechnungsworkflows und Vorkontierung innerhalb einer Woche in finway abzubilden, ist gut aufgegangen. „Damals war finway noch auf einem ganz anderen Stand als jetzt, da gab es die Hälfte der Features noch gar nicht, die wir heute nutzen. Mir war aber klar, dass wir da kein 100 % fertiges Produkt kaufen, sondern eines, welches wir mitentwickeln können.“ So war es für Florian auch kein Blocker, dass finway bezüglich Schnittstellen auf den deutschen Markt ausgerichtet ist: „Ich war direkt mit der Produktmanagerin im Austausch und finway hat eine Lösung für uns geschneidert, mit welcher wir über einen CSV-Export die Daten gut an unseren externen Buchhalter übermitteln können.“

Wie sieht Finanzmanagement mit finway bei Blockpit aus? „Ich habe für alle Lieferanten und Mitarbeitenden eine bestimmte Vorkontierung, Konten und Kostenstellen hinterlegt. Über das Invoice–Postfach landen alle Rechnungen in finway. Von dort durchlaufen sie entsprechende Workflows, werden erst durch die Abteilungsleiter:innen und dann durch den CFO oder mich freigegeben. Im nächsten Schritt bezahle ich die meisten Rechnungen auch über finway.“

Worauf verlässt sich Florian dabei am meisten? „Darauf, dass keine Rechnung untergeht. Dadurch, dass die Rechnungen automatisch in den Export-Bereich rutschen, wenn sie bezahlt sind, muss ich mir zudem keine Sorgen machen, dass etwas aus Versehen doppelt bezahlt wird.“

Ich könnte mir nicht mehr vorstellen, ohne ein Ausgabenmanagement-Tool zu arbeiten. Egal wie klein das Unternehmen ist, das wäre das Erste, was ich dort einführen würde, weil die Automatisierung extrem viel Zeitersparnis mit sich bringt und man on top noch ein zuverlässiges Archiv für alle Rechnungen hat.

Geschärfte Finanzsinne und Autonomie für die Mitarbeitenden

Wer arbeitet bei Blockpit alles mit finway? Neben Florian und dem CFO alle Abteilungsleitenden als Genehmiger:innen und schließlich alle Mitarbeitenden für Rückerstattungen beziehungsweise das Mobility Budget der Firma: „Alle Mitarbeitenden, die das Mobility Budget nutzen möchten, bekommen eine finway-Karte. Sie können autonom über ihr Budget verfügen und damit ihre Betriebsfahrten bezahlen. Sei das nun mit dem E-Scooter oder öffentlichen Verkehrsmitteln.“ Im Tool können die Mitarbeitenden direkt einsehen, wie viel sie bereits ausgegeben haben und wie viel Geld noch auf ihrer Karte ist.

Florian und seine Kollegin im Büro von Blockpit

„Die Kolleg:innen lernen, sich ihr Budget selbst einzuteilen. Dadurch wurden die Finanzsinne sichtbar geschärft, vor allem bei den Mitarbeitenden, die sonst nicht so viele Berührungspunkte mit Finance haben.“

Ein für Florian sehr positiver Effekt. Wie funktioniert das mit dem Einreichen von Rechnungen bei Blockpit? „Eigentlich ganz gut, wenn was fehlt, kann ich den Leuten mit der Erinnerungsfunktion aus finway heraus eine E-Mail-Benachrichtigung schicken. Genehmiger kommen auch proaktiv auf mich zu, wenn noch Rechnungen fehlen, weil sie dank des Dashboards im Blick haben, was sie noch nachreichen müssen.“ Das junge und dynamische Team von Blockpit ist oft überrascht, was sie alles mit finway abdecken können. Wie gut kommen sie mit finway zurecht? „Zu Beginn war die Nutzung von finway deutlich komplexer, in den vergangenen Monaten ist das Tool viel intuitiver geworden, viel Schulung für Mitarbeitende braucht es da nicht mehr.“

Skalierbare Finanzprozesse und eine gesunde Datenbasis

In den 10 Monaten, in welchen Florian nun bei Blockpit ist, hat sich die Belegschaft verdoppelt. Dadurch, dass er finway so zügig implementieren konnte, war die Finanzabteilung für dieses Wachstum gewappnet. Mittlerweile ist Florian Head of Finance eines vierköpfigen Teams. „Wir haben es geschafft, die Finanzprozesse aufzubauen und zu etablieren. finway ist dabei zu unserer ,single source of truth‘ für alle Rechnungen geworden.“ Auch die Zusammenarbeit mit dem externen Buchhalter hat sich enorm verbessert: „Er bekommt alle Informationen aufbereitet und muss diese nur noch einbuchen.“ Falsche Kontierungen gehören der Vergangenheit an.

Portrait_Florian_Hasibar_1

„finway hat mir sehr geholfen, die Finanzabteilung skalierbar und bereit für alle künftigen Challenges aufzubauen. Ich glaube, wir können gar nicht so groß werden, dass finway keine sinnvolle Lösung mehr für uns wäre.“

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Jetzt, wo die Finanzprozesse sowie das Reporting stehen, richtet sich Florians Fokus zunehmend auf das Forecasting und die Berichterstattung. Neben der Finanzabteilung leitet er nun auch noch die neu aufgestellte Daten- und Analyseabteilung und setzt sich dafür ein, Blockpit sehr datengetrieben aufzusetzen. finway unterstützt ihn dabei im Finanzbereich und liefert ihm eine Datenbasis, auf welcher er valide Analysen, Forecasts und Berichte erstellen kann.

Was sind die Pläne für Blockpit?

Blockpit will der europäische Marktführer für alle regulatorischen Softwarelösungen im Bereich digitaler Assets werden. Was daran so spannend ist? Für Kryptowährungen und Kryptoassets gibt es bisher wenige Regulationen, sobald diese kommen, kann man sich gut als Partner positionieren. „Aufgrund der Dynamik im Bereich digitaler Assets, kann unser Geschäftsfeld in zwei Jahren ganz anders aussehen, als jetzt gerade. Das macht die Planung schwieriger, aber den Alltag spannend.“

Sie möchten mehr über Blockpit erfahren? Hier geht es zur Website.

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  • Tanja Reinhardt
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