Das volle Potenzial ausschöpfen

fairment besteht mittlerweile seit über 10 Jahren und hat große Ambitionen. Was darf dabei natürlich nicht fehlen? Ausgereifte Finanzprozesse, die das Wachstum der Firma unterstützen. Mit dabei? finway.

2015 gegründet

Anbieter für fermentierte Lebensmittel, DIY-Starter-Kits sowie Nahrungsergänzungsmittel

Rund 30 Mitarbeitende

fairment ist ein 2015 von Paul Seelhorst und Leon Benedens gegründetes Berliner Health-Tech- und eCommerce-Unternehmen. Als einer der führenden Anbieter im deutschen Markt für Mikrobiomgesundheit bietet fairment ein breites Sortiment an fermentierten Lebensmitteln, DIY-Starter-Kits sowie Nahrungsergänzungsmitteln – darunter Kombucha, Kefir, Miso, Sauerteig, Probiotika (SuperMikroben®), Präbiotika und Enzym-Formulierungen. Die Mission: das Leben von über 5 Millionen Menschen in Europa bis 2030 durch ein gestärktes Mikrobiom zu verbessern.

Herausforderungen

Belege wurden manuell von Postfach zu Postfach weitergeleitet, bevor sie in finway ankamen
Genehmigungsprozesse liefen über Slack oder Telefon – zeitaufwändig und unstrukturiert
Kosten nur rückblickend über die BWA des Steuerberaters sichtbar – keine Echtzeittransparenz
Ohne einen strukturierten Approach führt selbst das beste Tool eher zu Frustration als zur Entlastung

Lösungen

Zeit und Ressourcen sparen durch eine All-in-one-Lösung für die Finanzprozesse
Reduzierung des manuellen Aufwands auf ein Minimum
Intensive Nutzung durch das gesamte Teams
Automatisierte Genehmigungsworkflows

fairment verarbeitet im Monat zwischen 300-400 Rechnungen. Die manuelle Weiterleitung, Genehmigungsprozesse über Slack oder Telefon – alles sehr zeitaufwendig und unstrukturiert. Dazu kam, dass es keine Echtzeittransparenz über die Kosten gab.

Der Wunsch? Prozesse effizienter gestalten und den manuellen Aufwand reduzieren.

Also musste eine Lösung her.

Die Lösung? finway.

Als Katrin die Buchhaltungsverantwortung übernahm, war finway bereits im Einsatz – aber weit unter seinen Möglichkeiten. Die eigentliche Herausforderung für Katrin bestand darin, zu erkennen, wie viel Potenzial noch ungenutzt blieb, und dieses dann systematisch zu heben.

Ein gutes Finanztool muss alle relevanten Prozesse zentral bündeln, manuellen Aufwand auf ein Minimum reduzieren und dabei so intuitiv sein, dass es von allen Mitarbeitenden – nicht nur dem Finanzteam – problemlos genutzt werden kann.

fairments Anforderungen an das neue Ausgabenmanagement-Tool:

Nutzerfreundliche, intuitive Oberfläche
Alle Finanzprozesse zentral an einem Ort abbilden
Automatisierte Belegerfassung
Automatisierte Genehmigungsworkflows
Die Möglichkeit eines DATEV-Exports

Je besser man finway kennt,
desto mehr entfaltet es seinen vollen Mehrwert.

Katrin Preuße

Finanzbuchhalterin

Der größte Vorteil ist die zentrale Bündelung aller Finanzprozesse. Besonders stark ist für fairment die neue Kostenstellentransparenz in Echtzeit.

Katrin bringt es auf den Punkt:

„Wir müssen nicht mehr auf die BWA unseres Steuerberaters warten, um rückblickend unsere Kosten zu verstehen – wir sehen sie direkt in finway.“

Auch die kleinen Helfer machen einen großen Unterschied:

„Belege, Freigaben, Kommentare bei Unklarheiten – alles an einem Ort. Kein Hin und Her mehr über Slack oder Telefon.“

Um die Effizienz noch mehr zu steigern, arbeiten fairment (insbesondere Katrin) und der finway Support daran, die Prozesse von einer lieferantenbasierten auf eine kostenstellenbasierte Vorkontierung umzustellen.

Wer arbeitet bei fairment mit finway?

Alle Mitarbeitenden nutzen finway – für Rückerstattungen, das Einreichen von Rechnungen und die Nutzung der finway-Firmenkarten. Als einzige Mitarbeiterin in der Buchhaltung ist Katrin die Hauptnutzerin. Teamleads und Head-Ofs sind regelmäßig als Genehmigende eingebunden, und besonders intensiv nutzt der Einkauf das Tool.

Es ist ein offenes Miteinander, ein gegenseitiges wertschätzendes Feedback – ein Mehrwert definitiv für beide Seiten.

Der Austausch mit dem finway Support-Team ist ein großes Plus für Katrin. Katrin hat die Finanzbuchhaltung und die Arbeit mit finway von einer Kollegin übernommen und befindet sich aktuell in einem intensiven, hilfreichen Austausch mit unserem Team, um die Arbeit mit finway wirklich von Grund auf effizient einzusetzen. Die Erkenntnis daraus: Ohne ein tiefes Produktverständnis – welches der Support aktiv und persönlich übermittelt – bleibt enormes Potenzial ungenutzt.

Da ein formelles Onboarding mit finway für Katrin nicht stattgefunden hat (finway war bereits im Einsatz, als Katrin die Buchhaltungsverantwortung übernahm) holte sie dies aktiv mit dem finway Team nach.

Das Fazit? Je besser man finway kennt, desto mehr entfaltet es seinen vollen Mehrwert.

Katrin, wie fasst du finway mit einem Wort zusammen?

Unverzichtbar!

„Mit wachsendem Team steigt auch das Volumen, das durch finway läuft. Genau deshalb ist es so wichtig, jetzt die richtigen Strukturen aufzubauen – damit finway mit fairment mitwachsen kann.“

fairment hat große Ambitionen: Bis 2030 soll finway dabei helfen, das Leben von über 5 Millionen Menschen in Europa zu verbessern. Mit wachsendem Team und steigendem Belegvolumen wird finway ein zentraler Baustein dieser Reise sein.

Konkret stehen als nächste Schritte an:

Abschluss der Umstellung auf kostenstellenbasierte Vorkontierung für noch mehr Kostentransparenz
Vollständige Integration der Amex-Kreditkarte
Nutzung der kommenden Eigenbeleg-Funktion direkt in finway

finway ist bedienerfreundlich, intuitiv und wird kontinuierlich auf Basis von Nutzerfeedback weiterentwickelt – zum Beispiel die Anbindung der Amex-Kreditkarte oder die kommende Integration von Eigenbelegen direkt in finway. Katrins Empfehlung gilt für alle Unternehmen mit ähnlichem Rechnungsaufkommen, unabhängig von der Branche.

Sie möchten mehr über fairment erfahren? Hier geht es zur Website.

Sie arbeiten auch mit mehreren Tools? Vereinbaren Sie jetzt eine Demo und klären Sie ab, ob auch Sie mit finway Ihre Finanzprozesse verschlanken können.

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Genau das, was wir brauchen

Je besser man finway kennt,
desto mehr entfaltet es seinen vollen Mehrwert.

Katrin Preuße

Welche Vorteile bringt finway?

Chaos hoch zehn!

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