Unser Weg zur intelligenten Automatisierung: Die drei Stufen der KI-Implementierung
Wir haben KI nicht über Nacht in alle Bereiche unserer Software integriert. Unser Vorgehen war ein schrittweiser Prozess, der sich an der Komplexität und dem unmittelbaren Kundennutzen orientierte. Diese Reise lässt sich in drei Phasen unterteilen.
Stufe 1: Punktuelle Lösungen für sofortige Effizienzgewinne
Am Anfang standen gezielte, kleine Anwendungsfälle, die wiederkehrende und fehleranfällige manuelle Aufgaben eliminieren. Der Fokus lag hier auf der intelligenten Datenerfassung.
Anwendungsfälle:
- Automatisiertes Auslesen von Dokumenten: Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine kommen in unterschiedlichsten Formaten und Qualitäten an. Unsere KI-gestützte OCR (Optical Character Recognition) liest alle relevanten Daten – wie Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und einzelne Positionen – automatisch und zuverlässig aus. Das funktioniert auch bei mehrsprachigen Dokumenten oder schlechter Scan-Qualität.
- KI-gestützte Suche: Anstatt sich durch Ordner und Archive zu wühlen, können Sie in finway einfach nach einem Lieferanten, einer Produktbezeichnung oder einer Rechnungsnummer suchen.
Diese punktuellen Lösungen schaffen eine solide Grundlage, indem sie die Datenqualität erhöhen und den manuellen Erfassungsaufwand drastisch reduzieren.
Stufe 2: Automatisierte Workflows für nahtlose Prozesse
Sobald die Daten digital und strukturiert vorliegen, können ganze Prozessketten automatisiert werden. In dieser Phase haben wir die KI genutzt, um die Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen und Standorten zu optimieren.
Anwendungsfall:
- Intelligente Genehmigungsprozesse: Anstatt Rechnungen manuell an die richtige Person weiterzuleiten, erkennt unser System anhand von Kriterien wie Kostenstelle, Abteilung oder Lieferant, wer für die Freigabe zuständig ist, und leitet den Workflow automatisch ein.
Durch die Automatisierung dieses Workflows werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch transparenter und weniger fehleranfällig.
Stufe 3: Komplexe Anwendungsfälle für strategische Einblicke
In der höchsten Ausbaustufe geht die KI über die reine Prozessautomatisierung hinaus. Sie wird zu einem intelligenten Assistenten, der Muster erkennt, auf Risiken hinweist und fundierte Prognosen erstellt.
Anwendungsfälle:
- Mustererkennung (z.B. 3-Way-Matching): Die KI gleicht Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen auf Positionsebene ab (3-Way-Match). Sie erkennt Abweichungen bei Mengen oder Preisen sofort und markiert die entsprechenden Dokumente zur Überprüfung.
- Analysen und Vorhersagen: Indem die KI alle Finanzdaten analysiert, kann sie präzise Prognosen zum Mittelabfluss und zur Liquidität erstellen. Sie liefert Ihnen eine Echtzeit-Vorausschau Ihres Budgetstatus und unterstützt Sie so bei der strategischen Finanzplanung.
Diese komplexen Anwendungen verwandeln Ihre Finanzabteilung von einer reaktiven Verwaltungseinheit in einen proaktiven, strategischen Partner für die Geschäftsführung.
