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Komplexität im Finance Management reduzieren

Gleichzeitig CEO und Finance Manager sein? Herausfordernd, aber möglich zeigt uns John Kohl, Gründer von Seniovo. Dabei störte ihn die Abhängigkeit vom externen Buchhalter zunehmend, sodass er sich auf die Suche nach einer Lösung begab, um interne Finanzprozesse ohne ein eigenes Accounting-Team abdecken zu können. Wie viel Zeit finway ihm im Finance Management einspart und zudem für mehr Transparenz bei Seniovo sorgt, lesen Sie hier.

John Kohl, Gründer und Finance Manager von Seniovo
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Kalender Icon Gegründet 2017 Haus Icon Plattform / Proptech Zwei Menschen Icon 45 Mitarbeiter:innen

Das Berliner Start-up Seniovo verfolgt seit 5 Jahren die Mission, Menschen das Leben im Alter angenehm und würdevoll zu gestalten. Konkret bedeutet das, Menschen zu ermöglichen, länger zu Hause wohnen bleiben zu können. Dazu digitalisiert Seniovo den kompletten Prozess des altersgerechten Umbaus von der Erstellung eines Angebots, über die Umsetzung selbst bis hin zur Abrechnung mit Fördermittelstellen.

Kreuz Icon Herausforderungen
  • Übernahme von Finance-Themen durch Management, kein Personal für das Accounting
  • Starke Abhängigkeit von der externen Buchhaltung führt zu Problemen beim Zahllauf
  • Zeitintensive Bedienung und Pflege von verschiedenen Tools für das Ausgabenmanagement
Glühbirne Icon Lösungen
  • 30 % Zeitersparnis im Finance Management durch All-in-one-Lösung
  • Unabhängigkeit von der externen Buchhaltung, da Cash Management komplett inhouse abgebildet wird
  • Einfache Handhabung von Buchhaltungsthemen durch zentralen Login und klare Workflows für die Mitarbeitenden

Finance Management ohne Accounting-Team

Wenn Unternehmen wachsen, werden bei den Neueinstellungen Schwerpunkte gesetzt. Nicht selten wird dabei der Bereich Finance noch lange von den Gründer:innen selbst in Zusammenarbeit mit einem:einer externen Buchhalter:in betreut. So handhabte es auch John bei Seniovo. Zudem hatte er noch Tools für die Rechnungsfreigabe und das Management von Firmenkarten im Einsatz. Was war also ausschlaggebend für John, sich nach einer anderen Lösung umzusehen?

Ich wollte eine Software, mit der ich auch ohne voll besetztes Accounting-Team in der Lage bin, alle internen Finanzprozesse an einer Stelle bearbeiten zu können. Besonders kritisch war dabei das Thema Zahllauf.

Der Zahllauf kam durch die Zusammenarbeit mit Johns externem Buchhalter immer wieder in Verzug, beispielsweise wenn der Ansprechpartner dort krankheitsbedingt ausfiel. Das verärgerte nicht nur Lieferanten und Kund:innen, sondern auch John, wenn er dann via Online-Banking alle Rechnungen einzeln überweisen musste: „Darum hatten wir es irgendwann sehr dringend, ein Tool zu finden, mit welchem wir das komplette Cash Management inhouse abbilden können.“

Johns Anforderungen an ein Tool:

  • Den Zahllauf intern abbilden zu können
  • Alle Funktionen (Rechnungsfreigabe, Firmenkarten, Zahllauf) gesammelt in einem Tool zu haben
  • Die Möglichkeit mehrere Mandanten im Tool hinterlegen zu können

Wie hat finway John überzeugt?

Als John begann, finway zu testen, lief nicht gleich alles glatt, „da gab es einige Sachen, die buggy waren, der Kundensupport war da aber sehr hinterher und konnte uns dazu überzeugen, die Testphase zu verlängern und nach und nach alles hinzubekommen.“ Wie konnte finway John letztlich überzeugen? „Dadurch, dass alle Funktionalitäten in einem Tool abgebildet werden. Mit den anderen Tools kann ich zum Beispiel den Zahllauf oder die Rechnungsworkflows gut abbilden, oder einfach Firmenkarten managen. Aber alle drei Funktionen auf einmal kann bisher eigentlich fast keiner.“ Was für John dabei besonders positiv hervorstach:

Bankanbindung

„Die Verknüpfung zur Bank ist sofort eingerichtet. Da hat man sonst immer Sorge, dass das Wochen dauert, bis das richtig funktioniert. Die Problematik mit dem Zahllauf konnten wir mit finway wirklich direkt lösen.“

Besonders gefällt ihm dabei, dass keine Exporte für den Zahllauf notwendig sind und Sammelüberweisungen direkt aus finway heraus getätigt werden können. In seinen Augen ein sinnvoller Ansatz für Unternehmen, die nicht mit der DATEV-Volllizenz arbeiten möchten. Wie viele Mitarbeiter:innen von Seniovo nutzen finway? Aktuell sind es ungefähr 12 Personen, die in ihrer Funktion Anträge freigeben und genehmigen, weitere Mitarbeiter:innen nutzen finway hauptsächlich zur Auslagenerstattung. Zudem stellt Seniovo gerade auch die Firmenkarten auf finway um, damit die Handwerker:innen ihre Ausgaben unterwegs direkt über die physischen finway Karten tätigen können.

Freigabeworkflows schaffen Transparenz

Während Seniovo erst mit den Karten durchstartet, sind andere Features von finway nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Neben dem Zahllauf erleichtern John die Regeln, die er für die Vorkontierung hinterlegen kann, seine tägliche Arbeit im Finance Management. Zudem tragen die Workflows zur Rechnungsfreigabe zur Compliance bei:

Management Team von Seniovo

„Wir verstehen uns gut im Management-Team, da hält man nicht immer alle Prozesse zu 100 % ein. Allerdings nur so lange, bis du einen definierten Prozess im Tool hast, den hältst du natürlich ein. finway hilft uns, Transparenz zu schaffen.“

Durch die Kombination aus Freigabeworkflows und Zahllauf in einem Tool schätzt John, dass er Ausgaben jetzt 30 % schneller managen kann als vor der Nutzung von finway. Wo er die größte Steigerung sieht? „Beim Zahllauf hat sich die Verbindlichkeit um 100 % gesteigert, da ich nun unabhängig vom Steuerberater bin.“

Komplexität reduzieren = Zeit sparen

Ein weiteres Plus: Die Reduktion von Komplexität im Ausgabenmanagement. Was John darunter versteht? „Wenn du mehrere Tools im Einsatz hast, musst du die alle parallel managen, pflegen und bei den Funktionen up-to-date bleiben. Zusätzlich müssen weitere Mitarbeiter:innen in all diesen Tools on- und offgeboardet werden.“ Im Vergleich zu früher benötigt er nun nur noch die Hälfte an Zeit für all diese Themen. Daher freut er sich auch, wenn die Karten künftig über finway laufen, um es sich selbst und seinen Mitarbeiter:innen noch einfacher zu machen.

John Kohl, Gründer und Finance Manager von Seniovo

„Dadurch, dass wir mit finway die Komplexität im Ausgabenmanagement reduziert haben, habe ich jetzt wieder Kapazitäten für andere Themen.“

Sie möchten John weiterverfolgen? Dann vernetzen Sie sich mit ihm auf LinkedIn.

Noch mehr Zeit für seine Aufgaben als CEO hat sich John dadurch verschafft, dass Seniovo kürzlich einen Head of Finance eingestellt hat. Gemeinsam mit ihm stehen strategische Themen, Business- und Budgetplanung sowie ein Update des Controlling-Bereichs an, gerade dort möchte John dann doch die „Finance-Brille mit draufsitzen haben.“ Auch im operativen Bereich sieht er noch Optimierungspotenzial, hier will Seniovo sich auf die Schnittstellen fokussieren und diese mit finway glattziehen.

Was sind die Pläne von Seniovo?

Die Markt- und Wachstumsbedingungen sind für das Impact Start-up optimal, da sich der demografische Wandel natürlich nicht aufhalten lässt und auch ESG-Kriterien immer mehr an Bedeutung gewinnen. Während aktuell der Fokus von Seniovo noch auf deutschen Ballungszentren liegt, möchte das Team seine Services perspektivisch auch über Deutschland hinaus anbieten, um noch mehr Menschen den Lebensabend in den eigenen vier Wänden zu ermöglichen. Sie möchten mehr über Seniovo erfahren? Hier geht es zur Website.

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  • Tanja Reinhardt
  • Selina Fendt
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