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Warum eine Bestellfunktion für KMU unverzichtbar ist

Norman Rohr, CEO finway
  • Norman Rohr
  • 23.04.26
  • 5 Minuten Lesedauer

Eine präzise Finanzplanung ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens. Doch viele mittelständische Betriebe kämpfen am Monatsende mit unübersichtlichen Tabellen und manuellen Abstimmungen. Wenn Sie als Geschäftsführer oder Finanzleiter in einem KMU tätig sind, kennen Sie vermutlich die Herausforderung: Die Vorhersage zukünftiger Kosten ist oft mehr Schätzung als verlässliche Datenanalyse.

In diesem Artikel beleuchten wir, warum eine integrierte Bestellfunktion (Purchase Order oder PO-System) der entscheidende Hebel für ein effektives UND effizientes Ausgabenmanagement ist. Sie erfahren, wie manuelle Prozesse Ihre Planungssicherheit gefährden, wie smarte Workflows Abhilfe schaffen und welche messbaren Erfolge Sie durch ein digitales System erzielen können.

Das Problem: Manuelle Prozesse bremsen die Finanzplanung

Stellen Sie sich ein typisches Szenario vor: Ein aufstrebendes Softwareunternehmen in Süddeutschland wickelt seine Bestellanfragen komplett ohne dediziertes PO-System ab. Wenn Mitarbeiter neue Software-Lizenzen, Hardware oder externe Dienstleistungen benötigen, schicken sie eine kurze Nachricht via Microsoft Teams oder schreiben eine E-Mail an ihren Vorgesetzten.

Für die Finanzabteilung bedeutet dieses Vorgehen einen enormen Aufwand. Der Head of Finance muss sämtliche Kaufanfragen manuell nachverfolgen und die erwarteten Ausgaben mühsam in die entsprechenden Zukunftsmonate eintragen. Wegen der schieren Menge an Daten und der unstrukturierten Kommunikation werden Ausgaben oft nur einem einzigen Monat zugewiesen, anstatt sie korrekt über die Laufzeit zu verteilen. Alle zwei Wochen finden dann zeitintensive Meetings mit den Abteilungsleitern statt, um den Ausgabenplan zu überprüfen, bevor er dem Geschäftsführer vorgelegt wird.

Dieses Vorgehen ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Die manuelle Erfassung führt zu ungenauen Prognosen, da wichtige Informationen wie genaue Lieferdaten oder abweichende Leistungszeiträume oft fehlen. Ein strategisches Ausgabenmanagement ist so kaum möglich.

Die Lösung: Automatisierte Workflows mit finway

Um diese Herausforderungen zu meistern, brauchen KMU eine zentrale und strukturierte Lösung. Genau hier setzt finway an. Anstatt Bestellungen über unzählige E-Mails und Chat-Nachrichten zu verstreuen, bietet finway eine integrierte Bestellfunktion, die den gesamten Prozess digitalisiert.

Mitarbeiter können ihre Bestellanfragen direkt im System einreichen. Die Anfrage landet automatisch beim zuständigen Manager oder Kostenstellenverantwortlichen, der die geplanten Kosten prüft und freigibt. Bei größeren Beträgen leitet das System die Anfrage nahtlos an die Geschäftsführung und anschließend an die Finanzabteilung weiter.

Zusätzlich erfasst finway automatisch alle relevanten Lieferdaten und Leistungszeiträume. Wenn Waren eintreffen oder Rechnungen eingehen, werden diese Informationen direkt mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft und übersichtlich in einem Dashboard dargestellt. Auch nachträgliche Änderungen an einer Bestellung können Mitarbeiter und Manager unkompliziert im System vornehmen.

Der Nutzen: Echtzeit-Übersicht für Rückstellungen und P&L

Für die Finanzleitung bedeutet diese Automatisierung einen echten Paradigmenwechsel. Die Zeiten, in denen Sie Ausgaben mühsam aus verschiedenen Kanälen zusammentragen mussten, gehören der Vergangenheit an.

Durch die zentrale Erfassung aller Bestelldaten in finway erhalten Sie eine vollständige Echtzeit-Übersicht über alle offenen und freigegebenen Bestellungen. Sie wissen exakt, wann welche Kosten auf der Gewinn- und Verlustrechnung (P&L) wirksam werden. Da das System auch Lieferdaten und Leistungszeiträume dokumentiert, lassen sich notwendige Rückstellungen (Accruals) für den Monats- und Jahresabschluss präzise und mühelos berechnen. Sie sehen auf einen Blick, welche Leistungen bereits erbracht, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden, und können Ihre Finanzplanung entsprechend anpassen.

Der Impact: Mehr Zeit, weniger Planungsfehler

Die Implementierung einer strukturierten Bestellfunktion verändert die Arbeitsweise in der Finanzabteilung grundlegend und liefert schnell messbare Ergebnisse.

Am Beispiel des erwähnten Softwareunternehmens zeigt sich der enorme Mehrwert: Durch den Einsatz von finway konnte der Zeitaufwand für die Berechnung von Rückstellungen und die Erstellung des Financial Forecasts um ganze 80 Prozent reduziert werden. Die Finanzabteilung gewinnt wertvolle Stunden zurück, die nun für strategische Analysen statt für manuelle Dateneingabe genutzt werden können.

Noch beeindruckender ist die Steigerung der Datenqualität. Planungsfehler wurden um 95 Prozent eliminiert. Die Geschäftsführung kann sich nun auf belastbare Zahlen verlassen und strategische Entscheidungen auf Basis verlässlicher Echtzeitdaten treffen.

Fazit: Machen Sie Ihr Ausgabenmanagement zukunftssicher

Eine integrierte Bestellfunktion ist weit mehr als nur ein administratives Werkzeug zur Freigabe von Käufen. Sie ist das Fundament für eine fehlerfreie Finanzplanung und ein transparentes Ausgabenmanagement in jedem modernen KMU. Wenn Sie manuelle Prozesse durch intelligente Workflows ersetzen, reduzieren Sie nicht nur den administrativen Aufwand drastisch, sondern gewinnen auch die Kontrolle über Ihre Unternehmensfinanzen zurück.

Analysieren Sie noch heute Ihre internen Bestellprozesse. Identifizieren Sie zeitfressende manuelle Schritte und prüfen Sie, wie eine Lösung wie finway Ihre Finanzplanung auf das nächste Level heben kann.

Nächste Schritte: Analysieren Sie Ihren aktuellen Beschaffungsprozess. Wie viele Ausgaben werden in Ihrem Unternehmen getätigt, ohne dass die Finanzabteilung vorab involviert ist? Entdecken Sie, wie finway Ihren P2P Prozess digitalisiert und Ihnen die volle Kontrolle über jedes Budget gibt.

Überzeugen Sie sich selbst! Hier finden Sie all unsere Funktionen im Überblick

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Norman Rohr, CEO finway
Norman Rohr

Norman ist seit 2024 CEO von finway. Er verfügt über einen Master in International Business (ISM) und einen MBA in Finance & Strategy (Melbourne Business School). Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Technologie- und Digitalmedienbranche auf vier Kontinenten ist er ein ausgewiesener Marketing- und Revenue-Experte. Bevor er zu finway kam, hatte er Führungspositionen bei Unternehmen wie Google, SVOX, Pixability, Uberall, Xentral ERP Software und Capmo inne und beriet zahlreiche weitere Firmen.

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