Wer arbeitet bei awork mit finway? Etwa 25 % der Belegschaft. Hauptsächlich das Management, die Team Leads sowie Operations & Office.
Wie finway von den einzelnen Personen genutzt wird? Das ist ganz unterschiedlich.
Das gesamte Management und die Teamleads verfügen über ihre eigenen finway Debitkarten, mit welchen sie innerhalb ihres vordefinierten Budgets Einkäufe tätigen können. Meist für Subscriptions/Tools innerhalb der Abteilungen, aber zum Beispiel auch für Dienstreisen und Bewirtungen. Die entsprechenden Belege werden im Anschluss selbstständig von den entsprechenden Personen in finway hochgeladen. Von unterwegs geht das ganz leicht in der finway App.
Vicky ist bei awork die einzige Power-Userin, die finway tagtäglich nutzt. Ihre Hauptaufgaben sind die tägliche Rechnungserfassung, der Import von Zahlungsein- und ausgängen, sowie das Überwachen des Transaktions-Matchings. Sie sieht somit direkt, wo Belege fehlen und weiß sofort, an welcher Stelle sie noch einmal nachhaken muss. Für den Monatsabschluss, welchen sie zusammen mit ihrem Steuerberater erstellt, exportiert sie alle Rechnungen nach DATEV. Hier bietet auch die Kartenabrechnung (das Wallet) einen großen Benefit, da es sehr übersichtlich ist und durch einen Klick in dem benötigten Format exportiert werden kann.
Der größte Gamechanger bei der Arbeit mit finway? Der Freigabeprozess.
Sobald Rechnungen erfasst und Kostenstellen hinterlegt werden, startet der in finway hinterlegte Workflow. So bekommen die zuständigen Mitarbeitenden eine Benachrichtigung, dass eine Rechnung, die auf ihren Namen oder ihre Kostenstelle läuft, zur Freigabe bereit liegt. Das ist nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern erleichtert vor allem die Arbeit von Vicky erheblich: Sie hat immer die absolute Transparenz – wer muss freigeben, wer ist verantwortlich? Das führt dazu, dass eine fristgerechte und vollständige Abgabe an den Steuerberater gewährleistet werden kann.
